効率的なデータ共有は、業務遂行のスピードを向上させ、ビジネスにおける目標達成への道のりが短くなります。この記事では、業務に不可欠なデータ共有をクラウド上で行う際のメリットやデメリットについて解説します。また数あるサービスの中から最適なサービスを選ぶ際に注目するべき点について解説します。
データ共有のクラウド化とは?
データは、企業が経営を維持し成長していくための重要な武器です。収集したデータを分析することはもちろん、近年は、データ共有をいかに正確かつスピーディに行えるかが、成功のカギであると考えられています。
その際、データ共有を「どのように行うか」も大切なポイントです。これまで、オンプレミスのNAS（Network Attached Storage）では、基本的に社内のネットワーク内でしかデータのあるファイルへアクセスできませんでした。NAS本体の物理的な故障によって、情報をそのまま紛失してしまう恐れもあります。
一方、近年では、データ共有のクラウド化が主流になりつつあります。これは、クラウド事業者のサービスを利用したデータ共有の方法です。
クラウド環境でデータを共有できるようになると、権限のあるユーザーは、いつでもどこからでもアクセスできます。データ共有が簡単に実現できるため、業務効率化や生産性向上にも寄与します。
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データ共有をクラウド化するメリット
データ共有をクラウド化すると、どのようなメリットが生まれるのでしょうか。
ここでは具体的に、クラウド・コンテンツ・マネジメント（CCM）や、クラウドストレージを活用するメリットについて解説します。
外出先でも情報を共有できる
インターネット回線を使用するクラウドストレージは、いつでもどこでも関係者とデータを共有できます。例えば、営業先で資料が必要になったとき、職場へ戻らずにその場でそのファイルを閲覧することが可能です。また、CCMであれば、ファイルを閲覧するだけでなく、効率よく共同編集を行ったり、承認フローを回したりするなど、活用の幅は大きく広がります。
初期コストを削減できる
基本的に社内ストレージは、専用ハードウェアを購入・設置したり、ネットワークを整備したりする必要があります。一方、クラウドストレージやCCMはそうしたコストや手間がかからず、初期投資を抑えて大規模なストレージ環境を構築できます。初期コストを抑えられることで導入へのハードルが下がるのは、企業規模にかかわらず、大きなメリットです。
月間コストを固定化できる
一般的にクラウドストレージは、契約するプランとサービスを使用するユーザー数によって料金が決定します。これによって月々のコストが固定化・視覚化されるため、中長期的な財務計画が立てやすくなります。企業にとっては、安定した経営につながるはずです。
運用・保守コストを削減できる
社内ストレージは構築して終わりではなく、継続的に管理・運用を行っていく必要があります。そのため、多くの企業では情報システム部門の担当者に負担がかかりがちです。
その点、クラウドストレージの場合は、サービス提供事業者がシステムの管理・運用を行うため、社内での運用や保守にかかる負担を軽減できます。
常に最新機能を使用できる
サービス提供事業者が継続的なアップデートを実施するため、常に最新の機能を使って、より快適に業務を遂行できます。スマートフォンやタブレットなど、モバイルデバイスからのアクセスも可能なため、場所やデバイスにとらわれず利用できて便利です。
高いセキュリティ環境下でデータを共有できる
高度な情報保護機能を備えているクラウドサービスを選択すれば、セキュリティも強化されます。
例えば、ファイルサーバーを社内で構築する場合、ユーザーに対して細かくアクセス権限を付与することができないケースがありますが、クラウドサービスであれば柔軟なアクセスコントロールが可能となります。また、自社でサーバーを構築して、セキュリティ対策を実施すると高額なコストになることが多いですが、クラウドサービスなら基本機能に含まれていることが多く、コスト削減も期待できます。
また、ファイルの管理が一元化されることにより、情報ガバナンスの観点でも理想的な環境を実現できる点も見逃せません。
ドキュメントの同時編集が可能になる
高度なコラボレーション機能を備えているクラウドサービスでは、クラウド上のファイルの共同編集が可能です。ExcelやWord、PowerPointといったビジネスドキュメントを複数人で編集できるため、業務効率が大幅にアップします。万全なセキュリティ機能を駆使すれば、社内だけではなく社外の関係者ともファイルの共有および共同編集ができ、飛躍的に業務効率が上がります。
例えばBoxの場合、Office 365やGoogle Appsを使用して、Box上のファイルをダウンロードすることなく共同編集を行えます。
ストレージ容量を簡単に増やせる
社内ストレージにおいて容量が不足した場合、サーバーを増設するかHDDを追加する必要があります。これに対してクラウドストレージでは、管理画面からストレージ容量の追加を依頼するだけで、保存容量を増やせます。拡張性が非常に高いため、急な事情で容量増加しなければならない場合には非常に便利です。また、Boxのように容量無制限のCCMサービスもあります。
自動でバックアップが行える
クラウドサービスはそれ自体が冗長化されています。システム障害が発生しても、データの破損や消失が発生しないようにデータ保護の仕組みが整っているため安心です。
IT-BCP対策となる
自然災害などによって社内ストレージがダメージを受け、保管されているデータが破損する可能性はゼロではありません。その際に大切なのが、事業を継続していくためのBCP（事業継続計画：Business Continuity Plan）です。CCMやクラウドストレージなら、利用するだけでBCPの一環になります。
データ共有をクラウド化するデメリット
クラウド環境でデータ共有する際には注意すべき点もいくつかあります。４つのデメリットを押さえた上で、導入を検討しましょう。
オフラインでは利用できない
