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コンテンツ管理の重要性とは? CMSやECMの機能とメリット

 2022.09.27  Box Japan

「コンテンツ管理」という言葉に皆さんはどれだけピンとくるでしょうか?意識している、していないはあれども、いわゆるファイルやドキュメントといった「コンテンツ」の無い業務は存在しないと言われるほど、日々の業務にコンテンツはつきものであり、コンテンツ管理は企業にとって非常に重要な経営課題なのです。

そのコンテンツ管理にはルール整備や管理インフラの構築、それらを活かして業務を進める文化の醸成など、さまざまな課題があります。こうした課題を乗り越え、コンテンツ管理を最適化できれば、組織全体における業務効率化やリスク回避につながります。そこで本記事では、企業におけるコンテンツ管理の課題や重要性について詳しく解説していきます。

コンテンツ管理の重要性とは? CMSやECMの機能とメリット

コンテンツ管理とは

コンテンツ管理とは、Webサイトや販促媒体などで利用する画像や動画等の管理だけでなく、法定保存が必要な請求書や契約書といったもの、また、企画書やお客様への説明資料、研究開発のドキュメント等々、あらゆるファイルや文書、ドキュメントを管理することです。さまざまなデジタルデータを集約して一元管理することで、必要な情報に容易にアクセスでき効率が上がるだけでなく、管理ポイントも減らせセキュリティや情報ガバナンスも高められます

「情報」は、ヒト・モノ・カネと共に4大経営資源と言われ、企業にとって非常に重要度の高いアセットです。コンテンツ管理は歴史的にもいくつか種類があります。

デジタルデータを統合的に管理するシステムを「DAM(Digital Asset Management)」と呼びます。Webサイトの作成やWebサイトに載せるコンテンツ管理の「CMS(Content Management System)」や一般的に特定業務のコンテンツ管理の「ECM(Enterprise Content Management)」など、これらはコンテンツ管理に関するシステムとして以前より良く知られており、聞いたことのあるものも多いのではないでしょうか。こうしたシステムを導入し、動画や写真、テキストやカタログ、または業務プロセスに必要な情報、つまりコンテンツを適切に管理することで、業務効率の改善と労働生産性の向上につなげるのです。

続いては、コンテンツ管理において重要な役割を果たすCMSとECMのそれぞれの機能について、詳しく説明していきます。

コンテンツ管理システム(CMS)とは? 機能を紹介

コンテンツ管理システムは、Webサイトのデジタルコンテンツをまとめて管理できるツールです。「Content Management System(コンテンツマネジメントシステム)」の頭文字を略してCMSとも呼ばれています。この場合の「デジタルコンテンツ」とは以下のようなものを指します。

  • テキスト
  • 画像
  • 動画

種類によって異なりますが、CMSには基本的に以下の機能が備わっています。

  • Webサイトのコンテンツ作成や編集、公開、更新の機能
  • ユーザーの操作を管理する機能
  • マーケティングに役立つ機能

1つ目は「Webサイトのコンテンツ作成や公開が容易に行える機能」です。本来、HTMLやCSSなどのプログラミングコードを使用しなければ、Webサイトは作成できません。しかし、CMSを使うことでプログラミングコードを使用せずに専門知識無しでもWebサイトを作成できます。

2つ目は「ユーザーの操作を管理する機能」です。ユーザーがどのように操作したのかを記録したり、グループでWebサイトの作成を行えたりします。

3つ目は「マーケティングに役立つ機能」です。Webサイトを運営する上で必要な、アクセス解析の情報やお問い合わせフォームを設けることができます。

これらの機能は、あらゆる場面で役立たせることが可能です。例えば以下が挙げられます。

  • 社内のコンテンツを効率良く管理できる
  • Webサイトを簡単に作成、更新できる
  • デジタルマーケティング施策に有効である

エンタープライズコンテンツ管理(ECM)とは? 機能を紹介

エンタープライズコンテンツ管理は、社内で生まれるさまざまなデジタルコンテンツを統合管理できるツールです。「Enterprise Content Management(エンタープライスコンテンツマネジメント)」の頭文字を略してECMとも呼ばれています。
混同されるものに「文書管理システム」がありますが、相違点は対象となるコンテンツの数です。文書管理システムでは文書のみ対象になるのに対し、ECMでは以下のファイルが対象になります。

  • 動画
  • 画像
  • 文書

これらのデジタルコンテンツを必要に応じた方法で管理できます。例えば以下が挙げられます。

  • デジタルコンテンツの作成
  • デジタルコンテンツの共有、検索
  • デジタルコンテンツの保管、保存
  • デジタルコンテンツの破棄

また、それぞれのコンテンツに対して、版管理やメタデータの付与、セキュリティ面ではパスワードや閲覧権限を付与できます。そのため、情報漏えいに留意する必要がありません。デジタル化が進む傍らで人手不足が相次いでいる職場において、デジタルコンテンツの管理を少人数で行えるECMは大変重宝されます。

なお、ECMに関しては以下の記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

ECMの基本や文書管理システムとの違いは?

