Boxで実現できること
ペーパーレス
業務効率・生産性
情報共有の促進・
連携
柔軟な働き方・
テレワーク
文書管理・
セキュリティ
災害・緊急対策（BCP）
適切な文書管理と新しい働き方の両立を目指して
少子高齢化に伴う労働人口の減少、長時間労働の是正や生産性向上を求め る働き方改革など、職員の働き方や業務の在り方について抜本的な見直しが 必要となってきました。一方、政府もクラウド・バイ・デフォルト原則やデジタル ガバメント実行計画などの方針を掲げ、公共機関のデジタル化に向けた動き がより一層活発化してきています。
こうした中、さらなる業務の効率化や生産性の向上、今 後ますます重要となるテレワークや多様な働き方の実現に向けて、デジタル 技術を効果的に活用した「新たな働き方」「新たな業務プロセス」への転換が 求められます。
「Boxの情報共有プラットフォーム」なら実現できます
Boxの情報共有プラットフォームは、組織が保有するあらゆる情報を統合し、1つの場所で保護し、共有し、管理できる クラウド型の情報共有サービスです。Boxの特長である時間や場所を選ばない「セキュアなアクセス」、 組織内外の関係者との円滑な「情報共有・共同作業」、そして強力な「セキュリティ／コンプライアンス」機能により、 すべての職員の業務効率化と生産性向上に貢献します。
1.ファイルの一元管理とセキュリティ
電子化した紙資料、職員用パソコンやサーバーにある各種データなど、庁内 に散在する多様な情報（ファイル）を統合し、一元管理を実現します。業務 に必要な情報を効率よく管理できるだけでなく、二要素認証や暗号化、アク セス制御といった高度なセキュリティにより大切な情報を保護します。
ここがポイント
- 複合機連携により紙資料の電子化、ペーパーレス化を支援
- 庁内に散在する多様な情報の一元管理を実現
- あらゆる脅威から情報を保護する高度なセキュリティ
2.便利なファイル活用と共同作業
Boxは、フォルダ／ファイルに対してユーザーごとにアクセス権（閲覧・編集な ど）を設定できるため、外部の関係者とも安心して情報共有や共同作業が行 えます。アクセス権は、管理者のみによる付与、ユーザー自身が付与するセル フサービス型、その組み合わせなど組織のポリシーに合わせて設定できます。
ここがポイント
- アクセス権を設定し、共有相手の操作内容を制御可能
- ユーザー自身が設定できるセルフサービス型に対応
- 組織内外の関係者とのセキュアな情報共有が可能に
3.誰でも扱えるシンプルな操作性
Boxは、ファイルの利活用に特化した情報共有プラットフォームです。直感的 に操作できるシンプルな画面構成、強力な検索機能などを備え、初めての方 でもスムーズに使い始められます。また、1,400以上の業務アプリと連携し ているため、使い慣れたツールを使って効率的に作業を行うことが可能です。
ここがポイント
- ファイルの利活用に特化したシンプルな操作性
- 必要なファイルがすばやく簡単に見つかる強力な検索機能
- API連携により、使い慣れた業務アプリの利用が可能
4.柔軟な働き方とBCP
モバイル端末などのマルチデバイスに対応しており、時間や場所を問わず、 どこからでもBox上のファイルに安全にアクセスできます。現場での作業が 多い原局課（建設・土木・水道など）での活用はもちろん、テレワークのため の作業環境や、災害・緊急時の情報連携の場としても利用されています。
ここがポイント
- マルチデバイス（モバイル端末／パソコンなど）に対応
- いつでもどこからでもセキュアなアクセスを実現
- 庁内はもちろん、庁外やテレワークなどでの活用が可能
導入事例のご紹介
広島県 様
広島県庁が「Box」を採用し、災害時の情報共有に活用
広島県が初めてBoxを利用したのは、2018年の西日本豪雨災害の ときでした。同県では当時、2万ある溜め池の決壊を防ぐための緊 急点検を行う必要がありました。一刻を争う状況の中、平時のよう に現地で撮った写真を庁舎に届けてから対応を検討していたのでは 間に合いません。そこで写真などの情報をその場で共有できるBox を活用。これにより、必要な物資や重機を送る優先順位を本部側で もリアルタイムで把握できるようになりました。
広島県 情報戦略総括監 桑原 義幸 氏インタビュー
地方公共団体 A 様
図面データを電子化し、
施設管理業務を効率化
背景
- 施設管理では紙の図面を持って現場に行く必要があった
- 職員の業務効率化を目指し、紙資料の電子化を検討
- Boxを採用し、施設管理課での試験運用をスタートさせた
効果
- 複合機連携により紙資料を電子化し、一元管理を実現
- タブレット端末からすべての図面の確認が可能に
- 生活保護など書類紛失が許されない業務での活用も検討
地方公共団体 B 様
ペーパーレス議会の実現により、
スムーズな議会運営が可能に
背景
- 議会運営では議事録など大量の紙資料が発生していた
- 紙での情報共有は工数もかかり、改善すべき課題だった
- そこでBoxを採用し、議会のペーパーレス化に着手した
効果
- 紙の資料をデジタル化し、Box上での情報共有を実現
- ペーパーレス化により、議会運営の工数を大幅に削減
- 今後は職員のテレワークでの活用を検討している
広島県 事例紹介
広島県は、平成22年12月に作成された「行政経営刷新計画」のもと、ICTを駆使した「ワークスタイル変革」を積極的に進めてきました。現在では、県の経営戦略会議や議会のペーパーレス化、リモートワーク環境の整備、サテライトオフィスの設置、執務室のフリーアドレス化など、職員が多様な働き方を選べる環境を構築しています。
しかし、このような環境を築くまでには「乗り越えなければいけない様々な壁があった」と広島県 総務局 情報戦略総括監の桑原義幸氏は語ります。
詳細はフォームに必要情報を入力してご覧ください。