Boxで思い出をアーカイブ効率化だけじゃない！カスタマーの思いをデータに ［イシクラ様 発表事例］

Boxで思い出をアーカイブ効率化だけじゃない！カスタマーの思いをデータに――

卒業アルバムメーカーである当社は、そこから大きく進んで、学校生活全ての思い出をアーカイブしてお客様に届ける事業に乗り出しました。思い出をアーカイブするためには、生徒、保護者、先生が持つ膨大なデータ、すなわち「思い出」をスムーズに収集し、編集、保管する必要があります。膨大なデータの整理、管理等の複雑な作業を、Boxを活用することによっていかに成し遂げたのかを紹介します。

株式会社イシクラ　本社管理部 開発課 課長　内田 駿輝さん

「卒業アルバムメーカー」から「思い出アーカイブ企業」へ

　創業から80年以上に渡り、卒業アルバムの制作を行ってきた当社では、自社を「思い出アーカイブ企業」と再定義しました。よりよい思い出の届け方を実現するべく、学校生活すべての思い出をアーカイブし、新たな商品・サービス提供につなげる取り組みを進めています。アーカイブするものは、学校生活に関するものであれば、種類は問いません。ですので、画像に限らず、動画や文章なども含まれます。そして、プロの手によるものだけでなく、生徒や保護者が撮影・作成したものも対象になります。
　しかし、そうなるとデータの収集が非常に煩雑になります。そこで、当社ではBoxを活用し、効率的にデータを収集する仕組みを構築。問題の解決に役立てています。

Box Relayで“思い出アーカイブ”データの仕分けを自動化

アーカイブしていくデータは、年度別に保管しますが、その仕分けをBox Relayで自動化しています。
　例えば、外部カメラマンが、データを収めるための「出稿フォルダ」にデータをアップロードします。そして、当社スタッフが出稿フォルダから、データをダウンロードすると、それがトリガーとなり、Box Relayが働き、自動で年度別フォルダにデータが格納されるのです。なお、Box Relayによるフローは当社の全フォルダに設定しているので、アーカイブを目的としていない、一時的に利用するためのデータも利用が終わると自動的に移動されます。むやみに人の手をかけずに、アーカイブ化を支える環境を構築しているのです。
　また、これまで生徒や保護者からデータを回収する方法は、統一された運用方法がありませんでした。そこでBoxのファイルリクエストを活用して、画像回収を受け付けることで、セキュリティを担保しながら、アップロード期間を限定してデータ収集ができるようになりました。
　数多くの方がアクセスできる仕組みだからこそ、セキュリティには十分配慮する必要がありますが、ユーザーのアクセス権限を細かく定めることで対応しています。

ファイルリクエストの活用で新たなコンテンツも誕生！

Boxの運用は2022年4月からスタートしましたが、同年9月には1,903校の取引先の内、1,107校が活用するに至っています。Boxにアップロードされた写真点数は、現時点でおよそ80万点。今後運用が進んでいくと、写真点数が増えていくのは確実です。利用を開始してまだ半年程度ですが、弊社の中でも日々Boxの存在感が強まっています。
　そして、生徒からファイルリクエストでデータを収集する仕組みは、既に稼働しています。800回相当のDVD等の物理的メディアでの受け渡しが削減されただけでなく、これまでプロカメラマンには撮れなかったような写真が一括で回収できるようになったことで、新しいコンテンツを提供できる可能性が広がったのは大きな成果です。
　例えば、従来は卒業アルバムでカバーできなかった部活動に特化した商品の開発などにつながっています。

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記載されている数字や登壇者の肩書きは2022年10月20日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。