Box全社導入で内部不正対策を大幅強化！セキュアな情報管理基盤を再構築し、安全かつ効率的な情報共有を実現

鴻池運輸は2018年4月にICT推進本部を発足し、業務プロセス改革と事業変革の実現を目指してICT・DX促進の本格的な取り組みを開始しました。中期経営計画における最初の3か年ではクラウドファースト戦略を掲げ、ICT基盤の再構築（全面クラウド化）に着手。データセンターに構築され、ハードウェアとソフトウェアの保守期限が迫る運輸・倉庫系の大規模システムのクラウドリフトを実現するとともに、ハードウェアやソフトウェア、ネットワーク、クラウドサービスなどのコーポレート系ITインフラの刷新も並行して進めてきました。

このような「働き方改革」につながるICT・DX化を進める中で当時ネックになっていたのがオンプレミス型のファイルサーバーです。ストレージの容量が逼迫し、保守期限切れが間近、さらに外部との情報共有や外部からのアクセスに制限があることから一部の部門にしか利用されず、社内情報が活用されてないという課題がありました。

「2018年にBoxの検討を開始しました。Boxはクラウドベースのストレージでありながら非常にセキュアで、グローバルに使われており、Gartner社のマジック・クアドラントでも高く評価されていたため、2019年にICT部門で利用開始し、試用を行ったあと、ファイルサーバーの代替として利用する予定でした」（執行役員 ICT推進本部 本部長 兼 デジタルトランスフォーメーション推進部長 佐藤雅哉氏）

ところが、全社展開プロジェクトを開始しようとしたときに、新型コロナウイルス感染症が発生。同社の業績にも大きな影響を及ぼしたことで導入予算の確保が難しくなり、コロナ禍を乗り切るために別のクラウドストレージの導入を余儀なくされました。しかし、その後思わぬ形でBox導入の転機が訪れます。2024年に、従業員による内部不正が発覚。会社の機密情報や個人情報の漏洩は免れたものの、ICT推進本部では再発防止策に取り組むことになったのです。

「以前のクラウドストレージは機能に乏しく、内部不正対策を十分に講じることができませんでした。そこでBoxへの移行を再発防止策の中に盛り込んだのです。経営層から情報管理基盤の整備を求められていたこともあり、Boxで両方の問題を一気に解決することにしました」（佐藤氏）

そして、かねてより念願だったBoxの全社展開を2024年7月からスタート。今年2025年3月にはすべてのデータ移行を完了し、現在はICT推進本部で別途構築を進める新たなコミュニケーション基盤の重要な1つの要素（安全かつ効率的なファイル管理・共有が可能な情報基盤）として、鴻池運輸本体の全従業員ならびに国内外のグループ会社の一部の従業員（計4,700名ほど）が利用しています。

鴻池運輸ではBoxのEnterprise Plusプランに含まれているBox GovernanceとBox Shieldを効果的に活用しています。Box Governanceの「高度な破棄制御」機能を利用して従業員がごみ箱内のコンテンツを削除できないようにして内部不正が起きた際の証拠隠滅を防ぐこと、Box Shieldの「脅威検出」機能を利用して、マルウェアやユーザーの異常な行動、不審な場所やセッションでのアクティビティなどを検出可能にすることが大きな狙いです。

「脅威検出の機能は“漏れ”がないのではないかと感じるほどの検知量なので、本当に助かっています。以前のクラウドストレージからBoxへ移行したときはたくさんのアラートが表示され、危険性の高いファイルやツールが保存されていたことに気づくことができました」（デジタルトランスフォーメーション推進部 担当課長 戸松聡氏）

さらに、エクストレージ社の「onestep for Box」も導入し、Boxのコラボレーション機能や共有リンク機能を利用して外部とやりとりする際は上長に申請を行い、承認を得ないとコラボレーションフォルダの作成やコラボレーターの招待、共有リンクの発行ができないように設定することにより、従業員による公開範囲の設定ミスや招待ミスによる情報漏えいを防止しています。

BoxにはID管理やアクセス制御などの強力なセキュリティ機能が組み込まれていますが、このようにBox ShieldとBox Governance、onestep for Boxを効果的に組み合わせることでよりセキュアな情報管理基盤を構築したのです。

「Boxとonestep for Boxではログを取得できるため、たとえインシデントが生じても原因を追及できます。さらにBoxのログはログ分析基盤『Exabeam』と連携させ、素早く可視化・分析できるようにしています。ログの検知ルールの設計はこれからですが、これによりセキュリティやガバナンスをさらに強化できます」（戸松氏）

Box導入に際して、従業員の利活用を促進するためにわかりやすいマニュアルガイドやFAQを作成して、トレーニングを実施しました。

「多くの従業員は“Boxでどんなことができるのか”を理解し始めた段階です。もっと使いこなしてもらうために、今後1年かけて定期的にトレーニングを行っていきます」（デジタルトランスフォーメーション推進部 担当課長 髙山理絵氏）

