Boxで電帳法対応における課題の解決
[アイ・エス・ビー様 発表事例]

Boxで電帳法対応における課題の解決

当社では2024年1月までに求められている改正電子帳簿保存法への対応に、既に導入していたBoxを活用。法律上求められている検索3要件（保存したファイルが「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できるようにすること）への対応や、煩雑になりかねない文書管理を効率化する方法を紹介します。

株式会社アイ・エス・ビー　吉田  昌平さん

以前から社内外のコンテンツ共有基盤としてBoxを活用

　元々、当社ではBoxを導入していましたが、その目的は、取引先とのファイル共有基盤運用の効率化を図るためでした。以前、社外とのフィル共有に利用していた共用ストレージは容量が100GBで、情報システム部門がデータの総量をチェックする必要があり、管理負担が大きいのが課題の1つになっていました。
　そこで容量の制限がなく、メンテナスの必要もないBoxを導入したのです。Boxを社内はもちろん、取引先やグループ会社とのファイル共有に使っています。社内では、経理資料や共有資料のやり取りに利用していますが、Box Relayなどを活用し、承認フローを組むことで業務効率化を実現。グループ会社とは共有資料や報告書関連の共有に、社外とは契約書のやり取りや成果物の納品などに利用しています。
　そして、今回、改正電子帳簿保存法（電帳法）の対応として、社外から送られてくる見積書や請求書、注文書の管理をBoxで実現する仕組みを構築したのです。

なぜBoxで電帳法に対応しようと思ったのか？

　電帳法の対応にあたって課題になっていたのが、煩雑になりかねない文書管理業務をいかに効率化するかということでした。検索3要件をクリアし、ファイルの保存期間・期間終了後の扱いや消失防止対策などを適切に行う必要があるからです。対応に頭を悩ませている中、Box RelayやBox Governanceを利用すれば課題を解消できることがわかり、Boxを活用することにしたのです。

メタデータ付与＆Boxへのアップロードはシンプルなプロセスに統一

　検索要件への対応としては、管理しているファイルにメタデータを付加すればBoxで検索可能です。とはいえ、各文書にメタデータを付与するのは手間がかかるもの。この手間をいかに効率化できるかがポイントになります。当社では紙やデータなど、様々なフォーマットで送られてくる帳票をすべてPDF化するというルールを設定しています。PDF化したら、専用Webアプリで「取引年月日」「取引金額」「取引先」をメタデータとして登録。APIによりBoxにファイルがアップロードされます。
　帳票の登録プロセスを統一することで、業務効率化を実現しているのです。なお、Webアプリの開発は、社内の情報システム部門のメンバーが担当。こうすることで、短期間での開発が可能になりました。開発に際してはBox Devサイトの情報が充実していたので、スムーズにプロジェクトを進めることができたと思います。

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記載されている数字や登壇者の肩書きは2023年10月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。