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Box ✕ kintone のクラウド連携で業務効率化を実現
【旭タンカー株式会社様 発表事例】

Box ✕ kintone のクラウド連携で業務効率化を実現
【旭タンカー株式会社様 発表事例】


 

当社は1951年3月に創立し、国内外にて海運事業を展開しています。「未来の海に、こたえを。」を理念に掲げ、現在は従業員320名規模(そのうち169名が海上従業員)の組織として、さまざまなチャレンジを続けています。その一環として取り組んだのが、社内インフラの整備。Excelやファイルサーバーを活用していた業務を、kintone ✕ Box連携で大幅にシステムを見直し、課題解決を実現したポイントを、今回はご紹介します。

Box ✕ kintone のクラウド連携で業務効率化を実現【旭タンカー株式会社様 発表事例】
旭タンカー株式会社 DX推進部 玉井 陽一朗 氏

Excel依存業務の見直しから始まったBox ✕ kintone連携

Excel依存業務の見直しから始まったBox ✕ kintone連携

働き方の変化・デジタル化の進展などの社会的変容に伴い、社内のIT環境においても新たなニーズやセキュリティの課題が発生しています。これらに対応するため、オンプレミス型ファイルサーバーからBoxへの移行を検討することになりました。Box導入のポイントをまとめると「多様な働き方への対応」「データ増加への対応」「生産性の向上」「セキュリティの強化」「BCP対策」などが挙げられます。

また、業務で使用するExcelは「最新のデータが見つからない」「データの二重管理」「期日管理の目検」「データの破損リスク」などの課題が明確化しており、Excel依存からの脱却を図る必要がありました。

そこで業務の見直しとしてBoxの導入と、同時にkintone連携も行うことで課題解決が図れないかと考えました。

kintone連携によりさまざまな課題解消、業務効率化を実現

Boxとkintone連携による業務効率化は、まずは2業務を対象に実施しました。

1つ目は、船舶管理の業務です。船毎の仕様など詳細情報を取りまとめること、船毎に契約書や船舶の写真などの管理、荷役ホースや証書の期限管理など、「船舶管理データベース」を作成し、業務効率化を目指しました。

2つ目は、安全情報管理の業務です。事故トラブル、ヒヤリ・ハット発生時、事象毎に情報を取りまとめること。判定結果を集計して、報告や注意喚起の資料を作成し社内展開するなどの「安全データベース」を作成しました。

それぞれの業務には明確な課題がありました。例を挙げると、情報の属人化が起こっており誰が最新の情報を持っているかわからなかったこと。期日管理を目検(人の目で管理)で行っていたこと。データの増加により、空き容量が不足するリスクがあったこと。Excelのマクロでデータを組んでいたため、破損リスクがあったこと。管理に複雑なデータ階層を組んでいたため、必要なデータを探すのに効率が悪かったこと。外部で撮った写真などを会社のファイルサーバーに保存するために来社する必要がり、保管の手間がかかっていたことなどです。

そこで、「船舶管理データベース」はクラウド連携プラグイン for Boxを使い構成しました。

※以下、表参照

kintone連携によりさまざまな課題解消、業務効率化を実現 01

また、「安全データベース」の構成も同様にkintoneに事象を登録し、Boxにフォルダの自動作成ができるよう仕組み化しました。

※以下、表参照

kintone連携によりさまざまな課題解消、業務効率化を実現 02

Box ✕ kitone連携の効果

Boxとkintoneの連携による効果を、いくつか紹介します。

  • 情報の属人化
    Boxに紐づいた業務アプリをkintoneで作成したことで、「活用するデータ」の一元管理を実現。関係者間で同じ仕組みを活用する事で情報の属人化の削減を図りました。重複するデータは登録禁止にするなどシステムによる制御を行うことで無駄なデータの削減にもつながりました。

  • 期日管理の目検
    期日が近づくと自動でkintoneからリマインドメールを送信(メールを担当者へ通知し、完了後の資料報告もBoxのアップロード通知により、Excelの目検で行っていた期日管理をシステム化)しました。これにより、人によるミス・確認漏れの軽減につながりました。

  • データの増加
    kintoneが「アカウント数×5GB」の容量制限があるため、添付ファイルなどのデータはBoxに保存することでデータ容量を気にすることなく利用可能になりました。

  • データの破損リスク
    Boxとkintone共にデータの世代管理が可能で、データを復元することが可能に。常にデータのバックアップが取れるため、データが破損・消失するリスクを削減できました。

  • 複雑なデータ階層
    kintone上のレコード1件ごとにBoxのフォルダが自動的に作成され、ネーミングルールの統一化ができたことで、データが整理されました。 また、kintone上のアプリからBoxフォルダへ直接アクセスできるため、該当フォルダへのアクセス導線の改善も図れました。

  • 保管の手間
    Boxとkintone共にSaaSのサービスのため、何処からでもアクセスが可能に。スマートフォン用のアプリも用意されているため、外出先でのアクセスや写真のアップロードの手間も改善しました。

  • その他に得られた効果
    当初は想定していなかった効果として、 今までは1年度1Excelブック管理をしていて、複数年度にわたる集計・検索・分析の負担が大きかったが、一元化することにより業務効率の向上が図れました。また、報告書の統計資料(グラフ、集計データ)を簡易にグラフ化できるため、報告書作成の効率化が図れました。

Box ✕ kitone連携のポイント

Box ✕ kitone連携のポイント

あらかじめ指定したBoxの親フォルダの下に自動で子フォルダが作成される仕組みのため、すでに運用中のフォルダがある業務の場合には親フォルダ選択が重要です。

また、kintone連携をする際の代表的なプラグインが2種類あり、それぞれ連携するためのリンクが異なることも意識するポイントです。

今回は実務担当者のBox × kitone連携の運用を行っていますが、今後の展開としては、社外関係者と経営層の活用展開を検討し、さらなる業務の効率化を図りたいと考えています。

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Box ✕ kintone のクラウド連携で業務効率化を実現【旭タンカー株式会社様 発表事例】

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