中堅・中小企業向けERPシステムの組み立て方〜APIを駆使してBox × 他SaaSツール連携で徹底利活用〜 [フライク様 発表事例] 　

中堅・中小企業向けERPシステムの組み立て方〜APIを駆使してBox × 他SaaSツール連携で徹底利活用〜

今年で創業4期目を迎える当社は、積極的にIT投資を行い、今では30ものITツールを導入しています。多くのツールを連携させて業務にあたる中で、その中心に据えたのはBoxでした。容量無制限で、社内外のメンバーとともにセキュアな環境でコンテンツを運用できることで、安心して日々の業務にあたることができます。Boxを中心にした総合業務システムをいかに構築してきたのか。中堅・中小企業が今すぐにでも始められる方法を紹介します。

株式会社フライク　代表取締役　大瀧 龍さん

あらゆる業務領域にITツールを活用し、事業運営の全体最適化を図る

当社の事業運営の大きな特徴が、ビジネスを推進する上で数多くのITツールを活用していることです。創業4期目となる現在（2022年10月）、ITツールへの投資額は売上高の約10％を占め、活用しているITツールの数は約30にのぼります。BoxもそんなITツールの1つですが、当社では単独利用するのでなく、ITツール同士を組み合わせることで、様々な業務フローの最適化を実現させているのです。

Boxは部門共通で全ての業務において利用されており、Boxを中心として他ツールとの連携を行なっています。Boxの利用目的は、ファイルの格納先、社内・社外とのコラボレーション、他システムとの双方向連携の大きく３つあり、社内の効率化に終わらずフライクと関わる全ての関係者の生産性の向上にBoxが寄与しています。

Box＋αでマーケティング＆セールス領域の生産性を大幅に向上

例えば、マーケティングツール「HubSpot」と連携させ、ホワイトペーパーなどのダウンロード状況や閲覧数などの管理の効率化を実現しました。また、SFAツール「Salesforce」を連携させることで、Salesforceで作成した見積書や発注書などを自動でBoxに格納する仕組みを構築。セールス業務の生産性向上を図っています。具体的には、Salesforceの画面にBoxの画面を埋め込む形で運用しています。しかし、画面を連携するだけでは、Box上で作成するフォルダ構成が作成者によってバラバラになってしまったり、ファイルをコピーする手間がかかるという課題が生じます。そこで、雛形フォルダをBox内に設定し、Salesforceから顧客フォルダを作る際に、自動的にフォルダが生成されるようにしています。実際のフォルダ作成方法は次の通りです。
　まず雛形フォルダの定義をBox上に設定します。そして、Salesforce上にオリジナルで設けた「Box雛形フォルダ自動生成」ボタンをクリック。すると先に指定した雛形フォルダが自動的にコピーされ、BoxとSalesforceの双方向連携が完了するのです。
　なお、 Salesforceのファイルストレージを使わず、Boxでファイルを一元管理しているのは、容量が無制限なことと、組織が成長した際、Salesforceのライセンスを全メンバーに付与せずに、メンバーがデータを参照できる環境を構築できるからです。

Box＆Salesforce連携に、freeeをプラスしてバックオフィス業務も効率化！

さらに、BoxとSalesforceに、会計ソフト「freee」を連携させることで、バックオフィス業務の効率化にも成功しています。
　請求業務を例に説明すると、まず、先に紹介した仕組みにより、Salesforceで請求書を作成すると、自動的にBoxに格納。そして、Boxに格納された請求書は、請求一覧画面から選択することで、Gmail経由で取引先に送信できるようになっていて、ペーパーレス化が実現しています。さらに、Salesforce上の取引先情報とBoxに保管されている請求書データのURLも、自動的にfreeeに反映されるのです。
　今回紹介した仕組みは当社が構築した仕組みのほんの一部ですが、Boxを複数のSaaSと連携させれば、中小企業向けの統合業務システムになるということがお分かりいただけたと思います。
　さて、今後、Boxを活用して実現したいことはたくさんあります。例えば、扱う情報量が膨大になるHR管理とプロジェクト管理において、不要になったデータを消去する処理などを自動化していきたいと考えています。

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記載されている数字や登壇者の肩書きは2022年10月20日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。