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社内文書の種類と基本書式|必要な項目、書き方のコツを解説

 公開日:2019.09.04  更新日:2024.04.10

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ビジネスにおいて、社内文書の作成は欠かせない業務のひとつです。しかし、作成に多くの時間をかけ、かえって生産性の低下を招いているケースが散見されます。作成を効率よく行うためには、種類ごとの書き方のポイントを押さえ、承認フローを素早く回すことが大切です。本記事では、社内文書の種類や書き方のコツをまとめています。

社内文書の種類と基本書式|必要な項目、書き方のコツを解説

社内文書の基本形は6種類

社内文書とは、社内で使用することを目的に作成される書類です。主に社内での指示や連絡、報告に使用します。代表的なものとして、以下の6種類が挙げられます。

1. 上層部へ意見を述べるための書類

自身が決裁権を持たない業務内容について、管理者や幹部に「決裁・承認」を求めることを目的とします。主な書類は以下の通りです。

  1. 上申書
    権限を持たない業務事項に意見し、希望を申し述べて検討や決裁を求めます
  2. 稟議書
    実施案について決裁を求めます
  3. 提案書
    企画や新商品の提案を行います
  4. 計画書
    事業計画を記載します

2. 報告するための書類

上層部に対して何らかの情報を報告する際に必要であり、主に以下の書類が使用されます。

  1. 通常報告書
    出張、会議、セミナー状況を報告します
  2. 定期報告書
    定期的に日次、週次、月次で活動を報告します
  3. 成果報告書
    調査、販売、企画結果を報告します
  4. 異常時報告書
    事故やトラブルの内容およびその処置や対策を報告します

3. 指示・指令を出すための書類

上層部から部下に向けて発信する際に用意する書類であり、以下の4つが代表的です。

  1. 通達
    組織に向けての指令や指示を出します
  2. 指示書
    業務上の指示を出します
  3. 辞令
    人事上の異動命令(例:配置転換、昇格)を出します
  4. 業務命令書
    何らかの業務遂行を命じます

4. 届出・申請のための文書

上層部に対して勤務に関する届出を発信することを目的として、以下の書類が使用されます。

  1. 勤務関係の書類(例:休暇届)
  2. 業務関係の書類(例:出張申請書、旅費精算書)
  3. 身上関係の書類(例:住所変更届、出産届)
  4. 顛末書(例:会社へ迷惑をかけた理由・お詫び)
  5. 進退伺いの書類(例:退職届)

5. 記録・共有するための書類

社内で記録情報を共有する際に求められるものであり、主に以下の書類が該当します。

  1. 議事録
    会議における議事の記録を取ります
  2. 人事記録
    人事に関する記録(例:履歴書、人事考課書類)を出します

6. 連絡・調査するための書類

社内で情報を水平展開する際に必要な書類であり、代表的なものは以下の通りです。

  1. 通知文
    会社で決定した事項を通知します
  2. 回覧文
    行事の開催や各種お知らせの回覧や提示をします
  3. 案内文
    行事(例:社員旅行、レクリエーション、イベント)を連絡します
  4. 照会文
    業務に関する問い合わせをします
  5. 回答文
    照会文に対する回答をします
  6. 依頼文
    業務に関すること(例:資料提出)の依頼をします

社内文書の種類は多岐にわたる上、ビジネスパーソンは日常的にこれらの文書を作成する必要があり、多くの時間を費やしています。正しい書き方を覚えて、素早く社内文書を作成することが重要です。

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社内文書の基本書式|レイアウトと必須項目

社内文書を作成する際は、必要な情報をできる限り簡潔にまとめることが大切です。基本的な構成は、前付け→本文→付記の順番で成り立っています。それぞれの項目について解説します。

1. 前付け(まえつけ)

前付けとは、いつ・誰が・誰に宛てて書いた文書なのかを示した部分です。基本的に以下の4つが含まれます。

  • ①文書番号
    公文書として管理・識別するために表示される番号です。社内ごとにルールが異なるため、それに 従いましょう。
  • ②発信日時
    社内文書を作成した日ではなく、文書を発信する日を記入しましょう。
  • ③宛先・受信者名
    所属部課や職名、氏名、敬称を記入します。
  • ④発信者名
    所属部課や職名、氏名を記入し、必要に応じて押印します。

