Boxで「次世代コンテンツ基盤」を構築！単なる情報集約＆情報共有に留まらず、生成AIを用いた真のデータ利活用を目指す

東京センチュリーは2027年までの中期経営計画において「自らを変革し、変化を創造する企業グループへ」という強い意志を「X （Transformation）」という言葉に込め、4つの「X」を総称した「TCX=TC Transformation」を基本方針として掲げています。「ポートフォリオTransformation（PX）」「グリーンTransformation（GX）」「人材・組織Transformation（HRX）」と並んで重要な柱の1つに位置づけられる「デジタルTransformation（DX）」においては、事業分野の枠組みを超えて全社的にDXを推進する「DXタスクフォース」を立ち上げ、デジタル技術を活用してお客様への提供価値を高めること（攻めのDX）、社内の業務プロセスを効率化して生産性を向上させること（守りのDX）を目指しています。

こうしたDXへの取り組みを進める中で、同社のIT推進部で現在進めているのがBoxの全社展開プロジェクトです。49名のメンバーから成るIT推進部にはさまざまなグループが存在しますが、その中で主にシステム共通機能を担当する基盤グループと運用グループが中心となってプロジェクトを進めています。

「Boxの全社展開は、まさに守りのDX、そして将来的には攻めのDXにもつながる重要な取り組みとして位置づけています」（IT推進部・IT 推進部長 檀ノ原浩氏）

IT推進部でBoxの全社展開を決断したのは、社内におけるコンンテンツ、いわゆる非構造化データの作成・活用・共有・保管といった一連のプロセスにおいて多種多様なシステムが混在し、情報のサイロ化が進行しているからです。ファイルの保存場所に関しては、全社共通媒体として提供されるファイルサーバーに加えてGoogle ChatやCBESなどが存在するほか、一部部門・利用者はBoxやGoogle Drive、個人PCドライブ、USBメモリを利用するなど保存場所が分散されています。さらに、社内外とのファイル共有は、GmailやGoogle Chat、HENNGE Secure Transfer、LumApps、Google Sites、USBメモリ、そして一部部署ではBoxを利用することから、どこに最新の情報があるのか、誰がアクセス権を持っているのかといった管理が非常に煩雑となっています。さらに、紙の書類も多く残っており、ペーパーレス化も課題の1つとして存在します。

「このようにコンテンツの保管場所が散在し、情報共有手段が乱立・分断していることから、情報の検索性の低さ、さらにセキュリティリスクといった課題が顕在化しています。こうした課題を解決するためにはファイルの一元管理が可能なプラットフォームの構築が急務であると考え、社内外とのファイル共有やコラボレーションをより高度化し、単なるファイルサーバーからの脱却を目指すことにしました。生産性向上を図るために、生成AIの活用やモバイル環境での活用などによって利便性を向上させるとともに、データの保管先を国内に固定し、データ漏えい対策とガバナンス強化をするという方針を固めました」（檀ノ原氏）

そして利便性の向上とセキュリティの向上、この相反する課題解決と方針実現のソリューションとして数ある製品の中からBoxを選定したのです。

Boxの全社展開プロジェクトでは、具体的にどのような活用戦略を描いているのか。まずIT推進部が目指すのは、従来のファイルサーバーの置き換えです。これまで同社は全社共通のファイルサーバーとしてNASを利用してきましたが、「コスト・業務継続性」「情報セキュリティ・ガバナンス」「生産性・業務継続」「イノベーション・俊敏性」といった観点からNASの継続利用に限界を感じていました。そこでファイルを一元管理するプラットフォームとしてBoxを全社展開し、社内データの統合管理を行うことで、これまでの課題を根本から解決していきます。

「コスト・業務継続性」の面では、従来のNASではストレージ容量が逼迫するたびに増設やリプレースが必要となり、その都度多大なコストと移行作業の工数が発生していました。それに対して、Boxは容量無制限なのが大きなメリットです。

「ストレージ容量の枯渇対応、およびハードウェアのEOSL対応から解放されます。コンテンツをBoxに一元化し、運用フローを統一することで、IT部門だけではなく、各業務ラインの工数削減にもつながると期待しています」（檀ノ原氏）

「情報セキュリティ・ガバナンス」の面では、データ保管場所を日本国内に限定したいというニーズ、PCやUSBメモリからの情報漏えいリスクへの対応強化、巧妙化するランサムウェアへの対策、そして文書のライフサイクル管理や監査対応の効率化といった課題解決に、Boxのさまざまな機能が役立ちます。

「Box Zonesでデータ保管場所を日本国内に限定したり、Box Shieldのスマートアクセスや脅威検出機能で情報漏洩や内部不正、マルウェア感染を防いだり、Box Governanceでリテンションポリシーを設定し、文書の年限管理を行ったりすることができます。また、Boxのレポート機能を活用すれば、アクセスログの監査も容易になります」（檀ノ原氏）

「生産性・業務効率」の面では、ファイルの検索性向上やペーパーレス化の推進、そして生成AIの利活用を図るためにBoxを活用していきます。

「肝心のデータが社内に分散していては生成AIの効果が最大限に発揮されません。Boxでコンテンツを一元管理すれば検索性が格段に向上し、Box AIやBox Hubsを用いた文章の要約や分析、必要な情報へのナビゲーションなどが可能になり、さらなる生産性向上が期待できます。さらにBox SignやBox Relayといった機能を活用すれば、契約業務の電子化や監視ワークフローの構築も容易になり、業務効率化に大きく貢献できると踏んでいます」（檀ノ原氏）

IT推進部ではBoxの全社展開にあたり、それまで一部の部署で利用していたBusiness Plusプランではなく、Enterprise Plusプランへアップグレードを行いました。

