お客様事例｜株式会社
船井総研コーポレートリレーションズ

船井総研コーポレートリレーションズ（FCR）は、全グループ会社が利用するシステムのクラウド移行を進める中で従来のファイルサーバに代わるシンプルかつ柔軟なナレッジ共有基盤としてBoxを採用した。きめ細かなアクセス制御や大容量ファイルの取り扱い、モバイル対応や多様なファイル形式に対応したプレビュー機能など多くのメリットを享受し、かつBoxを利用してイントラネットを開発。結果として業務の大幅な効率化と、約1.500万円を超えるシステム開発費用を削減することができた。

全社システムのクラウド移行を推進する中で
クラウドベースのコンテンツプラットフォームの導入を検討

船井総研コーポレートリレーションズは、2015年7月に計画している基幹システムのリプレースにあわせ、すべての社内システムのクラウド移行を推進しており、ファイルサーバもその対象である。東京と大阪の2大拠点をまたいだビジネスが急増する中、船井総研グループにとってファイルサーバはますます重要なコラボレーション基盤となっている。ところが、これまでオンプレミスで運用してきたシステムは多くの課題を抱えていた。例えば、きめ細かなアクセス制御ができないことから、「排他がかかって複数ユーザーによる同時編集ができない」「セッションが閉じられず、ファイルを読み取り専用でしか開けない」といった不便やトラブルがしばしば発生していた。同社システムグループ システムチームの主事である大橋祐子氏は、「クラウドベースのプラットフォームを新たなファイルサーバとして活用することで、様々な業務をより快適に支える基盤に発展させたいと考えました」と語る。

社員一人ひとりの業務効率化に貢献できると確信した

プラットフォームの選定にあたり、大前提となったのが厳重なセキュリティの担保である。顧客情報や契約内容などを含んだ機密性の高いファイルを大量に扱うことになるだけに、情報漏えいを防止する仕組みは不可欠、かつきめ細かいアクセス権を設定する必要があった。また、容量が大きいファイルを個人個人がそれぞれ外部の転送サービスを使って送るうちに、マルウェアに感染してしまうという、いわゆる「シャドーIT」の問題もあった。船井総研グループでは年間1,000本を超えるセミナーを開催しており、案内DMのイラストデータやセミナーの様子を撮影した動画、音声データなども共有しながら、レビューや編集、評価を行っている。このチーム作業を、場所や組織の垣根を越えて支えていくクラウド環境を提供する必要がある。こうした多角的な観点から様々なサービスを比較検討する中で、目にとまったのがBoxである。「Boxは、アクセス権限をドメイン単位やユーザー単位などでフレキシブルに設定したり、共有リンクの発行をコントロールしたりすることが可能。管理コンソールが非常に優秀です。しかも、保存容量に上限はありません。まさに私たちが求めていたサービスでした」と大橋氏は語る。そして決め手となったのが、モバイル対応やプレビュー機能を中心とした使い勝手の良さである。船井総研グループではコンサルティングや調査など、一日の大半を社外で活動するコンサルタントの社員にiPhoneを支給しており、ネイティブアプリの「Box for iPhone and iPad」に着目した。「Boxフォルダに保存されたWordやExcel、PowerPointなどのオフィス文書のレイアウトを崩すことなくiPhone/iPad上で表示できると共に、Adobe AIRや動画などのファイル形式にも対応し、即座に内容を確認することができます。またこのモバイルアプリはユーザーインターフェースが非常に使いやすい。社員一人ひとりの業務効率化に貢献できると確信しました」と大橋氏は高く評価する。

Boxならではのシンプルさを活かしポータルサイトのスクラッチ開発を回避

基幹システムのリプレース＆クラウド移行に先駆けて2014年に導入されたBoxには、グループ会社ごとの専用フォルダが作られ、様々な通達文書の配信に用いられるほか、各種申請のテンプレートやQ&Aなどのナレッジが集約されつつある。この仕組みは、2015年4月からは新入社員研修にも活用されるようになった。部門や職種ごとに用意されたeラーニングのテキストや動画マニュアルなどもBoxに集約。新入社員が様々な疑問に直面した際に、Q&A をたどれば簡単に的確な回答と関連情報を得ることができるというものだ。自己解決型の学習によって各自の理解度が高まり、例年に比べて教育担当者への問い合わせ件数は劇的に減少したという。さらに特筆すべきが、画期的なコスト削減の効果である。実は船井総研コーポレートリレーションズは当初、同様の機能を持ったナレッジ共有基盤をポータルサイト上にスクラッチ開発しようと計画していたのである。「Q&Aのほか、チャターや掲示板などのコミュニケーションツールからもBox内のファイルに直接アクセスできるようにすれば、わざわざポータルサイトを構築するまでもありません。これを含め各種コストの削減で1,500万円以上節約できました」と大橋氏は強調する。なお、この結果として余裕が生まれたIT予算は、ユーザー認証基盤の強化などの新規投資に手厚く振り向けられることになった。「現在、船井総研では積極的なM&Aを展開しており、今後も多くの企業がグループに加わってきます。そうした新メンバーの情報やシステムをより短期間で統合し、グループ共通のITサービスを提供するという場面でも、Boxは非常に優れたプラットフォームです」と大橋氏は語る。

Salesforce.comとの連携などさらなるBoxの利用拡大を図る

船井総研コーポレートリレーションズでは、今後もさらなるBoxの利用拡大を図っていく考えだ。Salesforce.comとの連携もその一つである。「様々な案件で交わされる依頼書や受注書、段階的な報告書などの文書ファイルを業務Noごとに作成されたBoxフォルダで管理し、社員IDと紐づけられたアクセス権限に基づいてSalesforce.comと連携させる仕組みを早期に実現する計画です」と大橋氏は語る。また、船井総研の顧客の多くを占める中堅・中小規模の企業に向けて、今回のBox導入をはじめとするクラウド活用で培ったノウハウを体系化。「柔軟かつ投資対効果の優れた情報共有基盤のベストプラクティスとして提供するなど、コンサルティングにも役立てていきたいと考えています」という意向も示している。船井総研コーポレートリレーションズとして引き続きBoxとのパートナーシップを深めながら、より効果的なナレッジ共有やビジネス支援のあり方を追求していくという。