2. 本文

本文は、社内文書で最も伝えたいことが書かれている部分です。前付けの後に続けて、以下の内容を記入します。

  • ⑤件名
    「○○についての文書」とタイトルを簡潔に示します。ケースによっては、件名の末尾に文書の種 類(例:【提案】や【報告】)を付けることがあります。
  • ⑥主文
    社内文書はビジネスにおける身内でやり取りするため、時候の挨拶は不要です。「標記の件につき まして」のように、すぐに主文に入る内容から書類を作成します。
  • ⑦記書き
    文書の中で最も伝えたいことを箇条書きで書きます。

3. 付記(ふき)

主文の後に補足したいことを、付記として設けます。主な項目としては以下の三つです。

  • ⑧追記
    添付書類や追って書き、内容の根拠になる資料を添付します。
  • ⑨末尾
    文章の終わりは「以上」で簡潔にまとめます。
  • ⑩担当者名
    所属部課、担当者名、内線番号を記入します。

社内文書の書き方|基本のルール

社内文書を作成する目的は、「大切な情報を、素早く正確に、特定のメンバーや組織全体で共有・理解すること」です。企業規模が大きくなるほど社内文書の必要性が増し、できる限り早く、正確な情報を伝達する必要があります。社内文書の書き方のポイントは、以下の5つが挙げられます。

1. 受信者・発信者の所属部課と職名を出す

社内文書を作成する上で意外に忘れてしまうのが、書類を作成した発信者と、それを読む受信者の所属部課や職名を記載することです。「誰が誰に宛てた書類なのか?」が明確ではない場合、情報が適切に伝わりにくくなります。相手の立場によって変わる敬称の付け方については、以下の通りです。

役職者に対する敬称

役職のある上司に対しては、失礼にならないよう「〇〇部長」「〇〇マネージャー」の書き方が一般的です。あるいは、「部長 〇〇様」のように役職と氏名をセットで書きます。

先輩など目上の人に対する敬称

上司ではないものの入社年度が自分より早い先輩や目上の人には、「〇〇様」や「〇〇さん」と書くことが基本です。「〇〇さん」は親しみが湧きやすいため、その後のコミュニケーションがよりスムーズになるかもしれません。

後輩や部下など目下の人に対する敬称

自分より後に入社してきた後輩や目下の部下へ文書を出す際には、「〇〇様」「〇〇殿」「〇〇さん」といった敬称を付けましょう。会社によってルールが異なるため、過去の社内文書を参考にします。

複数の相手に対する敬称

社内文書では、複数の相手に向けて発信することがよくあります。その場合は個人を特定できないため、宛名は「〇〇各位」と書きましょう。「〇〇各位」は、役職を問わずに使用できるので便利です。

2. 挨拶文を省き主文に入る

書き出しの‎時候の挨拶は省きましょう。社内文書は顧客企業に提出する文書ではないため、体裁を整える必要はありません。書類ごとに挨拶文を入れる場合、毎回異なる挨拶文を考えなければならず、その時間が無駄になってしまいます。上層部が主体となって、社内文書への挨拶文の挿入禁止を指示することが好ましいです。

3. 文体は敬体(です・ます調)を使用する

社内文書の文体は、基本的に敬体を使用します。常体(だ・である調)で作成した書類は、敬体で作成した書類より読みにくい傾向にあり、情報伝達のスピードが低下してしまいます。

4. 敬語表現は最小限にとどめる

社内文書を作成する際は、敬語表現を最小限にとどめることが大切です。特に注意したいのは、「いただきます・いただきたいです・いただく」の文言です。ビジネスパーソンの中には、この言葉を多用する人が少なくありません。書類の中に頻繁に書かれていると文章が冗長化し、内容が頭に入りにくくなるため、使いすぎないように意識しましょう。

5. 箇条書きを使用して簡潔に書く

内容をすっきりと読みやすくさせるためには、箇条書きを積極的に使用します。文章の冗長化を防ぎ、より内容がわかりやすくなります。

以上が、社内文書を作成する際の基本的なルールです。これらのポイントをおさえておくと、読み手にとって理解しやすい書類を作成できます。

社内文書を書く時のコツ

社内文書は普段見慣れているものの、実際に書き始めてみると、手が止まってしまう方が多いのではないでしょうか。ここでは、書き方のコツを紹介します。

1. 結論を最初に明記する

結論は最初に明記しましょう。読み手目線で結論ファーストの書き方を心がけることが、最低限のビジネスマナーです。まずは結論を頭に入れた上で、具体的な内容を読み進めれば、全体的に理解しやすくなり、承認や回答への対応がスムーズになります。

