ファイルサーバーとSharePointからデータ移行！コンテンツをBoxで一元管理し、“ファイルが見つからない”を解決

パナソニック コネクトは、代表取締役 執行役員 プレジデント 樋口泰行氏の「組織文化が健全でなければ、組織能力も活かせず、素晴らしい戦略も実行できない」という強い思いを背景に、事業変革だけでなく、「カルチャー＆マインド改革」と呼ぶ風土改革を企業改革の重点施策として位置づけ、「DEI（Diversity, Equity & Inclusion）」「働き方改革」「コンプライアンス遵守」を積極的に推進しています。この中で「働き方改革」においては「多様で柔軟な働き方の実現」と「従業員一人ひとりの生産性向上」を目的に掲げ、役員個室廃止やフリーアドレス化、フォーマリティ排除、内向き仕事の削減、ジョブ型人事制度、オールシーズン休暇、チャレンジホリデー、Living Anywhere制度、Work Anywhere制度、週N日勤務制度といったさまざまな制度を導入してきました。また、こうした取り組みに併せて、同社のIT・デジタル推進本部では、新しい働き方を支えるITインフラの変革を着実に進めてきました。

「2017年に樋口が就任した当時は、オンプレミス版のOffice 365を使っていました。その後、2019年にTeamsのみクラウド版の利用を開始しましたが、直後の新型コロナウイルス緊急事態宣言によりVPNがパンクし、イントラに一切つながらなくなる事態が発生しました。これを契機に全面的なクラウドシフトを進め、2020年にクラウド版のOffice 365（現在のMicrosoft 365）、2021年にセキュリティ強化のためのゼロトラストネットワークソリューション、2022年にIDaaSのOkta、DWHサービスのsnowflake、BIツールのTableauなどを矢継ぎ早に社内展開しました。同年にはサプライチェーンソリューションを提供する米BlueYonderをM&Aしたこと受け、クラウドネイティブな開発環境の構築に着手し、2023年にはGitHubやJiraなどを導入。また、自社向けAIアシスタントのConnectAIやChatGPTなどもいち早く取り入れ、国内従業員約1万2,000人で活用を開始しました。現在はTeamcenter XやSAP HANAなどを導入し、基幹システムのクラウド化を進めています」（IT・デジタル推進本部 サイバーセキュリティ部 シニアマネージャー 兼 エバンジェリスト藤井宏之氏）

こうした一連のクラウドシフトを進める中で、IT・デジタル推進本部が2022年に社内展開したのが、Boxです。その目的は、クラウドサービスが増えたことで現場に生じていた混乱−−「目的のファイルがなかなか見つからない」という従業員の日常の困り事を解消することでした。

「以前はファイルの保存先がオンプレミスのファイルサーバーのみだったのですが、クラウドサービスの利用が増えるにつれて、探す場所が多くなったことが原因です。そこで、オンプレミスのファイルサーバーからBoxにデータを移行し、コンテンツを一元管理することで、SalesforceやOffice 365などさまざまなサービスやツールを使っていてもBoxだけを検索すれば済むようにしました」（藤井氏）

Boxへの移行にはコスト面での課題も影響していました。以前のオンプレミスのファイルサーバーは、フリーアドレスによるペーパーレス化やデータの動画化・大容量化により、毎月17TBずつ容量が増加。このまま使い続けると2024年には2020年度比でコストが2.5倍になるという試算が出ていたため、2020年の導入時にイニシャルコストは発生するものの、将来的なコスト上昇を抑えられる容量無制限のBoxに切り替えることにしたのです。そしてオンプレミスのファイルサーバーの保守サポート終了に合わせて段階的にBoxへのデータ移行を開始し、2020年度には133TB、2025年度には470TBの移行を完了しました。

「想定外だったSharePoint Onlineの容量枯渇に対応できたこともBox導入の大きな効果でした。Office 365導入から約5年で、2024年度には無償容量を使い切ってしまったため、SharePoint Onlineの160TBもBoxへ移行しました」（藤井氏）

2025年6月現在、Boxには1.4PBのデータが保存され、国内従業員約1万2,000名が日常業務に利用しています。

「Boxの管理画面でファイルの内訳を確認するとOfficeファイルの割合は意外と少なく、PDFも含めても全体の2割に満たない一方で、画像や動画、ログ、CSV、アーカイブなどが全体の4分の3以上を占めています。今後さらに高解像度化が進み、データ容量は増加していくと考えられるため、早い段階でBoxに移行して本当に良かったと感じています」（藤井氏）

