会議は事前ヒアリング、日程調整、議題作成、資料収集・共有からはじまり、会議中の進行や議事録作成、会議後の資料再共有や議事録のレビュー・修正・共有まで、多くのタスクと時間を要します。特に資料の修正が入るたびに再送が必要になったり、議事録作成に時間がかかったりする点が課題です。
Boxなら、これらの課題を解決できます。Box Notesで議題と資料を会議前に共有し、会議中は全員が同じNoteを見ながら同時編集して会議メモを作成し、会議終了後にNoteを議事録として共有できます。
ハイブリッドワークが浸透している中、多様な働きかたや多様な会議形態に対応して仕組みづくりが必要となっています。会議室から参加しても、自宅から参加しても、参加者が同じ認識を持てるように、事前準備や事後の議事録共有がますます重要になります。
しかし、会議は、会議前から会議中、会議後までたくさんのタスクが発生します。これらのタスクを効率化することで、ハイブリッドワークにも対応した質の高い、効果的な会議を開催することができます。
会議前: 議題の作成・修正、資料の収集
会議前に上司や同僚にヒアリングをして、会議の議題を作成し、メールやチャットで、アジェンダを共有していませんか？また、会議前日や当日になって、議題が急に追加・変更になったりすることがありませんか？
会議前に、開催者が議題を記載するBox Notesを準備します。会議当日までに、会議で共有・議論したい内容をそれぞれの担当者がBox Notesに記載していきます。少人数の会議はもちろんのこと、全社会議でも同じように運用できます。
会議をする際は、当日の発表者から資料を事前に収集しますが、参加者へはメールやチャットで共有していないでしょうか？資料に修正が入ると、最新版が再送され、修正が入るたびにこれが繰り返されます。送る方も受け取る方も煩雑ですし、どれが最新版だったかわかりにくくなってします。
Box Notesには、Boxに保存されているドキュメントを埋め込むことができます。資料の共有リンクをBox Notesに貼り付けるだけです。資料を修正しても共有リンクのURLは変わりませんので、再送する必要はありません。Boxはモバイルアプリからのアクセスできるので、通勤中や移動中でも資料を確認できます。
会議中: 会議メモを同時編集
会議中は、議事録係を任命したり、各自がメモを取ったりしているのではないでしょうか？議事録係になると会議の議論に参加するのが難しかったり、みんなで重複してメモを取るのは非効率です。また、議題が書かれた資料と会議資料が別々の場合、オンライン会議だと画面の切り替えが頻繁に発生します。
Box Notesがあれば、会議前に準備した議題を会議で投影できるので、Noteを全員が見ながらみんなで1つの議事メモを同時編集できます。Box Notesに会議資料の共有リンクを貼れば、資料のプレビューも可能です。そのまま資料を見られるので、画面の切り替えも不要。非常にスムーズな会議運営が可能です。
会議後: 議題録の共有
議事録担当者が議事録を作成し、上司や同僚に確認依頼を行い、補足や修正依頼をもらい、議事録の最終版を作成していたりしませんか？もしくは、議事録作っていない場合もあるかもしれません。議事録がなかったり、すぐに共有されない場合、決定事項やアクションアイテムがわからないので、つぎのアクションを取るタイミングが遅れたり、誰が何をするのかハッキリしません。
Box Notesで会議中に会議メモを取っていれば、会議終了と同時に議事録が完成している状態となります。全員が会議で共通認識を持って記入していますので、認識齟齬もなく、レビューも不要。すぐに議事録を共有できます。
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