2. 用件は1つに絞る

1つの社内文書には、原則1つの用件のみ書きます。2つ以上の用件が含まれていると、一番伝えたいことがぼやけてしまい、結局重要なことが伝わりません。社内で伝達したい情報が複数ある場合は、用件ごとに文書を分けて発信する方が無難です。

3. 一文一義を意識して書く

1つの文には1つの事柄のみを含むようにします。読み手目線に立ち、できる限り短くシンプルで、わかりやすい文章を書くよう心がけましょう。適宜、段落や改行を入れることで読みやすさが向上します。

4. 事実と意見を混同しない

事実を正確に伝えるために、発信者の意見を混同せずに分けて書きます。何らかのジャッジを行う場合は事実を求められますが、課題の改善策を検討する場合は現場における意見が重視されます。いずれの情報を求めているのかはケースバイケースのため、明確に線引きして、書き方を工夫しましょう。

5. 曖昧な表現を使用しない

社内文書では、できる限り具体的に表現することが大切です。「集客数が多かった」という表現では、どのくらい多かったのか基準がわかりません。獲得したお客様の人数を正確な数値で示すことにより、客観性が増し、より説得力のある文書になります。

6. 5W3Hを意識して書く

文章に抜け漏れがないよう、以下の5W3Hに沿って書きましょう。論理的に構成された文章は、読み手にとってスムーズに理解しやすくなります。

      • What=何を(課題)
      • Why=どうして(動機)
      • Who=誰に対して(対象)
      • When=いつまでに(時期、時間)
      • Where=どこで(場所)
      • How=どのように(手段)
      • How Many=どれくらいで(規模)
      • How Much=いくらで(価格)

7. A4用紙1枚に収まるように書く

社内文書には簡潔さが求められます。目安としては、A4用紙1枚に収めることが理想です。内容を精査し、必要な情報のみ端的に書くよう心がけます。もし1枚に収まらない場合は、ページ番号を付与して、別紙として用意するのがおすすめです。

8. 早くて正確な方法で共有する

作成した社内文書が受信者へ共有される際の重要なポイントは、迅速さと正確さです。共有が遅れたり、内容が不正確だと、ビジネスに大きな損失が生じる可能性も十分あります。

社内文書を早く正確に共有するなら、コンテンツクラウド「Box」

情報伝達ツールとして機能する社内文書を作成した後、次に大切なのはいかに効率よく書類を管理し、回覧できるかです。作成した社内文書をスムーズに発信できなければ、情報伝達のスピードが低下します。特に決裁者の承認が必要な社内文書に関しては、承認フローをスムーズに回すことが重要なポイントです。

社内文書を素早く正確に共有したいなら、コンテンツクラウド「Box」の利用がおすすめです。場所やデバイスを問わず、さまざまなコンテンツへセキュアにアクセスでき、情報共有も簡単です。ユーザーとIT管理者の双方にとって、操作しやすく安全性の高いサービスです。

ワークフローの機能を最大限に利用することで、従来とは異なる形で社内外の関係者とのビジネスコラボレーションが可能となります。業務生産性が向上し、ストレージコストが削減されることにより、企業は競争力を強化し、働き方の変革も促進できます。

社内文書の書き方のポイントを理解できたら、ぜひBoxの導入を検討して、文書保管や社内回覧を効率よく行いましょう。

まとめ

社内文書には、基本的に指示や連絡、報告の目的が含まれており、書き方に一定のルールがあります。読みやすいよう、結論ファーストで書くことを意識して作成することが大切です。

文書作成後はスムーズな発信・共有が求められますが、コンテンツクラウド「Box」を利用すれば、セキュアな環境のもと、情報共有をスマートに実現できます。業務効率が向上し、競争力強化や働き方改革につながることは大きなメリットです。本記事を踏まえて、Boxの導入を検討してみてください。

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