Boxのフォルダ構成は、システム管理者のみが扱える第1階層に、社内共有用の「Internal（社内フォルダ）」、社外共有用の「External（社外フォルダ）」、社内共有用の「Personal（個人フォルダ）」の3つを作成。それぞれの第2階層目はワークフロー申請に基づきフォルダ作成を可能とし、第3階層目は誰でも自由にファイル、フォルダの作成ができるようにしています。

「アクセス権限の棚卸しはInternal（社内フォルダ）内の2階層目は年2回、External（社外フォルダ）の2階層目は年4回実施しています。これは以前のオンプレミスのファイルサーバーやTeamsの外部共有と同じセキュリティレベルです。つまり、ツールは変わっても、セキュリティポリシーは統一しています」（藤井氏）

BoxとTeamsの役割分担については、「ストック情報（コンテンツ管理）はBox」、「フロー情報（コミュニケーション）はTeams」と明確に棲み分けて運用しています。また、現在はパナソニックグループ全体でBoxを導入していないため、グループ内のやりとりに関してはSharePoint Onlineを利用しています。

Boxを導入した効果は、さまざまな面で現れています。従業員からは「ようやくVPNから解放された」「データ容量を気にしなくていいのが嬉しい」「Box AIによるドキュメントの要約・翻訳が便利」という声が上がっています。また、グローバル企業ではOffice 365の利用をシングルテナントで統一することが推奨されますが、実際には難しいケースもあります。パナソニックでも欧州、北米、アジアと地域ごとにテナントを分けているため、Teamsでのファイル共有は「共有チャネル」を利用せざるを得ないなど、グループチャットでの共有は制限されていました。その点、Box導入後は、テナントが異なるTeamsのグループチャットでファイル共有が可能になったことも従業員に好評です。

「今後データ容量はますます増加していきますが、不要データの削除を依頼しても責任を持てないと誰も消しません。また、IT部門のサーバー管理者は減少し、採用も難しくなることが予想されます。この2点を考えると、オンプレミスのファイルサーバーからBoxへ移行することには大きな価値があります。」（藤井氏）

「働き方改革」において全従業員の働く環境を整備する取り組みがひととおり完了した今、IT・デジタル推進本部ではテクノロジーの活用で特定の職能を劇的に効率化させる「働き方DX」に着手しています。たとえばR&D部門においては「クラウド利用のリードタイムが長い」「クラウドにおけるソフトウェア開発が自由に行えない」という現場の課題を解決するために、「脱イントラ」や「独自の行動基準（BCG）の定義」、「Microsoft 365 E5によるリスクのスコアリング」などを導入することで、ストレスないモダンな開発環境を実現。その結果、開発者からは「とにかく開発が邪魔されない」「サクサク動く」「ビルト時間が大幅に短縮した」といった声が上がり、開発効率は約30%向上しました。

また、人事部門では、入社前履歴書などの一般人個人情報（C-P）の扱いが日常的に増えてきたことを受け、従来のように物理セキュリティだけで管理するのではなく、重要データにラベルを付けて暗号化し、情報漏えいが起きても参照できない仕組みにしました。この結果、従来はオンプレミスのファイルサーバーにしか保存できなかった一般人個人情報（C-P）をメール添付（PPAP）ではなく、TeamsやBoxでやりとりできるようになり、採用担当者からは「メール誤送信の心配がなくなった」「安心感が増えた」「関係部門とのやりとりが効率化し、約100時間／年の削減につながった」という声が上がっています。

「パナソニック コネクトは、今日より明日、明日より明後日が、よりよい未来になるよう、『現場の声』を大切に、全員が主体となって、「カルチャー＆マインド改革」を愚直に推進し続けます」

ホームページに記載されたこの文章からもわかるように、Boxの導入を含む一連のITインフラ改革や、新たな「働き方DX」の取り組みにおいて、同社の特徴として際立つのは、働く仲間一人ひとりの声を大切にしている点です。

「『ノミの天井』という言葉があります。ノミは本来、20センチほど跳び上がることができると言われていますが、コップに入れて蓋をしておくと、その後蓋を外しても、もう20センチは跳べなくなってしまうそうです。この話は、自分で限界を決めてしまう人の姿をよく表しています。弊社にも、会社の常識やセキュリティルールといった“見えない壁”があり、『自分たちでできない』と思い込んでしまっていることが少なからずありました。しかし、同じコップの中に別のノミを入れると、不思議なことに、最初のノミも再び高く跳べるようになるといいます。元々いる社員はもちろんですが、特に近年増加するキャリア採用の社員たちが『これはおかしい』と指摘してくれることで、新たな気づきが生まれます。つまり、より高く跳ぼうとする人が周囲にいて、その声を大切にすれば、組織全体はどんどん飛躍できるのです」（藤井氏）