導入半年でユーザの97％が毎日活用！
老舗の変革企業が創り上げたシンプルBox活用術[塩野香料様 発表事例]
導入半年でユーザの97％が毎日活用！
老舗の変革企業が創り上げたシンプルBox活用術
200年以上の歴史をもつ総合香料メーカーである当社では「香りで人と文化を育む老舗の変革企業」というビジョンを掲げ、様々なチャレンジを続けています。その一環として取り組んだBox導入プロジェクトでは、社内浸透を早期に実現。そのポイントをお話しします。
塩野香料株式会社 コーポレート本部 経営管理部 枝木 由希子さん
情報資産散財・容量枯渇・セキュリティへの不安はBoxで解決
まずは当社がBox導入前に抱えていた課題からご説明します。当時、直面していた課題は主に3つありました。「会社資産となるコンテンツが散在していたこと」「利用していた各ストレージの容量が枯渇しつつあったこと」「セキュリティ対策の強化」です。そのような中、情報収集を行い、たどり着いたのがBoxでした。社内の情報資産をBoxに集約すれば、これらの課題はすべて解決できることがわかり、導入を決定したのです。
現場活用を後押しするため役割を分担
Box導入に際しては、経営層、活用推進者、ユーザーの役割を明確にすることを行いました。経営層は、自らが積極的にBoxを活用し、定期的にメッセージを発信。管理職やITが得意な社員は活用推進者として、一般のユーザーのフォローやサポートを行ってもらうという具合です。このような体制を構築し、社内のBox活用のスピード向上を図りました。
しかし、これだけでは取り組みは万全とは言えません。多忙な毎日を送る社員は、Boxを活用するためのスキルを習得する時間を作ることが難しい状況。そこで、社員に負荷をかけず活用できるように、運用設計はできるだけシンプルなものにしたのです。
Boxの定着化に効果を挙げた工夫
運用設計の最大のポイントは、フォルダを4つに集約したことです。社内向けには、用途に合わせて「部門共有フォルダ」「非公開共有フォルダ」「個人フォルダ」を、社外コラボレーション用には「社外共有フォルダ」を設置。フォルダは4種類しかないので、誰と共有するファイルなのかだけを考えれば、迷わずに格納先を選べるのです。また情報発信を頻繁に行うことやハンズオンセミナーを開催すること、一気に運用を開始するのではなく段階的に導入することなどによって、Boxを日常的に定着化させることにも配慮。さらに操作マニュアルには、操作の難易度毎に「たまご」「ひよこ」「にわとり」「焼き鳥」のイラストを付けて、社員自らのステップアップを促すような工夫を施しています。
発表の動画、発表資料全編はこちら
記載されている数字や登壇者の肩書きは2023年10月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。