お客様事例|株式会社ADKクリエイティブ・ワン

人事オペレーションでBoxをフル活用!
ADKクリエイティブ・ワン様人事チームでのユースケース紹介


Customer Success Teamより、業界・業種別のBoxユースケースをお届けします。

今回は、ADKグループ内でクリエイティブ・プロモーションの制作を担う総合クリエイティブ会社「株式会社ADKクリエイティブ・ワン」の人事として働く西澤さんと、ADKクリエイティブ・ワンの前身であるADKアーツにてBox導入を決定した大海さんにインタビューさせて頂きました。

Boxを導入後、人事のオペレーションをかなり効率化することができたと語ってくださった西澤さん。どのような業務でBoxをどう活用しているのか、そのユースケースをご紹介します。

株式会社ADKクリエイティブ・ワン 1写真左) 株式会社ADKクリエイティブ・ワン 事業計画・管理本部 コーポレート局 人事グループ 西澤 和泉 氏  写真右) 株式会社ADKクリエイティブ・ワン 事業計画・管理本部 本部長補佐 大海 晃彦 氏

株式会社ADKクリエイティブ・ワン
事業計画・管理本部 コーポレート局 人事グループ
西澤 和泉 氏

株式会社ADKクリエイティブ・ワン
事業計画・管理本部 本部長補佐
大海 晃彦 氏

業務内容について

Q: どのような業務を担当されていますか?

A: ADKクリエイティブ・ワンで人事の業務を行なっています。業務は多岐に渡るのですが、主に給与計算、人事制度、勤怠管理などを担当しています。2018年までは株式会社ADKアーツに所属していたのですが、2019年1月より株式会社アサツーディ・ケイのクリエイティブソリューション事業セクターと統合し、株式会社ADKクリエイティブ・ワンに所属となりました。

Q: 業界共通の課題などはあるのでしょうか?

A: 労働時間管理が業界共通の課題だと思います。正確な勤怠情報や労働時間をどのように管理していくべきなのか、同じ業界の人事担当者同士で情報交換も行い、適正な労務管理ができるように取り組んでいます。

Boxについて

Q: Boxの具体的な使い方を教えてください。

A: 様々な業務で使っていますが、その一例をご紹介します。

目標管理
社員はExcelで目標管理シートを作成し、マネージャー陣に部下の目標管理シートをBoxの部署フォルダへアップロードしてもらっています。当初はメールで提出してもらう方法を考えていましたが、Boxを使えば効率的ではないかと大海さんにアドバイスをもらいBoxでの運用を始めました。
Boxを使っていなかったら、数百名分の目標管理シートをメールで受け取ることになっていたと思うので、Boxのおかげでだいぶ私自身の業務が効率化されたと思います。
目標管理でのBox使用がきっかけでBoxがとても便利なツールだということが自分でもわかり、それからは他の業務でもBoxを積極的に使うようになりました。

株式会社ADKクリエイティブ・ワン 2<フォルダ構成イメージ図>
(※本図は、お客様のインタビュー内容を元にイラスト化した概要図であり実際のものとは異なります。)

労働時間管理
全社員の労働時間を一覧で確認していくため勤務時間のデータをExcelで集計しています。
労働時間管理のBox内に各部署用のフォルダを作成し、各部署のマネージャー陣にフォルダの参照権限を付与しています。
労働時間をまとめたExcelを部署フォルダに格納し、マネージャーが部下の労働時間を把握できるようにしています。

入社・退社・異動オペレーション
入社・退社・異動に関するオペレーションは、社会保険や勤怠管理などの様々な人事業務に影響があり、人事のなかでも複数名で担当しています。
Box導入前は、紙のチェックリストでオペレーションの抜け漏れがないかを担当者同士で確認をしていましたが、今はBox内のExcelでタスクリストを作成し、同時編集して作業を行なっています。作業の抜け漏れもなくなり、スピーディーに処理をすることができるようになりました。

会社統合に伴う人事情報管理
統合前から、互いの会社の人事担当者同士で様々な人事情報を共有する必要がありました。統合前はデータを共有できるファイルサーバーがなかったため、Boxで共有フォルダを作り、そのフォルダに必要なコンテンツなどをアップロードし、スピード感を持って情報共有を行うことができました。

Q: Box導入後は、どのような効果がありましたか?

A:人事では、正確性と早さを求められる業務が数多くあります。使うファイルも多くありますし、チームでの対応も多いため、効率化を図るために、Box Noteでリンク集を作ったり、タスクリストをExcelで作って同時編集して処理をしています。
このような工夫により、以前より、業務を正確にスピーディーに進めることができるようになりました。

以前ファイルサーバーを利用していた時は、IT部門に申請を行い共有アクセス権を付与してもらわなければなかったのですが、Boxでは、アクセス権を自分たちで付与したり編集することができるので、共有問題で慌てることはなくなりました。

Boxに保管すると、モバイルからもアクセスできるので、よりフレキシブルな働き方が出来ていると感じます。また、アップロードしたファイルを誰が更新したとか、誰がプレビューしたかも確認ができるのはとても便利です。

Q: 同じ業種のBoxユーザーさんへアドバイスがあれば教えてください。

A:資料の共有や、複数名で共通のタスク管理をしていくことはどんな会社でも職種を問わず日々行われていることだと思います。Box導入当時はどのような場面で使うと便利なのかがわからなかったのですが、使い始めると、こんな業務で使ったら便利なのではないかとアイデアがわくようになり、自然と周りの人たちもBoxを使うようになりました。
Boxを使うことで仕事も効率的に進めることができ、自分も楽になりますし、一緒に仕事する相手も楽になると思います。
同じ人事の仕事をしている方々にも積極的に使ってみることをお勧めしたいです。

(インタビュー記事は以上となります。)

■Box機能について補足情報
1) Box Noteの使い方
Box Noteに関する情報はBox Communityのこちらを参照ください。
Box Noteに関するオンラインセミナーはこちらで公開しています。

2) Box for Office
OfficeファイルをBox上で編集することができます。Box Communityのこちらの記事を参照ください。

株式会社ADKクリエイティブ・ワン

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