社外と安全にファイル共有するには？

Boxなら、社外とのファイル共有が簡単かつ安全にできます。「共有リンク」を使用すると、Boxに保存されたコンテンツへのハイパーリンクを簡単に生成して、社外の関係者と共有できます。 ファイルまたはフォルダへの共有リンクをメールやチャットでユーザーに送信することで、面倒なPPAPが不要になります。共有リンクなら、大容量ファイルも共有することができます。

共有リンクのアクセス対象者は、3段階。誰でもアクセスできる「リンクを知っている全員」。社内ユーザーとコラボレータがアクセスできる「会社のユーザー」。コラボレータのみがアクセスできる「招待されたユーザーのみ」。「リンクを知っている全員」は、有効期限とパスワードを設定することができるので、URLを知っているだけではアクセスできないようにすることもできます。

共有リンクのアクセス権限は、「編集可能」と「表示およびダウンロード可能」と「表示のみ可能」の3段階。「表示のみ可能」なら、ファイルの内容な確認できるけど原本は渡さないことができます。

共有リンクは簡単に無効化することができます。万が一、共有リンクを誤送信しても、無効化すればアクセスできなくなります。ファイルへのアクセス履歴も確認できるので、無効化する前に部外者がファイルにアクセスしたかどうかも確認できます。

「ファイルリクエスト」は、BoxにファイルをアップロードできるWeb画面を作成できる機能です。ファイルリクエストは、ファイルをアップロードしてほしいフォルダで簡単に作成することができます。相手にファイル受領画面のURLを共有して、ファイルをアップロードしてもらいます。ファイルリクエストは、Boxのアカウントがなくてもファイルをアップロードできます。

相手からメール添付でファイルを受け取る必要がなくなるので、PPAPの手間がなくなり、添付ファイルからのランサムウェア感染リスクも低減できます。

共有リンクとファイルリクエストは、ファイルの授受に便利な機能です。プロジェクトや社外との協業では、一方向や一回だけのファイルの受け渡しだけでなく、頻繁なファイルのやり取りやファイルの共同編集が発生します。社外との共同作業に便利なのが「コラボレーション」機能です。Boxのフォルダへの招待は、招待したい相手のメールアドレスを入力するだけです。

コラボレータのアクセス権限は、7段階あります。フォルダの管理ができる「共同所有者」から、ファイルのアップロード・ダウンロード・編集はできるが削除はできない「ビューアー/アップローダー」、ファイルのアップロードだけができる「アップローダー」まで、相手のアクセス権限を適切に設定できます。

コラボレーションで共同編集するには、Boxのアカウントが必要ですが、アカウントは無償で作成することもできます。