お客様事例|株式会社LIXIL

住宅デザイン検討書類をBoxで三者間共有|
LIXIL 様のユースケース紹介


ユースケースサマリー

  • 住宅デザイン設計の書類を工務店、建築家、LIXILの三者で共有
  • 関係者の閲覧履歴をアクティビティログで確認

Customer Success Teamより、業界・業種別のBoxユースケースをお届けします。

LIXIL様は、世界中の誰もが描く住まいの夢の実現に向けて、先進的なトイレ、お風呂、キッチンなどの水回り製品と窓、ドア、インテリア、エクステリア*などの建材製品を開発、提供しています。今回は、Good Living 友の会を運営するグッドリビング研究所の池田倫子様、小澤光子様のお二人にお話を伺いました。
Good Living 友の会は、日本の住宅産業を支える様々な事業者さまが参加する、業界最大級のボランタリーチェーンです。

*エクステリア…門扉やテラスなど敷地周りの外構

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株式会社LIXIL
TH統括部 グッドリビング研究所 推進グループ
池田倫子氏


同 小澤光子氏

業務内容について

Q: 担当されている業務内容について教えてください。

LIXIL グッドリビング研究所の中で「BDAC=Style」(ビーダック スタイル、以下「BDAC」)というサービスを担当しています。BDACは建築家と工務店をつなぎ、工務店と最適な建築家をマッチングする仕組みで、家を建てたい人にとってデザイナー住宅がより身近になり、工務店にとってはデザイン力を強みにできるサービスです。LIXILは設計補助の立場で関わっていて、お客様のニーズにあった建築家をマッチングして基本計画をサポートし、その後は工務店が施工・完成まで担っています。
2人は建主の要望にあった建築家をコーディネイトし、スケジュールを調整するなどの管理業務をメインに行なっています。

Boxについて

Q:Boxの具体的な使い方を教えてください。

BDACの運営にBoxを使っています。BDAC全体のフォルダの配下に、個々の物件情報フォルダ、販促ツールの制作フォルダ、会員情報を格納するフォルダなど、それぞれ用途に合わせてユーザーを招待した社内用や工務店・建築家用のフォルダが並んでいます。その中から二つ、工務店及び建築家との共同作業の例をご紹介します。

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<BDAC配下のフォルダ構造>

(1)物件情報フォルダ
物件ごとに私たちLIXILと工務店、建築家が参加する共有フォルダを作成して図面や契約書などを格納しています。フォルダの名称を「いつ、何の物件、どの建築家」というルールとして、該当物件が一目でわかるようにしています。フォルダの中は、要望書・ラフ図・提案書のように家づくりの工程ごとに必要な書類を分けて運用しています。
ファイルのやりとりはBox上で行います。契約書も原紙を共有フォルダに保存し、工務店、建築家が契約書に捺印したもの各々アップロードしていただきます。そのアップロードされた契約書をLIXILが確認することで、時間の短縮が図れています。
Boxは、フォルダへのアクセス権限を細かく設定できるので、社内関係者共有においてもビューアー権限にして、個人情報管理を徹底しています。

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<コラボレーターを招待する際の権限設定>

ファイルの閲覧状況やダウンロードの履歴を確認できるのが便利だと思っています。物件ごとのフォルダは終了した後に移動し社外の人はアクセスできないようにするのですが、その前に書類を確認してくれたか不安になります。アクティビティ履歴(*1)を見ると誰がいつどのファイルを見たかが確認できるので「もうアーカイブしても大丈夫」とわかりやすいです。
打ち合わせの前に当日のスケジュールを送付しているのですが、直前になっても閲覧してくれていなかったら電話して「見てくださいね」と工務店・建築家をフォローすることもあります。

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<ファイルのアクセス履歴>

(2)建築家との共有フォルダ
私たちは、建築家との情報共有会を定期開催しています。全建築家との共有フォルダを用意し、各々の住宅デザイン事例や新商品紹介などを保存し、いつでも見れるようにしています。

Q:Box導入後は、どのような効果がありましたか?

Box導入前は社外の人とやりとりするときは基本的にメールに添付でした。圧縮して暗号化する手間、またメールの宛先を入れる手間も面倒でした。個人情報を扱っているので誤送信のリスクもありました。画像データなど重いファイルもありますから転送サービスを使うこともありましたが、アップロードに失敗することがありました。Boxを使っているとそういった手間やリスクから解放されるのがいいですね。

自分がファイルを受け取るときも同じです。書類を確認したいとき、メールで受け取っていた時はファイルサーバーを探して、なかったら一応メールも検索して、ようやく、まだ受け取っていないことがわかる状況でした。今は、Boxに見に行き、そこになかったらまだ共有されていないことが明らかなので、ファイルを探す時間が削減されました。

社外との共有フォルダの導入当初は、多少工務店や建築家からの戸惑いはありましたが、アカウント開設などを我々でサポートした結果、現在は当たり前のように使ってもらえています。
私たちの扱う資料には個人情報も含まれていますので、最近の個人情報保護の機運の高まりにも後押しされているように思います。Boxで共同作業することでLIXILの情報保護の姿勢をアピールできています。

社内の共有もBoxを活用していて便利になったと感じています。ファイルサーバー時代はファイルのリンクを送ってもアクセス権がない、ということがあり、そんなときはメールで共有する形でした。
ファイルサーバーでアクセス権がないと、以前はIT部門への都度申請・承認が必要でしたが、Boxになってからは不要になりました。安全を確保できているので、私たちが権限を付与することでき便利になりました。

ファイルを送って、送られたらダウンロードして自分の作業場で編集したらまた送るという一方通行の送り合いになっていたものが同一のファイルを即時共有できるのは、「どこでもドア」のようだな、と思います。Web会議などの利用も盛んになり同じ場所に居なくても一緒に仕事ができるような働き方になってきていますが、Boxは紙面上の会議だと思っています。どんな場所でもコラボレーションできる環境がつくられています。

(インタビュー記事は以上となります。)

■Box機能について補足情報
*1) アクティビティ履歴…誰が、いつ、ファイルに対してのアクション(プレビュー、編集、コメント、ダウンロード)をしたかの履歴を確認することができます。

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