文書以外に画像・動画・音声といった多様なコンテンツを扱う企業にとって、文書管理システムだけでは対応しきれないニーズがあります。その課題を解決するECMとは何か?文書管理システムの違いやどんな効果があるのか、「ECMとは?その基本や文書管理システムとの違いを解説」では、その全容をご紹介します。

コンテンツ管理の重要性

DX時代ではコンテンツ管理の重要性はより高まっています。理由としては、コンテンツ管理をすることで業務の効率を上げられるからです。

数多の情報が混在しているDX下では「どの情報が古くて、どの情報が新しいのか分からない」「欲しい情報がなかなか見つからない」という問題が多発します。その際、莫大な情報を精査していると、実業務の時間が削られ、業務の効率を大幅に落としてしまうでしょう。
そのような状況に陥らないためにも、効率良くコンテンツを管理できる環境を整えることが重要です。

また、コンテンツ管理をすることによって、情報のサイロ化を防ぐこともできます。サイロ化とは、同じ企業内であるにもかかわらず、各部署やシステム同士で情報が一元化されていない状態を指します。

サイロ化による業務への支障には、以下の2つが挙げられます。

  • 生産性や効率の低下
  • 情報ガバナンスの低下

これらは企業レベルでの大きな課題です。その面からもコンテンツ管理の重要性は高いと言えます。

コンテンツ管理システムやサービスを導入するメリット

デジタル化が進むにつれ、テクノロジーの発達に比例し、企業が取り扱うデータやコンテンツの量は指数関数的に増大しています。また、コンテンツはデータと異なり、人間がその価値を直感的に理解できます。一方、属人化しやすいとも言え、膨大なコンテンツを適切に管理するためには、優れたコンテンツ管理システムの活用が不可欠です。コンテンツ管理システムを利用して、あらゆるデジタルデータを集中管理することで、セキュアな環境での情報共有や効率的なコラボレーションが可能になるでしょう。ここでは、コンテンツ管理システム(CMS)やエンタープライズコンテンツ管理(ECM)を導入することで得られるメリットについて解説します。

効率化により業務負担が軽減

業務を進める上で誰でも経験があるであろうことが、「資料が見つからない」「どれが最新か分からない」といったことです。それがOfficeドキュメントであろうが、PDFであろうが業務担当者は日々、多くのコンテンツを扱っています。管理を意識しないで資料を業務関係者に渡すと、最低でも渡した人の分だけコピーが作られます。そのコピーを各々が編集、更新されるのですから、どれが最新か分からなくなるのは当たり前です。また、その共有された資料を各部のファイルサーバーに保管すると、他からは見つけられません。こうしてコンテンツの亜種が発生し、個々がサイロ化してしまうのを、コンテンツ管理システムで解決します。一元的に管理し散在させないことで、資料を探す時間や手間を大幅に減らし、効率化できます。また、コンテンツ管理システムの版管理機能が常に最新版を表示し、迷うことなく業務を進められるのも大きなメリットです。こうして非効率な業務負担が軽減され、重要なコア業務に集中でき、働き方も変わります。

コンテンツ共有が効率化

コンテンツ管理システムではシステム上にコンテンツを保管、共有をするため、誰でもコンテンツの検索や再活用が可能になります。これにより、必要とする人が必要な時にコンテンツを共有できるようになり、コラボレーションと効率性が向上します。また、近年業務が社内のみで完結することは少なく、社外とのエコシステムで業務が成立していることも当たり前になっています。それゆえ、コンテンツ管理システムは社外ともコラボレーションできるクラウド型が必須となりました。

また、コンテンツを共有するということは、誰もが情報にアクセスできることを意味するため、セキュリティリスクを懸念する声も少なくありませんでした。しかし、多くのコンテンツ管理サービスはアクセス権限の設定機能を備えており、正しく設定することで強固なセキュリティ環境を構築できます。

ライセンス費用が減少

コンテンツ管理サービスはプレビュー機能を備えている製品が多くあります。例えば、PhotoshopやIllustratorなどで作成したファイルを開いて参照するためには、Adobe製品のライセンスが必要です。しかし、プレビュー機能があればファイルを開かずともデータを確認できるため、参照するだけの業務担当者にはPhotoshopやIllustratorなどのライセンスが不要になります。

