日鉄エンジニアリングの鼻血ドバドバBox活用術
Box Customer Award Japan 2021にて、日鉄エンジニアリング株式会社様に発表いただいた活用事例をお届けします。
そのままでも便利すぎて鼻血がでるBox。より便利に使うために当社が実践中の様々な取り組みの中から、社内で評判がよかったものや「無料で」実現したものを中心に、いくつかの事例をご紹介します。連携したり、APIを使ったり、レジストリを書き換えたり。皆様のさらなるBox活用においてお役に立てれば幸いです。
日鉄エンジニアリング株式会社 ICT企画推進部 シニアマネジャー 宮﨑 晴基さん
取引先に無料で提供できるのが大きなメリット 現在は2870ユーザーまで拡大
当社は日鉄グループのエンジニアリング事業を担う企業で、Boxは2014年にトライアルを実施、2015年にエンタープライズ契約し、現在は2870ユーザーまで拡大しています。エンタープライズ契約は管理対象ユーザー以外は無料なので、我々のようにいろいろな取引先が存在する場合、お客様や取引先様に無料で提供できるのは大きなメリットでした。なお、私の中で「鼻血」は「これはすごい！」と興奮したときに使う言葉で、「鼻血が出るほどすごい！」と良いイメージを表現しております。
スキャンデータのBox格納を無料で実現！
Box活用術の一つ目は「複合機でのスキャンからBoxへの格納までを無料で」です。Box側での作業は、保存先フォルダを作ってそのフォルダへのメールによるアップロードを許可し、アップロードをメールで通知する設定にするだけ。複合機側の作業は、まずは親展ボックスやジョブフローを作成。そのジョブフローを親展ボックスにドキュメントが格納されたら起動する設定で登録します。
これにより、複合機で親展ボックスを指定してスキャンするとジョブフローが勝手に起動し、添付ファイル付きのメールを生成して送信をする、という仕組みです。Box側にメールでアップロードされると、アップロードがあった通知がメールで来るようにもなっており、ここまで実現できて（便利すぎて）鼻血が出ます！
問い合わせをなくすためにレジストリの変更やAPIを利用
Box Driveを利用している社員からの、「同時にファイルを開いたので競合が発生してしまった」や「間違えて大量のファイルを移動させてしまった」と問い合わせをゼロにすべく導入しました。レジストリの変更のバッチを作成して、ファイルのロックを促すようなポップアップを表示させるようにしたり、folder_locks APIを使って誤移動を防止し、移動失敗を知らせる表示が出るようにしています。
Teams連携で遠隔会議の質も向上
このほか、Box上の資料を電子黒板で表示しつつTeamsでウェブ会議し、書き込んだ結果をBoxに格納する取り組みも実現。遠隔会議の質を向上させました。さらにBox内をもっと直感的に検索できるよう、より自分たちが欲しい情報が手に入る仕組みの構築に着手。Box内をクローリングし、インデックス作成や形態素解析、業界用語の類義語登録までを行うことで精度をアップさせることができました。
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記載されている数字や登壇者の肩書きは2021年10月21日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
