お客様事例｜城善建設株式会社

地域密着型の企業様の中には、労働人口の減少や、紙を使った属人的業務を減らしたいという背景から、社内のIT化やDXに取り組みたいという声が多くあります。同時に、ITに不慣れだったり、変化への対応が難しいという課題も顕在化しています。

今回ご紹介する、和歌山県和歌山市に本社を構える城善建設様は、同様の課題を抱えながらも、社内の働き方改革プロジェクトに着手。「Box Relay ワークフローシステム」を導入し、情報共有の効率化や書類提出のミス・作業時間の削減などを実現しただけでなく、「全国中小企業クラウド実践大賞 全国大会」で総務大臣賞を受賞するなど、大きな成果が出ています。今回は、そんな同社のBox活用事例をご紹介します。

※今回のインタビューは全てオンラインにて行っております。

働き方改革やBCP対策を目的にクラウドストレージへ

Q: まずは御社の業務内容や皆さんの業務上の役割を教えてください。
　
和田 正典 氏（以下、和田）：城善建設株式会社は、和歌山市を中心としたエリアで、社会福祉施設などの公共施設から、マンションや店舗などの大型建築、こだわりの注文住宅建築まで幅広い建物を手掛ける建設会社です。また、関連会社の株式会社アクティブマドリードでは、不動産仲介や活用コンサルティングなども手掛けています。

私はその中で、管理部のIT情報システムマネージャとして本社や関連会社のIT活用による業務改善などの役割を担っています。

管理部　IT情報システムマネージャー　和田正典氏
撮影：洞 テツヤ［フォートオフィスハント］/BizHint

安井 真知子氏（以下、安井）：私はこの会社に20年以上勤めており、現在は管理部総務課にてバックオフィス全般の仕事を手がけています。

管理部　総務課　安井 真知子氏

岡﨑 保氏（以下、岡崎）：私は建設現場工事の部署で現場管理を担っています。朝の朝礼から、各業者の業務内容・人数の確認、業務の流れの把握や現場での指示などを主に行っています。

建築部　課長　岡﨑 保氏

Q: 今回、社内のIT化、DXを推進した理由とはどういう背景があったのでしょうか？

和田：人口減少に伴う若者の業界離れや、長い間、仕事の仕方の変化が少なく属人化も進行しているなど、特に地方の企業における共通の課題が当社にもありました。

安井：私も当社で長年働いていますが、そういった課題に対応できる人材が不足していたり、大半の社員はITツールを使って業務をすることに慣れていなかったため、働き方改革などの法改正によるIT化に対応することが大変だったと思います。

和田：今までは、まず社内の情報共有という概念がありませんでした。個々のPCに全ての情報があり、必要があれば都度紙ベースで出力、担当者が退職したら情報がどこにあるのかわからなくなるなどの課題は常に感じていました。

Q: その課題をどう解決していったのでしょうか？

和田：まず以前の話ですが、本社にファイルサーバーを設置し、情報共有の習慣づけを行いました。加えて、2か所あるモデルハウスからもVPN接続でファイルサーバーにアクセスできるようにしたのです。ただ、課題だったのは社外や建築現場からはセキュリティ上アクセスはできないようにしていたため、円滑な情報共有ができておらず課題は解消されていませんでした。

岡﨑：私は現場がメインなので、出勤簿や有給休暇の申請を上長や総務に紙で提出するために、月に数回は会社に立ち寄る必要がありました。申請のためだけにわざわざ戻っていたので、余計な工数がかかっていましたね。

和田：働き方改革や多様性という言葉ができて、当社も変わらないといけないと思っていたタイミングで、Slack社とBox社の合同セミナーが大阪であり、私も参加したのです。その際に「いつでも・どこでも仕事ができる業務環境」というメッセージを聞いて感銘を受けました。

また、近い将来の発生が予想される南海トラフ地震に対するBCP対策や、社外からも安全にアクセスができるという点でもクラウドストレージへの移行が有利であると考え、2019年ごろに経営会議で発表し、ファイルサーバーからBoxに切り替えたのです。

「情報共有が進んだ」「便利になった」というポジティブな声

Q: 普段の業務でBoxをどのように使っているか具体的に教えてください。

和田：Box Relayを使った ワークフローシステム、略して「BRワークフロー」と名づけ、勤怠管理、出勤簿有給・振替・代休申請休日出勤申請、走行距離の申請、駐車券管理などに活用しています。