また、プレビューはダウンロードの時間も要らないということも、業務スピードやダウンロードを待つ間の思考を止めないという違った業務メリットもあります。

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コンテンツ管理・共有時の課題

業務を効率的に進めるためには、組織内における円滑な情報共有やコラボレーションが欠かせません。コンテンツ管理を最適化することで、部門間やグループ間、企業を越えた業務関係者間の横断的な情報共有と共同作業が可能になり、組織全体にとどまらず、業務全体の生産性向上に寄与するでしょう。しかし、コンテンツ管理には運用・管理のルール整備や管理インフラの初期構築など、やるべきことがあるのも現実です。ここでは、コンテンツ管理・共有時の課題について解説します。

運用・管理のルール整備

コンテンツ管理を最適化する第一歩は、運用と管理における社内ルールの整備です。コンテンツ管理の目的は、膨大な経営情報を包括的かつ一元的に管理し、ガバナンスを効かせながら組織全体やエコシステムまで含んで共有することにより業務効率を高めることです。従業員がそれぞれの独自ルールで管理すると混乱を招き、かえって効率性や情報ガバナンスの低下につながります。したがって、フォルダの階層化や命名規則といったルールの規定が必須でしょう。フォルダの階層をどう設計するかにもノウハウがあります。例えば文書情報マネジメントの講習を受け、コンテンツ管理のコンサルティングサービスを利用し地力を付けることも紙の時代からDX時代になった今、とても有効です。

管理インフラの初期構築の作業

運用と管理のルールを定めたら、コンテンツ管理システムのユーザー設定やアクセス権限設定などが必要です。情報通信技術の発達に伴い、企業が取り扱うデータ量は日々増大し続けており、データ移行作業は膨大になります。システム管理部門は、この管理インフラの初期構築における膨大な作業を行う必要があり、本来の業務に支障をきたす可能性も否定できません。

稼働後の運用作業

コンテンツ管理システムの稼働後は、管理担当者がすべての作業を行うのではなく、データを扱う従業員各々が登録することになります。もちろん、ICTに知見が深い人材ばかりではないため、稼働初期は操作ミスやトラブルも発生するでしょう。システム稼働後も利用状況を確認したり、費用対効果を見直したりといった継続的な改善作業が発生します。社内勉強会を実施する、ガイドを作成しポイントやコツをいつでも参照できるようにするといった工夫も一般従業員から好評を得られている方法です。

DX時代のコンテンツ管理にはコンテンツクラウド

コンテンツ管理を成功させるためには、コンテンツクラウドをクラウド型のECMとして使用するのがおすすめです。その理由としては、以下の3つが挙げられます。

  • セキュリティやガバナンスが向上
  • 他のアプリやSaaSとAPIやコンテンツへのリンクで連携
  • コラボレーション機能により業務効率化

コンテンツクラウドにはセキュリティ面で輝く機能が多く搭載されており、代表的なものに「コンテンツセキュリティ」や「コンテンツごとのアクセス権限」が挙げられます。

コンテンツセキュリティについては、以下の記事もご覧ください。

今求められるセキュリティとは?全体像やツールも紹介

ゼロトラストはハイブリッドワーク時代のセキュリティ対策には必須とされています。「ゼロトラストとは? Boxのコンテンツセキュリティも徹底解説!」では、ゼロトラストの概念や必要とされる背景、セキュリティ全体像までわかりやすく解説します。

さらに、コンテンツクラウドは多くのアプリやSaaSと連携することが可能です。Boxだと約1500を超えるアプリと連携し、アプリ経由でも膨大なデータの安全な管理、活用に役立ちます。大手企業がリリースしているアプリから、業務アプリとして定番のアプリまで幅広く対応しているのもおすすめできるポイントです。また、コラボレーションの機能を使えば、社内外問わずコンテンツの同時編集をすることができます。

幅広いアプリケーションと連携!Boxのエコシステムソリューション

国内12,000社以上が利用するコンテンツクラウド「Box」は1,500以上の業務アプリと連携。日々の業務効率化を支援する「エコシステムソリューション集」をご覧ください。

まとめ

現代のビジネスにおいて、DXが目指すイノベーション創出等新たな市場価値を生み出すためには、膨大な業務データやコンテンツをいかに活用するかが重要です。紙からデジタルの時代になり、ファイルや画像、音声とあらゆるものが企業の経営資源、イノベーションの源泉となり、適切なデジタルコンテンツの管理が必須になったと言えます。

DX時代にこそ、あらためて企業のコンテンツに目を向け、業務効率化とリスク回避を確立するかという課題に立ち向かう必要があるのです。キーワードは「サイロ化の解消」で一元管理することです。コンテンツ管理のノウハウが不足しているようであれば、紙からデジタルに移った今なら、コンテンツクラウド導入の機会に、コンテンツ管理のコンサルティングも同時に検討するのも正解への近道かも知れません。

わかる!DXを推進するコンテンツハブ

DX成功のカギは業務コンテンツのサイロ化からの脱却にあります。 CIOやCDOが注目する「コンテンツハブ」のメリットを分かりやすく紹介します。

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