出前館独自のBoxテナントを構築し、「適切な情報管理」と「柔軟な運用」を実現！"自律自走”する個と組織を作り出す

Boxの運用作業を自動化

kickflowとWorkatoの連携で、Boxのフォルダ作成・削除を自動化。SmartHR、Okta、Okta Workflowsの連携でBoxアカウントやユーザーグループを自動作成・削除

セキュアな情報管理を実現

「Box Shield」や「Box Governance」、「Box Zones」を利用して、自社のセキュリティポリシーに準じたセキュアな情報管理を実現

「社内規程」Hubで情報共有を円滑化

Box Hubsで「社内規程」Hubを作成。Box AIも同時展開することで、従業員が社内ルールやガイドラインを素早く探し出せる環境を構築

Box Hubsを活用

「社内規程」Hubの作りやすさ、見やすさが注目され、さまざまな部署が情報共有と業務の効率化につながるBox Hubsの活用を開始

独自のBox環境への移行

国内最大級のデリバリーサービス「出前館」を運営する株式会社出前館様は、「テクノロジーで時間価値を高める」というコーポレートミッションのもと、常に最新のテクノロジーを活用し、事業の成長と従業員の働き方改革を両立させることを目指してきました。しかし、従来利用していた関連会社のBoxテナントでは、管理者権限の不足により、柔軟な運用やセキュリティポリシーの適用に制限があり、それが課題となっていました。

そこで、2024年5月、出前館様は独自テナントに移行することを決断しました。この決断の背景には、Boxに対する高い信頼と、独自テナント化によって実現する自由度の高い運用とセキュリティ強化への期待がありました。

Box運用業務の効率化と強固なセキュリティ体制

システム連携による自動化がもたらす時間創出

独自テナント化によって実現した大きなメリットの一つが、Workatoなどの外部システムとの連携による業務効率化です。これまで手作業で行っていたフォルダ作成・削除やアカウント管理などの作業を自動化することで、情報システム部の運用負荷を大幅に削減することに成功しました。

具体的には、フォルダ作成・削除申請をkickflowと連携させ、Webhook経由でWorkatoに連携。WorkatoがBox上にフォルダを作成・削除し、その結果をkickflow経由でユーザーに通知するまでの一連の作業を自動化しました。また、Oktaとの連携により、業務委託者のBoxアカウントの作成・削除を自動化。さらに、SmartHRと連携し、組織変更に伴うBox上のユーザーグループの自動更新も実現しました。

これらの自動化により、情報システム部は、より戦略的な業務に時間を割くことができるようになり、従業員にとっても、煩雑な作業から解放されることで、本来の業務に集中できる環境が整いました。

Boxの多機能性を活かした情報漏洩対策

独自テナント化のもう一つの大きなメリットは、Box Shield、Box Governance、Box ZonesといったBoxのセキュリティ機能をフル活用することで、より強固な情報管理体制を構築できたことです。

Box Shieldのスマートアクセス機能を活用し、機密情報フォルダへのアクセス制限を強化。脅威検出機能により、不審なアクセスをリアルタイムで検知し、情報漏洩のリスクを最小限に抑えています。また、Box Governanceによるゴミ箱内のファイル削除の禁止、Box Zonesによる国内データセンターへのデータ保管など、多角的なセキュリティ対策を講じることで、重要な情報資産を安全に保護しています。

Box Hubs & Box AIで社内情報共有を活性化

出前館様は、これまでConfluenceで運用していた社内規程ポータルを、Box Hubsを活用して刷新しました。Box Hubsの直感的な操作性により、ITに詳しくない従業員でも容易に情報発信が可能となり、最新の社内規程やガイドラインを常に共有できる環境が実現しました。

さらに、Box AIを導入することで、自然言語による情報検索が可能となり、従業員が必要な情報をより迅速かつ的確に探し出せるようになりました。

自律的な組織文化への進化

情報システム部は、Box HubsとBox AIの活用事例を積極的に社内に発信することで、他の部署への利用拡大を進めています。その結果、部門を超えた情報共有が活性化し、業務効率化と同時に、従業員一人ひとりが自律的に行動できる組織文化の醸成に繋がっています。

出前館様は、今後もBoxの最新機能を積極的に活用し、さらなる業務効率化と、従業員が最大限に能力を発揮できる環境づくりを目指しています。