具体的には、以下のような流れで申請が行われています。

■ユーザー側の操作手順

■システム側の動作

Q: Boxを導入後、どのように業務が変わりましたか？効果もあれば教えてください。

岡﨑：今はどんな書類でも、ともかくBoxに入れれば良いし、資料の申請が現場からもできるようになったので、わざわざ会社に戻る必要がなくなりました。時間を効率的に使えるようになり、精神的なゆとりができましたね。紙を扱わないだけで時間の短縮になり、残業も減ったと思います。

安井：承認サイドも楽になりました。紙の時は書類の提出が月末から翌月3日まででしたが、だいたい2、3日遅れることはよくありました。さらに、提出が遅れているのに出勤簿を無くしてしまったなどのトラブルもありました。それが今は期日までにほぼ完了しており、紛失や計算ミス、ダブルチェックの工数削減などの効果があり、とても便利になりましたね。

また、業務の属人性が解消されたので、例えば風邪をひいたら誰かに業務を頼むことができたり、事務所に来なくても自宅からオンラインで対応できたり、自分の都合の良い場所で働けるので、「今日はこの時間で早めに帰る」などの判断もできるようになりました。これも1つの働き方改革ですよね。

岡﨑：現場にタブレットを持参しているので、Boxに書類を入れておけば、 現場で使う図面を 持ち歩かなくて済むようになったのも大きく変わった点です。現場で使う図面は、意匠図、建築構造図、電気設備工事、機械設備工事関連など100枚を超え、重さにして5-6kgになることも。その点、持ち運びできるタブレットなら軽いし、その場で図面を参照したり下請け業者と一緒に確認することもできるので、今では必須アイテムになりました。

和田：私としても、「情報共有が進んだ」「便利になった」というポジティブな声を聞けるのは嬉しいことです。あと、営業サポートの方々も、月の契約件数が増えるなどの効果を実感しています。その背景として、営業がお客様に対応する時間が増えたことが大きいですね。現場も、対応する物件数は増えましたが、書類提出のために事務所に戻るなど余計な工数がかからなくなったので、問題なくプロジェクトが動いています。

Box導入で、変化への対応も遅い業界に一石を投じる

Q: お話を聞いていて、とても有効活用されていると感じますが、Boxを使うにあたって苦労した点はありますか？

和田：まず、システムの導入時ですが、地方の企業かつ建設業界の他社の事例が周りになく、参考にすることができなかったことが課題でした。各業界のIT投資リサーチで、建設業界では売上額に対し平均して1.8%ほどIT投資しているというデータがあるのですが、城善建設では極端に少なかったのです。だからこそ、もっと投資して利益につながる余剰時間を創り出そうと提案したのが、今回Boxを導入した背景にあります。

また、導入時の工夫としては、全体で一斉に説明会を開催するやり方ではなく、社員一人一人にBox導入の意図や使い方を伝授していきました。時間はかかりましたが、各個人の理解度に合わせてコミュニケーションを取りつつ進められたのは結果的に良かったと思っています。

撮影：洞 テツヤ［フォートオフィスハント］/BizHint

岡﨑：私の場合は、今は慣れましたが、最初はもたついたのが正直なところです。アナログな人間なので、使いこなせるのか不安だったのと、ITを扱うのはめんどくさいと考えてしまっていたからです。

半年くらいかけてやっと慣れて、意図した図面はすぐに探せるようになったし、書類申請の時間効率もよくなり、今は困ることはほとんどありません。

和田：結果的に利便性がわかっている人が社内で50%を超えると加速度的に浸透が進みます。最初は慣れないことで抵抗感はあったかと思いますが、便利さを体験してから、段々とみんなに使ってもらえるようになりました。

Q: 最後に、今後さらなる活用に向けて計画されていることがあれば教えてください。

和田：取引先、お客様含め社外の方と共有する外部コラボレーション機能を活用したいです。今は、この機能は一部の社員のみ利用しているため、特に対お客様方面を強化したい。例えば、お客様とのタイムリーなやりとりや、最新情報をBoxにためていくような使い方です。

あとは、当初から若者に対して建設業界のイメージを払拭したいという想いがありました。具体的には3K、ワークライフバランス、高齢化などですが、今回の私たちのデジタル化への取り組みは「全国中小企業クラウド実践大賞 全国大会」で総務大臣賞を受賞することができました（2021年）。

自ら推進する収益力向上や経営効率化を実現したクラウドサービス実践事例を発表する場でしたが、こんなところからも業界のイメージアップを図れると思っています。