そのように語るものの、働き方改革の面でもBox導入効果は見え始めています。中でもまず挙げられるのが、情報共有やコラボレーションが促進されたこと。たとえば、広報室では高解像度の画像や動画など、重いファイルのやりとりに利用したり、システム部では、Box Notesで議事録作成したり、プロジェクトに必要な情報を一元管理したり、安全品質部ではスマートフォンで撮影した写真を格納したりなど、さまざまな業種・業界において多種多様な事業を行う個々の現場で活用され始めています。

「以前のクラウドストレージは外部共有フォルダを作成したり公開リンクを発行したりするのに手間がかかりました。また、外部ユーザーを招待しても独特のインターフェイスがわかりづらく、ほとんど使われていませんでした。しかし、Boxに移行してからはフォルダの作成や共有リンクの発行が実に簡単に行えます。取引先にBoxを利用している会社が多かったことも従業員に馴染みやすかったポイントです」（佐藤氏）

「システム管理者側の目線で言えば、管理・運用を任せるパートナー企業の負担を軽減できたことも大きなメリットです。以前のクラウドストレージでは従業員から申請を受けて社内外と共有するフォルダを作成したりするのに人的コストがかかっていましたが、onestep for Boxでは申請・承認後に自動でフォルダが作成されます。パートナー企業の作業が一切なくなったことで、別の仕事に時間を費やしてもらえるようになりました」（髙山氏）

そのほかの活用方法としては、電子印鑑・電子決裁サービスとつなげてBox内で文書を保管したまま回覧・捺印を行ったり、ビジネスインテリジェンス（BI）ツールに接続してBox内の業績資料をわかりやすくビジュアル化して経営層に見せたりしています。

なお、ICT推進本部ではBoxのレポート機能を特に便利に感じているとのこと。以前のクラウドストレージではユーザーアクティビティなどを知りたいときにメーカーのサポートデスクへ問い合わせ、1週間ほど待ち時間が発生することもありましたが、Boxなら管理者画面からすぐに必要なレポートを取得して確認することができます。

鴻池運輸では今後さらなるBox活用を見据えています。

「Boxは連携できるサービスの種類が非常に多いのが特徴です。現在ServiceNowやSalesforceなどいろいろなSaaSを導入しているのですが、それらのほとんどがBoxと連携できます。また、サブスクリプション型のOffice 365への切り替えを今後予定しているため、それが実現すれば共同編集に利用するなど活用が進むでしょう。さらに、Boxにはフォルダごとに固有のメールアドレスを発行し、送信された添付ファイルをフォルダに格納できる仕組みがあります。複合機からスキャンしたデータをそのメールアドレス宛に送信することで、セキュアにBox保存が可能、かつパソコンの場所に依存せず共有が可能となるため、更なるセキュリティ・利便性向上に向け切り替えを進めています。」（戸松氏）

また、Box Governanceは、M&Aにおいて訴訟などの問題が起きたときに関連情報を保全できる「リーガルホールド」の機能、一定期間特定のコンテンツを保存して期間終了後に削除するなどのポリシーを作成できる「リテンション」機能に注目。Box Shieldに関しては「分類ラベル」を積極的に活用し、“極秘”や“社外秘”など機密性に基づいてBox内のファイルを分類し、機密性レベルに関連付けられたアクセスポリシーを適用することで指定した操作を禁止にするなどしてセキュリティを高めていく予定です。

さらに、今後大きな期待を寄せているのが、Box AIです。全社利用する生成AIチャットサービスの展開を間近に控えているものの、Box内のファイルに対してはBox AIを活用するほうが望ましいため、AIサービスごとにうまく棲み分けて活用方法を検討していきたいとします。

オンプレミス型のファイルサーバー、そして別のクラウドストレージからBoxへ移行を行い、内部不正再発防止につながるセキュリティ強化と、働き方改革につながる情報共有・コラボレーションの促進、さらにはBoxに情報を集約することで今後のビジネストランスフォーメーションにつながる情報基盤の礎を築いた鴻池運輸。費用面の問題からオンプレミスのファイルサーバーを乗り越えられない会社も未だ多く存在する中で、導入コストを凌駕するBox導入のメリットについて尋ねると、次のような答えが返ってきました。

「BoxはどのプランでもBox SignやBox Relay、Box AIが利用できます。また、Enterpriseプラン以上であればBox Hubsも利用できます。それを踏まえると、それぞれ単体のソリューションを導入する必要がなくなるため、全体として見るとコストを抑えられるのではないでしょうか」（髙山氏）

「データ活用やデータ分析は、情報が散在していると成り立ちません。Boxに社内情報を一気に集約できたことは、今後のデータ活用やデータ分析、そしてAIの活用につながる大きな成果です。例えば、安全品質の観点で、現場で撮影した写真をBoxに格納してAIで分析して安全性を数字化して改善の判断に使うなど、様々な活用が考えられます。業務の課題は現場が一番感じているはずなので、これからもBoxに情報をどんどん貯め、機能活用していけばいろいろな利用価値が生まれると思います。従業員自らが、 “ こんなこともできるのではないか ” と気づき、自発的に活用してくれることを期待しています」（佐藤氏）