「Box活用コンテスト」で加速する社内のBox活用
[日本ユニシス様発表事例]

Box Customer Award Japan 2021にて、日本ユニシス株式会社様に発表いただいた活用事例をお届けします。
部署ごとでBoxの活用状況に差が出ているという課題から、全社導入後1年半経過したところで「Box活用コンテスト」を実施しました。コンテストでは、Boxの活用例を全社から募集し、表彰を行いました。

本セクションでは、「Box活用コンテスト」の開催と受賞したBox活用事例の中から、幾つかピックアップしてご紹介します。また、現在の弊社の利用推進や利用状況についてもご紹介いたします。

日本ユニシス株式会社　情報システムサービス部企画室企画一課　樋口 洋子さん
日本ユニシス株式会社　情報システムサービス部企画室企画一課　寺迫 瞳さん

Boxの活用度を全社的に高める施策として「Box活用コンテスト」を開催

Boxの全社試行開始から1年後に利用状況に関するアンケートを実施しました。それにより、業務に沿ってBoxを使いこなしている部門と、ただのファイルサーバーとしてしか使っていない部門があり、活用度に大きな差があることが明らかになったのです。

全社的により便利にBoxを使ってもらうための手段の1つとして、Box活用コンテストの開催を決定しました。Box活用コンテストとは、部門におけるBoxの活用事例を募集し、表彰という形で社内に発信。Box活用のヒントを他部門にも知ってもらうことで、より便利にBoxを使っていただくことが狙いでした。

コンテストを開催した結果、7部門から応募があり、どれも素晴らしい活用事例であったため、結果として7部門すべてを表彰することになりました。今回はBox社特別賞とコラボレーション賞を獲った2つの事例をご紹介します。

Box RelayとExcel Online活用で作業時間を大幅に短縮

Box社特別賞は「Box Relayを活用したモバイルPC持出申請承認の効率化」。PCを社外に持ち出す際の承認作業をBox Relayで行った事例です。まず、社員が専用のツールでPCをスキャンし、結果を証跡ファイルとしてエクスポート。このファイルを所定フォルダにアップすると、自動的にBoxの承認タスクが作成され、上司に承認依頼メールを送信し、承認すると証跡ファイルが承認済みフォルダに移動する仕組みです。これにより承認漏れが防げるうえ、1回の申請時間は手作業のときより5分程度削減され、部全体で1年間で約70時間の削減になったそうです。

コラボレーション賞の事例は「Excel Online活用によるレビュー効率の向上とメールからBox Notesへの連絡手段の変更」です。レビュー時にExcel Onlineを利用して、Boxに格納したExcelファイルのレビューを行うというもので、リモートワークでもリアルタイムに同じファイルを閲覧・更新できるため、生産性が10％アップしたそうです。また、「Box Notesへの変更」は、勉強会を開催するにあたってその情報を記載したBox Notesを作成したことで、そこにアクセスするだけでリアルタイムな情報を受けとることが可能になり、メール時と比べて0.5時間の時間削減につながったとのことでした。

コンテスト開催で期待していた横展開が実現　啓蒙続けBoxのプレゼンス向上へ

Box活用コンテストを終え、社内からとても参考になったという声を聞きました。これがまさに期待していた横展開であり、良い事例を社内共有することは意義があると感じました。ただ、今回では100以上の部門の中からエントリーは7部門のみで、非常に少なかったと言わざるを得ません。こうしたイベントでBoxを活用している社員からフィードバックを得て、社内に有益な情報を伝えることがさらなる利用推進につながると考えているので、今後も啓蒙活動や利用推進を行ない、社内におけるBoxのプレゼンスを向上していければと思います。

この活用コンテストについてのインタビュー記事はこちら
「Box活用コンテスト」を開催し、事例を全社内に共有。利用シーン・定量効果・定性効果の3つの指標で評価し、表彰｜日本ユニシス様 ユースケース紹介

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記載されている数字や登壇者の肩書きは2021年10月21日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。