【インタビュー動画】「Box Relay」「Box Note」を
活用することでBoxの良さをさらに引き出し、
事業の効率化を実現 [白青舎 発表事例]

機密情報が漏洩しないファイルの管理ができ、かつ社員一人ひとりの権限にあった情報を適切に閲覧できる状態にすること。共有データサーバの容量不足を気にせず運用できる環境を整えること。そのゴールに向けて、私たちはBoxを導入しました。

私自身、前職の企業でもBoxを導入する担当者をサポートした経験を活かし、課題を洗い出し、スムーズな社内浸透を実現しました。そのため今回の発表では、Boxの導入理由、どのように活用し効果を実感しているのかなどをお話しします。

この記事はインタビュー動画の書き起こしになります。
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DX化による健全な会社運営に向けて

当社はイオンディライトグループの総合ビルメンテナンス企業です。介護施設、病院や商業施設で清掃・警備・設備業務を受託しており、例えばイオンモールなど大きな施設でも業務を行っています。本社は東京都中央区を拠点とし、全国11支店・営業所を構え、総合ビルメンテナンス事業を展開しています。

その中で私の所属している総務 ITシステム部は、健全な会社運営を実施するために、現場で働く方の手間をどのように無くしていくかについて、日々検討を重ねています。

組織の特徴としては、事業に携わる関係者が多く、新しい方も多く入ってくる業界だということ。また、業種上、大量の動画や写真共有をお客様と行うことがあり、容量の大きいデータをどのように保存・共有すべきか検討している社員も多いことです。

Boxのワークスペース活用から、各種機能の利活用へ

Box導入以前は共有データサーバの容量不足や、それに伴った企業としてのデータが個人PC・個人クラウドに存在しているという問題がありました。また、当社として一番の課題であったのは共有データサーバに接続すると基幹システムにはアクセスできますが、その他の作業（例えばメール確認や稟議申請など）ができないようなネットワーク環境でした。

そのため、Boxをまず従業員のワークスペースとして使用しました。しかし、Boxの良さをさらに引き出すために「ワークスペースで利活用するのではなく、Boxの機能を利活用すべきではないか」と部内で話し合っておりました。

そこで、1つひらめいたのが「Box Relay」の活用です。部内では情報端末の管理を複数名で行っており、申請状況の管理運用に課題がありました。それをBox Relayを使って見える化したいと考えています。今、検証を行っているのが返却された端末に実施するタスクをBoxRelayで活用することです。検証効果としては、マニュアルに記載されているフローがより分かりやすくなり、タスク履歴の見える化を実現できました。今後、部署を横断する作業が見える化できれば、効率性を高めたり、さらなる活用が可能とも感じています。

このように考えた背景として、実は私のキャリアの中で、前職でもBox導入を経験していたことがあるからです。ただ、共通して感じている課題点もありました。それはBoxのUIが扱いづらいと感じてしまうことです。今までエクスプローラー形式で扱っていた方は、さらに、その傾向を強く感じます。

そこでBox導入の1回目では、BoxDriveを活用し、その扱いづらいと思ってしまう印象を緩和させていました。しかし、それゆえにBoxへの理解が深まらない方も多く見受けられました。なので、この1回目の気づきをもって、私は必ずBoxWebを浸透させるといった意志を持ち、今度は全社へ展開を行いました。特に今取り組んでいるBox RelayもBox Driveでは扱えないので、Box機能をフル活用させるための、1回目の気づきは正しかったと感じています。

Box導入による定性・定量効果

定性的な効果としては、「潤沢なワークスペースを提供することにより、従業員満足度を高めたこと」と「全社に伝えなければならない情報をBoxに格納することにより、情報共有の平準化を実現できたこと」です。

定量的な効果としては、「ファイルサーバーの廃止」、「必要なデータを探し出すため、見えないコストになっていた人件費削減」、「情報漏洩のリスクを下げることで、経費のスリム化を実施」できたことです。

また、顧客、取引先、同僚など一緒に仕事をしている方々からの反応としても、ファイル容量を気にせず使用できることと、データへのアクセスのしやすさは満足度が高いです。

Boxを基盤にさまざまなシステムを連携していく

今後の自部門の取り組みとしては、Boxの利活用として、タスクを管理するためにBox Relayを活用していくこと。また、社内ポータル機能としてBoxNoteを活用することを検討しています。

全社での取り組みについては、最終的にBoxを理解することによって、従業員が自ら必要な情報をBoxから取り出し、情報の格差が生まれないかたちにしていきたいと考えています。

最後に、同じ業界や同じ職種の方に向けてアドバイスとしては、基盤となるシステムをBoxにすることで連携可能なシステムも多く、また連携可能なシステムによる副次的効果もあることを伝えたいです。全ての企業は業務によってさまざまなシステムを導入することになると思いますし、私も1回目のBox導入の際に大きな気づきとなりました。Boxを活用することにより経営に求められるDX化が進むと考えます。