ビジネスにおいて資料作りはとても大切な仕事です。しかし、それ自体が目的になってはいけません。資料とはあくまで“ツール（手段）”であり、顧客に提案内容を納得してもったり、新企画を実現したりするために活用するものです。しかし、その一方で資料作成に費やす時間が多く、生産性の低下を招いているケースも散見されます。
資料作成を効率良く行うためには、種類ごとの書き方のポイントを押さえ、承認フローを素早く回すことが大切です。本稿では社内文書の種類、押さえていきたい書き方のポイントについてご紹介します。
社内文書の種類とは？
社内文書とは、社内で使用することを目的に作成される書類のことです。
主に社内での指示や連絡、報告に使用します。代表的な社内文書の種類は以下のようになります。
1. 上層部へ意見を述べる書類
- 上申書
権限を持たない業務事項に意見し、希望を申し述べて検討や決裁を求めます
- 稟議書
実施案などについて決裁や商品を求めます
- 提案書
企画や新商品の提案を行います
- 計画書
事業計画などを記載します
2. 報告する書類
- 定期報告書
日次、週次、月次などで活動を報告します
- 通常報告書
出張、会議、セミナー参加などを報告します
- 成果報告書
調査、販売、企画結果などを報告します
- 異常時報告書
事故などの内容、その処置や対策といったトラブル内容を報告します
3. 指示・指令を出す書類
- 通達
組織に向けての指令や支持を出します
- 指示書
業務上の支持を出します
- 辞令
異動命令（配置転換、昇格など）を出します
4. 届出・申請をする文書
- 勤務関係
欠勤、遅刻、早退、休暇届けなどを出します
- 業務関係
出張申請、旅費交通費精算書などを出します
- 身上関係
住所変更、結婚、出産届けなどを出します
- 顛末書
会社に迷惑をかけたことへの理由説明、お詫びなどを出します
- 進退伺い
辞表に近い文書（辞意を表し処分は会社に一任する）を出します
5. 記録する書類
- 議事録
会議など議事の記録を取ります
- 人事記録
履歴書、人事考課書類などを出します
6. 連絡・調査する書類
- 通知文
会社で決定した事項を通知します
- 回覧文
行事の開催や各種お知らせなどの回覧や提示をします
- 案内文
社員旅行やレクレーション、イベントなどの行事を連絡します
- 照会文
業務に関する問い合わせをします
- 回答文
照会文に対する回答をします
- 依頼文
資料提出など業務に関することの依頼をします
社内文書の一部をご紹介させていただきましたが、社内文書の種類は多岐にわたります。ビジネスパーソンは日常的にこれらの文書を作成する必要があり、そこに多くの時間を費やしています。大切なことは、社内文書の書き方のポイントを覚えて、素早く社内文書を作成することです。
社内文書の書き方のポイント
社内文書を作成する目的は、「素早く正確に、大切な情報を特定のメンバーや組織全体で共有、理解すること」です。企業規模が大きくなるほど社内文書の必要性が増し、できる限り早く、正確な情報を伝達する必要があります。社内文書の書き方のポイントは、以下5つが挙げられます。
ポイント1. 受信者・発信者の所属部課と職名を出す
社内文書を作成する上で意外と忘れがちなのが、書類を作成した発信者とそれを読む受信者の所属部課や職名を記載することです。「誰が誰に宛てた書類なのか？」が明確になっていないと、情報が適切に伝わらなくなります。
ポイント2. 挨拶分を省き主文に入る
非効率的な社内文書作成にありがちなのが、書類ごとに挨拶分を入れることです。顧客企業に提出する文書ではないため、体裁を整える必要はありません。書類ごとに挨拶分を入れるとなると、毎回違った挨拶分を考えることになるので、その文の時間がムダになります。上層部が主体となって、社内文書での挨拶分の挿入を禁止することが大切です。
ポイント3. 文体は敬体（です、ます調）を使用する
社内文書の文体は基本的に敬体を使用します。常体（だ、である調）で作成した書類は敬体で作成した書類よりも読みにくい傾向にあり、情報伝達のスピードが低下してしまいます。
ポイント4. 敬語表現は最小限にとどめる
さらに、社内文書を作成する際は敬語表現を最小限にとどめることが大切です。特に注意が必要なのが「いただきます、いただきたいです、いただく」などの文言です。ビジネスパーソンの中にはこの言葉を多用する人が多く、書類の中にいくつも書かれていると文章が冗長化し、内容が頭に入りにくくなります。
ポイント5. 箇所書きを使用して簡潔に書く
社内文書の内容をスッキリとさせるためには、箇所書きを積極的に使用しましょう。文章だけで構成される書類は冗長化しやすいため、適宜に箇所書きを取り入れる方がスッキリとして内容が分かりやすくなります。
以上が、社内文書を作成する際の基本的な書き方のコツです。これらのポイントを押さえるだけでもスッキリとして読みやすい書類が作成できますので、ぜひ参考にしてみてください。
社内文書を作成する際の基本項目
社内文書を作成する際は、必要な情報をできる限り簡潔にまとめることが大切です。そこで、社内文書の基本項目をご紹介します。
前付け
① 文書番号
公文書としての表示をします、社内ごとにルールが違うため、それに従いましょう。
② 発信日時
社内文書の作成日ではなく、文書を発信する日付を記入しましょう。
③ 受信者名
所属部課、職名、氏名、敬称を記入します。
④ 発信者名
所属部課、職名、氏名、必要に応じて印を記入します。
本文
⑤ 件名
「○○についての文書」など内容を簡潔に示します。
件名の末尾には（提案）や（報告）など、文書の種類を付ける場合もあります。
⑥ 主文
「標記の件につきまして…」など、すぐに主文に入る内容から書類を作成していきます。
⑦ 記書き
箇所書きで書きます。
付記
⑧ 追記
添付書類や追って書き、内容の根拠になる資料などを添付します。
⑨ 末尾
文章の終わりは「以上」で完結にまとめます。
⑩ 担当者名
所属部課、担当者名、内線番号などを記入します。
以上の基本項目をもって社内文書を作成することで、情報伝達を素早く行うことができます。
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社内文書を効率良く管理・回覧するには？
情報伝達ツールとして機能する社内文書を作成したら、次に大切なのは如何に効率良く書類を管理し回覧するかです。せっかく作成した社内文書も効率良く管理・回覧できなければ、情報伝達スピードが低下します。特に決裁者の承認が必要になる書類に関しては、承認フローをスムーズに回すことが大切です。
そこでおすすめするのがクラウドストレージサービスのBoxです。場所やデバイスを問わず、様々なコンテンツへのセキュアなアクセスと情報の共有・活用を可能にします。また、ユーザとIT管理者の双方に支持される、使いやすくて安全性の高いファイル共有クラウド・コンテンツ・サービスでもあり、ワークフローの機能を使えば、社内はもとより社外の人々とこれまでにない新しい形でのビジネスコラボレーションができ、業務生産性の飛躍的な向上やストレージコストの削減ができます。これにより、企業の競争力強化や働き方の変革もできるようになります。
社内文書の書き方のポイントを押さえた後は、Boxの利用を検討し、文書保管や社内回覧を効率良く行いましょう。
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