BoxとTeamsの連携で達成した業務プロセスの効率化
[小野薬品工業様 発表事例]
BoxとTeamsの連携で達成した
業務プロセスの効率化
当社ではグローバル化を見据え、IT基盤の刷新やDX推進に取り組んでいますが、2022 年5月にその一環としてビジネスソフトウエアをMicrosoft 365へ切り替えていく取り組みを開始しました。しかし、切り替えにあたって乗り越えなければならない課題に直面。そこで、Box for Microsoft Teamsを導入し、この課題を解消しました。その経緯や導入時の工夫を紹介します。
小野薬品工業株式会社 IT戦略企画部 宗綱 葵さん
世界標準のビジネスソフトウエアを利用するために直面したハードル
Microsoft 365を導入するにあたって解決しなければならない課題は2つありました。1つ目は、ファイル管理面での問題。当社では、従来からBoxによってファイルを管理する仕組みを構築していましたが、Microsoft 365の導入に伴い、新たにMicrosoft TeamsやMicrosoft SharePoint、OneDriveが利用できるようになることで二重にファイルが保管されてしまう可能性があったのです。そのような状態では、サイロ化による業務効率性の低下や文書管理規定への違反、セキュリティリスクを招いてしまう懸念がありました。そして、2つ目が、Microsoft Teamsの導入でチームが乱立し制御不能になる恐れがあったことです。
Box for Microsoft Teams導入でコンテンツの一元管理を実現
1つ目の課題は、Box for Microsoft Teamsを活用することで解消しています。Box for Microsoft Teamsにより、Microsoft Teamsのインターフェースから直接Boxにファイルを保存する仕組みを構築。BoxとMicrosoft Teams間で操作を切り替えることなくファイルの共有ができるので、使い勝手は以前と変わることなく、Microsoft 365導入の価値を享受することが可能になったのです。これにより業務効率が向上したことはもちろん、Microsoft Teamsの社内利用を促進させることにもつながっています。
2つ目の課題は、ワークフローシステムであるServiceNowをBox for Microsoft Teamsに連携させることで解消しました。ServiceNowの機能を活用して、チーム申請を上長の承認制にすることで、チームやグループの乱立を防ぎ、ガバナンスを利かせることに成功。社外ユーザーの登録についても同様に管理できるようにしています。
自動的にBoxへファイルを集約する環境も整備
使い勝手がよく、業務効率を上げる仕組みを構築しても、社内で活用してもらえなければ意味がありません。そこでセミナーやオンライン質問会を開催してMicrosoft 365に対する社内の理解を得たり、Boxにファイルを集約する取り組みを積極的に行ったりしています。例えば、mxHeroというツールとBoxを連携させ、社外メールに添付されるファイルは自動的にボックスオープンリンクが発行される仕組みを構築したのも、そのような取り組みの1つ。このようにしてセキュリティと効率性の両方を兼ね揃えた業務を行う環境の整備を図っているのです。
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記載されている数字や登壇者の肩書きは2023年10月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