クラウドストレージは、インターネット接続が利用できない環境では基本的に使用できません。ただし、Boxの場合、Box Drive Mark for Offline機能を使うことで、飛行中の機内などのオフライン環境でも、コンテンツを利用できます。そして、オンラインになった際にそれらのファイルは自動的にアップロードされます。こういったオフライン機能については、クラウドサービスごとに仕様が違うため、導入前に確認しましょう。
自社特化のカスタマイズはできない
社内ストレージとして構築するシステムと違い、クラウドストレージは一般的に固定的なサービスです。そのため、企業ごとの要望によるカスタマイズが難しく、業務要件に合わせられない場合があります。しかし、その一方で、Boxの「Box Platform」のように、カスタムアプリとの統合をサポートする機能も存在します。導入前に、詳細をベンダーに確認しましょう。
パフォーマンスはネット環境に依存する
インターネット回線を利用するクラウドストレージは、社内ストレージに比べてパフォーマンスが低くなる傾向があります。インフラ整備によってはパフォーマンスを向上させられるものの、基本的にはインターネット環境に左右されます。ただし、昨今の技術発展もあり、クラウドサービスの多くはストレスなく使用できるものばかりです。
ユーザー数によっては割高になる
一般的にCCMやクラウドストレージは、利用ユーザーが100人いれば100人分の、1,000人いれば1,000人分のコストがかかります。社内ストレージの場合は利用ユーザーに応じたコスト変動はないため、ユーザー数によっては社内ストレージよりもランニングコストが高くなると感じられるかもしれません。
しかし、業務への適応性、ハードウェアコスト、管理コスト、利便性、堅牢性、セキュリティなどあらゆる観点から比較すれば、クラウドサービスのほうが安価かつ最適な選択となるケースが多いはずです。トータルで条件を鑑みたうえで、慎重に判断しましょう。
ファイル共有に適したクラウドサービスの選び方
クラウドサービスの普及とともに、ファイル共有サービスもさまざまなベンダーから提供されるようになりました。種類が多く、それぞれに強みがあるため、自社にはどれが適しているのか迷うことも少なくありません。そこで、以下ではクラウドサービスを選ぶ際に注目すべき5つのポイントについて解説します。
容量の大きさ
まず、クラウドに保管できるデータの容量に注意しましょう。利用するデータ量が多い場合、ギリギリのストレージでは不足するおそれがあり、業務をスムーズに遂行できません。
どれほどの容量が必要なのかは、自社の規模や扱うデータによって大きく変わります。とくに映像や音楽などを扱う場合は、数TBのような大きな単位でストレージが必要になるケースも十分ありえます。必要な容量は今後増える可能性があるため、後から容量を追加できるような柔軟性のあるサービスを選んでおくと安心です。
利用コスト
導入コスト以外に、運用にかかる利用コストにも注目しなければなりません。
利用コストは一般的に、データ容量や搭載している機能、利用ユーザー数などによって変わり、とくにデータ容量によってプランが分かれているケースが多く見られます。
価格が安いからといって安易に契約してしまうと、必要な機能がオプション料金になっていたり、容量が極端に少なく、実質使えなかったりするかもしれません。初期費用が無料でも、そのまま運用を継続させるには追加費用がかかることもあります。
自社で必要な容量や機能をあらかじめ洗い出し、ベンダーへ見積もりを依頼しておくと安心です。
セキュリティ性能
クラウドサービスはオンラインの性質上、サイバー攻撃や不正アクセスなどのリスクも大きくなります。そのため、セキュリティへの対策は万全に整えておく必要があります。
2要素認証や脅威検知の機能は、セキュリティ性を高めるために不可欠です。ほかにも、ランサムウェアなどのマルウェア対策機能などがありますが、これらの有無はサービスによって異なります。
こうしたセキュリティ性能を軽視し、コストを削っているようなサービスは情報漏洩のリスクが高いため、注意しなければなりません。自社が要求するセキュリティレベルに到達したサービスを選定しましょう。
バージョン管理機能
ファイル共有をする際には、複数の人が同じファイルにアクセスし、編集する可能性があります。そのため、ファイルの変更履歴を管理できるバージョン管理機能があると安心です。
バージョン管理機能は、ファイルの更新内容や編集者の確認、過去のバージョンに戻すことなどができる機能です。また、バージョンアップ機能は、ランサムウェアは被害を想定した時のバックアップ機能にもなります。被害に遭い、データを暗号化させられてしまった場合でも簡単に復元することが可能です。
データ共有の行いやすさ
セキュリティにも配慮しながら、「必要な場面で、必要なデータを、必要な人と」共有しやすいかどうかもチェックすべき点です。企業によっては、社内はもとより社外の関係者とデータのやりとりが発生することもありえます。そうしたシーンも想定しながら、該当サービスを導入していない社外の人とも簡単にファイル共有できる機能があるか否かを確認しましょう。
まとめ：データ共有のクラウド化なら「Box」
データ共有をクラウドで行う際に最も重要なのは「メリットもデメリットも理解し、適切に活用する」ことです。前述のように、クラウドストレージにはメリットもあればデメリットもあります。しかし多くの場合、企業はデータ共有のクラウド化を通じて多くの利益を得られます。
これからデータ共有をクラウド化するなら「Box」がおすすめです。
セキュリティ対策やシステム連携といった面で強みがあるほか、データ容量は無制限です。動画や写真、契約書などビジネスで使われるあらゆるコンテンツを、容量を気にせずに保管できます。
「Box」は、ファイル共有に関して企業が抱えているさまざまな課題をワンストップで解決できることから、現在、多くの企業で採用されています。ぜひこの機に導入をご検討ください。
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