「あの時使った資料はどこ？」「ファイルサーバーには無い」「CRMにあるかも？」「チャットツールに残ってるかも？」こんな会話をしたことがないでしょうか？業務の利便性を高めるために、さまざまなアプリケーションやシステムを導入した結果、情報の所在がわからなくなり、生産性が低下する。これが「情報のサイロ化」問題です。
Boxなら、1,500種類以上のパートナーサービスやお客様固有のカスタムアプリとAPIで連携できるので、情報を一元管理することができ、サイロ化を防ぐことができます。
それぞれの部署がバラバラにファイルを保存している場合、複数の部署が関係する資料を1つのまとめるのは大変な作業です。添付メールで送られてきたり、チャットで送られてきたり、システムに保存されているファイルをダウンロードしたり… フォーマットも、書き方も統一されておらず、別のファイルにコピペを繰り返します。
複数の関係者でフォルダを共有して、1つのファイルを共同編集できれば、常に最新ファイルを共有できます。複数のファイルを1つにまとめたり、別のファイルにコピペする必要がなくなり、どれが最新版かわからなくなったり、「先祖返り」が起こることもありません。
情報のサイロ化は、コンテンツの一元管理で解決
情報のサイロ化の最大の原因は、「コンテンツ管理は、アプリの一機能」という考え方です。たいていのアプリケーションにはファイル保存領域やストレージが用意されているため、そのアプリケーションで使用するファイルは、そのアプリケーションに保存しがちです。そして、あるアプリケーションで処理したファイルをさらにに別のアプリケーションで処理する場合は、別のアプリケーションにコピーします。こうしていくことで、同じようなファイルがさまざまなアプリケーションに散在してしまいます。
また、部署ごとにファイルサーバーを立てたり、独自のシステムを利用したりしている場合、部署間のファイルのやり取りが面倒になります。情報共有も難しいので、同じような作業をそれぞれの部署が行っていたり、社内のノウハウやナレッジを社内で活用できません。
情報のサイロ化を解決する方法が、「コンテンツ管理を独立させるアプローチ」です。Boxはストレージ容量無制限。社内のファイルをまとめて保存できます。ユーザーをフォルダに招待して共同作業することができます。Microsoft Officeファイルは共同編集できるので、1つのファイルを複数人で編集して、常に最新版に維持することができます。
Boxは、SalesforceやServiceNow、kintone、Microsoft 365、Goggle Workspaceなど、1,500以上のアプリケーションと連携できるので、ほかのアプリケーションで保存していたファイルもBoxに保存して、企業のファイルを一元管理できます。
Boxで情報のサイロ化を解決したお客様
業務効率に効く！Boxの使い方
ファイルサーバーの容量ひっ迫、クラウドストレージの容量制限、大容量のファイル共有、ペーパーレス、リモートワーク、ランサムウェア対策、ファイルサーバーの運用負担、情シス担当者の作業負担などの課題をBoxで解決して、業務を効率化する方法をご紹介いたします。
本資料からわかること
- ストレージの容量制限を解決！
- メール添付によるファイル共有を解決！
- 情報システム担当者の作業負担を解決！
- 「金銭的コスト」と「時間的コスト」の両方を最適化！
