Box導入から活用へ
-Box Signの活用で申請承認業務の効率化-
【花王株式会社様 発表事例】
Box導入から活用へ -Box Signの活用で申請承認業務の効率化-
【花王株式会社様 発表事例】
1887年6月(明治20年)に創業し、日用品や化粧品など主にライフスタイルに関わる幅広い事業を展開している花王株式会社。従業員数 8,199人(花王グループ34,257人)、グローバルにビジネスを展開する組織にて業務効率化にBoxを導入しました。今回は申請承認業務に活用したBox Signと、Microsoft Teamsとの連携など、導入から定着化まで検討されている企業の担当者に向けてポイントをお話しします。
花王株式会社 情報システム部門 ESM部 ICTG 大木 和也 氏
Box導入により資料の扱いに関するストレスから解放
Box導入以前、当社はこのような悩みを抱えていました。「この間見た資料どこだっけ?」
「あの資料、社内でしか見れないの?」「社外の人と簡単に共有できないの?」など。共有フォルダとしてファイルサーバー、チームコラボでMicrosoft Teams、個人ファイルでOneDriveなど、さまざまなツールを活用しているからこその課題でした。
Box導入後は、資料の保管場所をBoxに統合することでファイルの検索が容易になり、必要な資料を見つけやすくなりました。また、在宅でもモバイルでも快適に利用でき、端末紛失時のリスク対策や社外との共有用にも優れていると実感しています。社内のデータ保存量も年間30%増えているという課題が以前はありましたが、Boxは大容量ファイルの保管ができバックアップも無制限であるため、導入後はファイルサーバー活用時の400TB(2021年)から比べて約3倍の1.3PB(2024年)まで保管容量が変化しています。
このように、とても便利なBoxですが、非常に多くの機能があるため、実際に活用する際に機能ごとのマニュアルでは情報が追いきれないケースが以前はありました。
そこで、利用シーンから目的の操作に辿り着けるように「Box活用ガイド」を作成。例を挙げると、外部と一時的に共有するにはどうするか迷った際「共有リンクを作成」をワンクリックするだけで手順が見られるようになります。
また、活用ガイドを作るだけでは、その存在を知らないユーザーもいるため「Boxあるある」をまとめて、社内に向けて情報配信すると活用ガイドの利用者数も増えることが数字でわかっています。結果、Boxの利用ユーザーは96%を超え定着化が進み、コンテンツ管理だけではなく、さらなる利活用を実現しています。
Box Signを使った署名の電子化
当社では多くの申請承認のサインが紙で行われていましたが、コロナ禍で在宅勤務が多くなり、電子サインの導入が求められるようになりました。その課題を解決したのが、Box Signです。Boxの導入により、電子サインができる環境が整ったからです。
フローとしては、Boxに格納されているファイルにサインの順番を設定し、申請から承認、保管までできます。事前設定は不要で、すぐに利用開始でき、追加コストも不要なのは大きなメリットでした。
また、導入後は申請者に簡単に使ってもらう工夫も必要でした。申請毎に設定を行うには手間がかかり、ミスも発生し、効率化までに時間がかかるためです。そこで、事前にBox Signで申請テンプレートを作成することで、申請者は申請内容の記入だけに注力し、簡単に利用できるようにしました。
Teamsとの連携で業務効率化を実現。さらなる活用拡大へ
申請承認業務のフローを整理すると、上記の表の通り、以前は申請者は紙のフォーマットに記入後、印刷して、承認者にサインをもらい、申請承認者は申請内容を確認し、サインする。その工程が全てBox Signでできるようになったのです。
しかし、Box Signの宛先はメールアドレスで行いますが、申請受付部門は特定メンバーではないという課題がありました。部門内で共有しながら宛先に提出したいというニーズを実現したのが、Teamsとの連携です。
Teamsではチャネルごとにメールアドレスが取得できます。Box Signの宛先をTeamsにすることで、申請受付を通知で受け取れるようになりました。簡単な設定ではありますが、申請受付部門の業務効率化に寄与しています。
現在、Box Signの申請承認数は毎月100件を超えており、定着化が進んでいます。Boxは非常に多くの連携機能が提供されています。このような簡単な設定でも、課題解決や効率化が実現するのです。
今後もBoxをコラボレーションツールとしてフル活用し、国内と海外数社の展開だけではなくグローバル全体で展開していきたいと考えています。
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