「課題解決のためには、Enterprise Plusプランに含まれるBox Shield、Box AI、Box Governance、Box Zonesの機能が必要だからです。Business Plusプランのまま機能を段階的に追加することも検討しましたが、Boxの機能を最大限に活用し、当社のDXをいち早く推進する戦略的なコンテンツ基盤を構築することを選択しました」（檀ノ原氏）

こうした「次世代コンテンツ基盤」の構想を踏まえ、IT推進部では2025年9月からBoxの全社展開を開始し、日々の業務で利用するあらゆるコンテンツを集約して安全に保管し、迅速かつ効果的な社内外の情報共有を行っていきます。

「メール添付によるファイル共有をなくし、Box上でのセキュアで効率的な情報共有を基本にします。そして、ExcelマクロファイルやAccessデータベースといったマイクロアプリケーションはローコード開発ツールでシステム開発することで、将来的にはすべてのファイルをBoxで一元化していく予定です」（檀ノ原氏）

そして2026年度以降は、システム間の連携ニーズの増加に対応し、生成AIや分析基盤といった今後の新技術の土台となるBoxを用いてデータ活用の高度化を実現していく考えです。

「Box AIをはじめとする生成AIを活用してコンテンツ分析や新たな知見の発見を促進し、単なる情報共有にとどまらない真のデータ利活用を目指しています。そして、この次世代コンテンツ基盤が今後の弊社のDXを支える重要な土台になると考えています」（檀ノ原氏）
　2025年8月からAI化処理に最適化された新しい「Surface Copilot+ PC」へ順次入れ替え、2025年9月からBoxの全社展開を開始。2026年度以降に、Box RelayなどのBox活用の高度化、Box AI、Box Hubsの利用促進を進めるとともに、コミュニケーションツールをGoogle WorkspaceからMicrosoft 365へ移行し、BoxとMicrosoft製品群とのシームレスな連携を実現。AIの能力を最大限に活用可能な環境を整え、データ活用の高度化に向けて3つの施策を実施していきます。

1つ目は「Box連携による社内ポータル検索とサポート機能の強化」です。SharePointで作成したポータルのコンテンツ保管先をBoxに設定することで、Boxの強力な検索機能をフル活用。また、Box Hubsを利用してよくある質問への回答や簡易的なチャットボットによるサポート機能を提供することで、社員からの問い合わせ対応を効率化し、利便性の向上を図っていきます。

2つ目は「BoxとMicrosoft 365 Copilot連携による生成AI活用の高度化」です。Boxに集約した社内の膨大なコンテンツと、Copilotが得意とするカレンダー情報、メール、Web会議の議事録などを連携させることで、あらゆる情報を生成AIのリソースとして活用可能に。業務に必要な情報を迅速かつ的確に抽出し、分析・活用することで、意思決定のスピードアップや作業効率の大幅な向上につなげていきます。

3つ目は「ファイル共有とワークフローを組み合わせた社外連携業務の高度化」です。Box Relayの機能を活用することで、社外の取引とのファイル共有をトリガーとした簡易的なワークフローを短期間かつ低コストで構築し、従来メールや電話で行っていたような煩雑なやりとりを自動化しコラボレーションを加速させていきます。

Box AIとMicrosoft 365 Copilotは、それぞれが得意とするデータソースや利用シーンに応じて適材適所で活用していくことで棲み分け、全社的な生産性向上につなげていく考えです。

「Box AIは、Box上のコンテンツをデータソースとして文書の要約や複数文書によるアイデア出し、表記ゆれのチェックといった、全従業員が汎用的に利用できるナレッジ活用ツールとしての役割を期待しています。一方、Microsoft 365 Copilotは、Teams会議の要約や社内情報を活用したプレゼンテーション資料の生成などの用途に使っていきます」（檀ノ原氏）

どんなに素晴らしいシステムを導入しても、それが従業員にきちんと使われ、業務の中で活用されなければ宝の持ち腐れになってしまうことから、IT推進部ではBoxの定着化と利用促進にも注力しています。定着化の面では、利用者向けの支援体制の整備を不可欠と捉え、既存のヘルプデスクやサポートサイトを通じてBoxの基本的な使い方から応用的な活用方法まで従業員がいつでも気軽に質問したり、情報を得られたりする環境を整えていきます。また、eラーニングや定期的なセミナー、ワークショップなどを通じて継続的に利用方法や成功事例を発信し、利用初期のハレーションを抑制し、スムーズな移行を支援していきます。

利活用推進の面では、各事業部にBox活用のアンバサダーを任命し、それぞれの現場のニーズに合った主体的な活用を促進。さらに「デジタル活用成果展」と名づけたバーチャルな事例成果展で各部署の優れたBox活用事例を全社共有してDXに関するナレッジを社内に蓄積するほか、優れた取り組みに対しては「TC Award」という表彰制度を設けて従業員のモチベーション向上につなげていきます。

この一大プロジェクトを成功へ導くには、自社の力だけでは成し遂げられないと考えることから、IT推進部ではBox Consultingを積極的に活用し、Boxに精通したコンサルタントにニーズ分析から課題解決まで幅広く支援してもらっています。

「Boxはパワフルな機能が満載なので、それぞれの機能をどのように活用すべきか。ファイルサーバーからの移行方式はどれにすべきか。ほかのシステムとの連携や棲み分けはどうするか。さらには、ほかのIT基盤高度化プロジェクトとの連携まで、課題は山積みです。Box Consulting には、Box製品に関する専門的な知見にとどまらず、IT基盤全体の最適化まで含めたご相談に乗っていただいており、大変心強く感じています。Boxを単なるクラウドストレージではなく、社内外とのコラボレーションを促進し、AIを始めとする最新技術活用のための次世代コンテンツ基盤と位置づけ、今後も積極的にその価値を追求していきます」（檀ノ原氏）