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お客様事例|資生堂

資生堂:グローバル共通の情報共有基盤として1万人規模でBoxを導入
Boxの導入でワークスタイル変革とコラボレーションを加速


資生堂グループは、企業使命である「美しい生活文化の創造」の実現に向けて、100年先も世界中のお客さま、社会から支持され、必要とされる企業となるために、中長期戦略「VISION2020」に取り組んでいる。その基盤づくりの一環としてデジタル・イノベーションを加速し、国内外の拠点を含めた「OneSHISEIDO」の実現に向けてグローバルで活用できる情報共有基盤としてBoxを導入した。ワークスタイル変革の推進と組織や地域を超えたコミュニケーション/コラボレーションの強化を図っている。

グローバル共通の情報共有基盤をファイルサーバから新たなプラットフォームへ移行

中長期戦略「VISION2020」を打ち出し、経営変革を推し進める株式会社資生堂(以下、資生堂)は、2015年度から3年間を「事業基盤の再構築」の期間と位置づけ、グローバル経営を支えるICT基盤の整備に取り組んでいる。国内外のグループ会社を含めた「OneSHISEIDO」として組織の相互連携を強化するため、新たな情報共有基盤として導入されたのがBoxである。

2015年に営業とマーケティング、コーポレート機能の一部が統合し、日本地域本社として資生堂ジャパンが誕生。グローバル化や他社との協業、データの爆発的増加、セキュリティ強化、コスト削減が課題となっていた。「これまで、販売会社と本社はそれぞれ個別のサーバでファイルを管理していました。経営統合を機に共通の情報共有基盤の検討を開始しました」と、Boxの推進を担当する資生堂 グローバルICT部 中田香奈氏は経緯を語る。その際に、単にファイルサーバを置き換えるのではなく、働き方を変えていくプロジェクトとして進めたという。

複数のサービスを比較した中で、容量無制限であること、社内外と情報共有がしやすいこと、グローバルの共通基盤として使えることを重視してBoxを採用しました」と、中田氏はBoxを採用したポイントを明かした。もちろん、情報漏えい対策やセキュリティ基準への対応も理由のひとつだ。

グローバル共通の情報共有基盤をファイルサーバから新たなプラットフォームへ移行
株式会社資生堂 グローバルICT部 中田香奈氏

ペーパーレスや業務効率化、組織を横断したコミュニケーションを促進

2ヶ月半という短期間で従来のファイルサーバからのBoxへの移行を完了し、まず国内1万人の社員に展開。様々な部門で業務の全域にわたって活用されている。今では単なるファイル管理のツールではなく、社内外のコミュニケーションやコラボレーションの活性化に繋がるものになっているという。

例えば、社員のクリエイティビティを高める多目的ワーキングスペース「SHISEIDO PIT」では、インスピレーションやアイデアを生み出すためのツールの一つにデジタルサイネージを活用。「社員が気になるワードやおすすめ動画をBoxに保存し、プレビュー機能で表示しています。また、ディスカッションで使ったホワイトボードをBox Captureで撮影し、データをBoxに保管、共有しています」と中田氏は話す。また、社長をはじめ役員が参加する経営会議ではiPadが使われているが、「これまでは資料を事前にPDF化してサーバに保存する必要がありました。

Boxを活用することで、そのままプレビューで表示、さらにBoxから直接ファイルを開いて編集もできるため、ペーパーレス化と生産性向上に役立っています」このように、Boxは会議スタイルを変革するツールにもなっている。中田氏の所属するグローバルICT部門は、トレーニングのガイドラインや動画をBoxに保管し、プレビューでユーザ教育を実施するなど、社内の様々な部門で動画の活用が進んでいる。

もちろんBoxの活用は社内だけではない。ECや宣伝デザイン部など、社外とデータのやり取りが多く発生する部門では、アセットの制作過程でコラボレーションフォルダが広く活用されている。さらに、試作品、店舗のディスプレイや陳列棚をBox Captureで撮影して報告/共有するなど、日々の業務効率化にも一役買っているという。

メール添付やシャドーITを撲滅しセキュリティ強化と利便性を両立

Boxの導入効果はコミュニケーションの活性化にとどまらない。「情報は個人/部門で管理するものではなく、全社で共有するもの」「情報は与えられるものではなく、自ら発信するもの」といった社員の意識改革も起きている。

メール添付やシャドーITを撲滅しセキュリティ強化と利便性を両立

また、中田氏は「メール添付の容量制限があり、個人が勝手に大容量転送サービスなどを使っていました。現在はあらゆるファイルをBoxに保管しており、Box上でコミュニケーションが完結します。シンプルな操作で社外とコラボレーションもできるため、メール添付やシャドーITによるセキュリティリスクも低減できました。」と話す。これまで各部門においていたファイルサーバの運用担当者も不要になり、メンテナンス負荷も低減された。

一方でユーザからは、「モバイルデバイスからファイルが参照できて便利」「容量を気にせず利用できる」「ローカルにデータを残す必要がなくなった」「海外や社外とのデータのやり取りがしやすくなった」「ファイルの自動バージョン管理が便利」といった声が続々と届いている。

”Work Life Beauty”へ。BoxやOffice 365などクラウドを活用し「新しい働き方」を実現

資生堂では、あらゆる社員がワーク・ライフ・バランスを実現し、働きがいのある職場の実現に向けてワークスタイル変革に取り組んでいる。そのためには、社員一人ひとりの生産性向上が不可欠だ。そこで、時間や場所に縛られないスピーディな働き方を支援するため、Boxの他にもMicrosoft Office 365などクラウドを 活 用している。

「在宅勤務の利用促進で課題となったのがPCの自宅への持ち出しでした。資料をすべてBoxに保管し、PCにデータがない状態でテレワークを行う運用にしています」と中田氏は語る。

2017年にはiPhoneを全社導入し、モバイルワークを推進する中で、MDM(モバイルデバイス管理)でMicrosoft Intuneを活用。モバイルアプリケーション管理機能によってBox上のOfficeファイルをより安全に利用することが可能になった。「PCを持ち歩かなくても、iPhoneでメールを処理したり、Box上の資料を見せたり、メールやSkypeで共有しています。」中田氏は、「Box導入前はモバイルワークの発想すらありませんでした。Boxがあったからこそできた働き方だと思います。」と語る。

現在、アジア・中国への展開を完了し、今後は資生堂グローバル全体の情報共有基盤として活用していく計画だ。「心身ともに健康な社員が自分磨きの時間を満喫し、イノベーションを巻き起こす会社」を目指して”Work Life Beauty”を実現するために、部門や階層、時空を超えて変革を加速するプラットフォームとしてBoxをさらに活用し、世界で最もコミュケーション、コラボレーションが進んだ企業を目指す。

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  • Box + Kintone導入事例
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株式会社 資生堂

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