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Boxと文書管理ツールとの違いは?

文書管理ツールは、文書に属性情報を付加して検索性を高めたり、アクセス権限を厳格化して情報漏洩を防止したり、「版管理」「ライフサイクル管理」「ワークフロー」など文書管理に関する様々な機能が提供されるのがメリットです。しかし、共同作業をしたり、社外の人にクイックに情報共有するといったような「コラボレーション」用途はあまり想定されていません。この機能不足を補うために、コラボツール、ファイル共有ツール、などを導入すれば、情報のサイロ化は進むばかり。Boxなら、文書管理製品が持つ高度な管理機能に加え、コラボレーション機能も充実しているので、1つのソリューションですべてを解決できます。

Boxと文書管理ツールとの違いは?

 

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DXやニューノーマルの文脈からあらためて注目を集める
「文書情報マネジメント」

文書情報マネジメントは、コンテンツを有効に活用できるようにすることが目的であり、情報ガバナンスやセキュリティ強化もですが、DXへの対応や基礎として位置づけられています。

DXを進めようにも、社内の重要文書や記録が紙のままなので思うように運びません。あるいは紙の文書を電子化したものの、それらがファイルサーバーに無秩序に保管されており「ゴミ箱化」している場合もあります。こうした課題に阻まれて、なかなかDXの取り組みが進展しない企業が少なくありません。

あらためて文書マネジメントとは何か?なぜ今求められるのか?多くの企業が取り組む背景とメリットをわかりやすく解説します。