Box AIを活用した、Microsoft CopilotとPower Automateによる業務効率化
プロテリアルは1956年に設立し、現在では国内外に48の連結子会社を持つグローバル企業です。従業員数は約1万9,000名で、Boxについては約1万ユーザーが利用しています。
私たちがご紹介するのは、Box AI、Microsoft Copilot、Microsoft Power Automate の社内における活用事例です。実際の業務効率化や自動化の取り組みを通じて得られた効果や工夫をわかりやすく解説し、導入のヒントをお届けします。
情報システム本部 企画部 インフラグループ 主任 石堂 博士⽒
AIと自動化を両輪に、業務効率化を推進
私たちは「AI」と「自動化」という2つのキーワードを社内の業務改善の鍵として、Box AI、Microsoft Copilot、Microsoft Power Automateの3つのツールを活用しています。利用中のライセンスは、BoxはEnterpriseプラン、Microsoftは365 E3になります。
これらのツールを選定した理由は、すべてアップグレード不要の既存のライセンス内で利用可能だったことです。追加コストをかけずに導入できる点が大きなポイントでした。さらに業務効率化やAI活用の推進という観点からも非常に親和性の高いツールだったので、Box AIは2025年2月からEnterpriseプランでも利用可能になったことに伴いPoCを開始。CopilotとPower Automateは自動化推進のため従来より利用していました。
各ツールの特徴を整理すると……
Box AI：
契約書や議事録などの文書処理の効率化に貢献しています。また、ファイル容量が無制限という利点もあります。
Copilot：
自然言語での業務支援が可能で、Microsoft Office製品と連携しながらWordやPowerPointによるレポート作成、Excelの関数提案などに活用できます。
Power Automate：
繰り返し作業の自動化に強みがあります。Boxを含むさまざまなサービスと連携しながら、自動通知やデータ処理など、一連の作業の一部もしくは大部分を自動化・効率化することができます。
これらのツールを組み合わせることで、業務全体の生産性を大きく向上させることができるのです。例えば、議事録の作成や資料の確認・分析、アイデア出しなどこれまで時間がかかっていた作業をAI（Box AI・Copilot）が支援することで、誰でも簡単に、そして迅速に対応できるようになりました。また、Box Notesでは、Box AI for Notesを活用してイベントの企画や手順書の作成などを行っています。
Power Automateは、BoxやOutlook、Teams、Excelなどのサービスと連携して、業務プロセスを自動化することができます。具体的な活用例としては、OutlookやTeamsでの通知の自動送信により、通知の遅延や漏れを防いだり、Boxフォルダにアップロードされたファイルの保存や移動、リネームを自動化することで、作業の正確性とスピードの向上に役立っています。さらに、Excelデータの転記や計算を自動化することで、手作業によるミスの削減にも繋がります。
AIと自動化で変わる日常業務の具体事例
次に、実際の活用事例を3つご紹介します。
CASE 1：Box AIとCopilot を活用した多言語ドキュメントの翻訳と要約
従来は翻訳ツールや専門知識が必要でしたが、AIに指示するだけで即時に翻訳と要約が可能になり、確認作業の時間を従来の約50%へと大幅に短縮できました。
CASE 2：Box AIとCopilot による議事録の生成
従来は議事録のメモ整理や要点抽出に時間がかかっていましたが、AIが要点を自動で整理してくれるため、レビューの手間を減らすことができました。また、フォーマットに合わせた議事録作成も可能なため、作業時間を約70%削減できました。
CASE 3：Power Automateによる書類申請・提出業務の自動化
従来はBoxにファイルリクエストでファイルがアップロードされた後、担当者が手動で受領通知を送ったり、ファイル名を変更・移動していました。これには通知漏れやファイルのリネームミス、移動漏れのリスクがありました。Power AutomateとBox Relayを組み合わせることで通知、ファイル操作、データ処理のすべてを自動化し、作業の正確性とスピードが大幅に向上、その結果、作業工程を約70%削減することができました。
CASE1~3の利用実績により、以下のような定量的な効果も出てきています。
まず1つ目に、2025年6月にBox AIの全社利用を開始した後、社内説明会を実施したことで、7月には利用回数が前月比1.7倍に増加しました。当社では、Box AIを利用することで、検索エンジンでの検索と比べて、約3分／回の検索時間短縮を見込んでおりますので、業務時間の大幅短縮ができたと想定しています。
また、Power Automateにより組織内では1,956本（2025年8月現在）の自動化フローが稼働していますが、その中の約3本に1本がBox管理の自動化フローとなります。これにより、Box関連業務だけでも122.3時間／月の時短効果が得られることが想定され、今後さらに活用が進めば全体的な生産性向上が期待できます。
スムーズな社内展開と定着を支えるサポート・支援体制
このような実績を出すためには、現場にスムーズに受け入れてもらうためのいくつかの工夫を重ねました。
まず、導入時には小規模なPoCからスタートし、現場の声を素早く反映するようにしました。また、利用目的や操作方法を丁寧に説明し、安心して使える環境を整備しました。操作手順や注意点は図解付きの資料にまとめ、段階的に勉強会を開催し、いつでもユーザー自身で学べる環境を整備しています。
上記4つのポイントに沿って、Power Automate利用促進にあたっては3つのサポート手段を提供しています。
- Copilotによるフロー作成や関数式・エラーの修正の実施
- ドキュメント・動画による豊富な事例・TIPSの紹介
- 問い合わせ窓口の設置。TeamsやBox Formsを活用し、即時相談できる仕組みを整備
これによりユーザーがストレスなく業務自動化に注力できるようにしています。
また、社内への展開ステップも、5つのフェーズにわけて進めました。
ステップ1：適応領域の選定
業務の棚卸を行い、AIや自動化の適用領域を選定しました。
ステップ2：効果検証・反映
PoCで効果を検証し、結果をプロセスに反映しました。
ステップ3：資料の整備
教育プログラムやマニュアルを整備しました。
ステップ4：勉強会の実施
定期的な勉強会を実施し知識の共有と、スキル向上に努めました。
ステップ5：勉強会の実施
全社展開の中でフィードバックを収集し、ナレッジとして蓄積しました。
上記のうち、ステップ3〜5に関しては繰り返し行うことで資料や勉強会の内容をブラッシュアップしています。
さらに、導入を進めていく上で、セキュリティとガバナンスには特に重点的に配慮しました。BoxとMicrosoftを連携させることで、アカウントを一元的に管理し、セキュリティを強化しています。データ分類やアクセス制御も社内ポリシーに準拠しており、ログ管理によって利用状況の可視化も実現しています。これにより、安心してAIや自動化を活用できる環境を整えています。
最後に、今後の展望と応用可能性については、以下の3つを考えています。
- Box Copilot Connectorを用いてMicrosoft Copilotと連携し、Box内のコンテンツをより効果的に活用することに注力
- Box AIエージェントを活用し、コンテンツの検索や分析支援を強化
- Microsoft Copilot Studioを活用したカスタム支援機能を開発・展開することで、ユーザーのニーズに即した柔軟な対応を取っていく
このように、AIと自動化は現場の業務改善に直結する非常に強力なツールです。小さな改善を積み重ねることで、大きな成果に繋がります。まずはできるところから始めてみることが成功への第一歩になるはずです。
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