ファイル共有とは?取引先やリモートワーカー同士の安全な方法

 2020.10.27  Box Japan

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社内のファイルを適切に管理・利用するための手段として、「ファイル共有」は最も重要な要素の一つです。しかし、全ての方がファイル共有について正しく理解し、適切にファイルを共有しているわけではありません。そこで、基本的なファイル共有の概念や種類について解説します。その上で、昨今、特に注目されるクラウドストレージのメリットをご紹介します。

file-sharing

ファイル共有とは

そもそも「ファイル共有」とは、何を指す概念なのでしょうか。ファイル共有について詳しく見ていく前に、まずは基本的な概念について振り返っておきましょう。

ファイル共有の基本的な考え方

ファイル共有とは、同一のファイルやフォルダ(ディレクトリ)を他のネットワークなどから、文字通り複数人で共有して使うことを指します。従来、ファイルは作成者であるユーザーのみが使うのが一般的でした。しかし、ネットワーク技術の発達により、ファイルを複数人で共有し、効率的に作業を進められることが注目されるようになったのです。

そうして現在までに、ファイル共有を実現する様々な方法が生まれています。OSの基本機能を使う方法から外部のサービスを使う方法まで、ファイル共有をする規模や範囲、セキュリティ等のニーズによって選ぶことが可能です。

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ファイル共有の種類

一口にファイル共有といっても、複数の方法が考えられます。ここでは、その中でもビジネスシーンでよく使われるファイル共有の主な種類と、それぞれのメリット・デメリットをご紹介します。

ファイルサーバーの導入

専用のソフトウェアなどをインストールし、ファイル共有をサービスとして提供するサーバーのことを「ファイルサーバー」と呼びます。一般的にファイルサーバーは、サーバー内のストレージ容量をそのままファイル共有用として使用可能です。ファイルサーバーへは、LANなどのネットワークを経由してアクセスします。

よく使われている「Windows Server」では、OSの基本機能としてあらかじめファイル共有機能が搭載されています。そのため、ファイル共有環境の準備が容易です。ファイルサーバーは、企業でファイル共有を実現する最も一般的な手法の1つです。

ファイルサーバーを使うメリットは様々ですが、まずはファイルやフォルダへのアクセス権限を詳細に設定できる点が挙げられます。企業において、各ファイルのアクセス権限を詳細に設定・管理することは、セキュリティの観点から重要です。

また、容量が足りなくなった際はHDDの増設などで比較的簡単に容量を追加できる点や、バックアップ用にも活用できる点などもメリットといえます。

一方で、導入に手間やコストがかかる点には要注意です。サーバーを管理するための担当者の人件費や、ソフトウェアのライセンス費用、サーバーを継続動作させるためのデータセンターやサーバールームのコスト、電気代などが必要です。

さらに、ソフトウェアの設定や管理、アップデートなどには手間もかかります。企業規模が大きくなると、支社・支店ごとに複数のファイルサーバーが設置されるなど、管理が煩雑になる点も気を付けなくてはなりません。

NASの導入

「NAS(Network-Attached Storage)」は「ネットワーク接続ストレージ」とも呼ばれ、名前の通り、ネットワークからアクセスする専用のストレージ機器を指します。NASとファイルサーバーの違いは、そのメリットとデメリットを見ると把握できます。

NASのメリットとしてまず挙げられるのは、ファイル共有のために必要な設定がすでに済んでいるため、導入や管理が容易である点です。ファイルサーバーと比べると、担当者の手間や人件費をはるかに抑えることができます。

そして、NASのハードウェアはファイルサーバーと比べると小さく、ファイルサーバーほどのスペースを必要としない点もメリットです。ファイルサーバーより省電力で、動作音も大きくありません。

対して、ファイルサーバーと比べた際のデメリットも少なくありません。まず、ストレージの容量が足りなくなった際の拡張性は、ファイルサーバーに劣ります。NASも拡張できないわけではありませんが、ファイルサーバーのほうが柔軟に増設可能です。

また、ソフトウェアの管理がシンプルな反面、ファイルサーバーほど詳細なアクセス権限などを設定することはできません。

加えてNASでは、ファイルサーバーでファイル共有するときのように、ファイルを直接編集できない点にも注意が必要です。ファイルを編集するためには、一旦PCやスマートフォンにダウンロードしなくてはなりません。編集したファイルは共有するために、改めてアップロードし直す必要があります。ファイルサーバーと比べるとファイル共有の効率が劣るので、企業によっては使いにくいと感じるでしょう。

クラウドストレージの利用

「クラウドストレージ」とは、インターネット経由で利用できる共有ストレージサービスのことです。利用者は専用のハードウェアなどを用意するのではなく、サービスの1つとして契約し使います。

クラウドストレージのメリットとしては、コストの安さが挙げられます。専用機を購入するような高額な初期投資が必要ない上、安価な定額料金・月額料金で使えます。

また、ハードウェアの管理などはサービス提供元が行うため、使うにあたって手間がかかりません。利用者は高いIT技術がなくても、クラウドストレージを活用できます。中小中堅企業などで専任の情報システム担当者がいなくても使えます。

その他、容量の増減を比較的簡単に行えることや、インターネット環境さえあれば使う場所を問わないことなどもメリットです。

しかしその反面、オンライン環境でないと使えない点はデメリットといえるでしょう。インターネットに接続できなければ、クラウドストレージにアクセスすることはできません。ただし、サービスによってはオフラインでもファイルが使える機能を提供しているものもあります。

クラウドストレージのファイル共有で業務効率化

ファイル共有の手段の中でも、近年特に注目を集めているのがクラウドストレージです。企業規模を問わず、多くの企業がクラウドストレージの利用を開始し、効率的なファイル共有を実現しています。ここでは、クラウドストレージが多くの企業に使われている理由について考察します。

クラウドストレージが可能にすること

クラウドストレージは提供元が用意したサービスを利用する形態であるため、ファイルサーバーやNASと異なり、サーバー・専用機器の購入や管理が不要です。そのため、初期コストや管理にかかる人件費などを大幅に削減できます。ハードウェアやネットワークの管理はサービス提供元が担うため、管理の手間もかかりません。

またクラウドストレージには、オフィスのPCだけでなく、外出先でタブッレットやスマートフォンなどのモバイルデバイス、また自宅のPCからでもアクセスできます。作業中のファイルを保存しておけば、USBメモリなどでファイルを持ち出さなくても、どこでも継続して仕事をすることが可能です。

さらにクラウドストレージ上のファイルは、ファイルサーバー・NASと違い、複数人で同時に編集することも可能です。誰かがファイルを更新している間、そのファイルがロックされて開けないということもありません。逆にサービスによっては、重複編集を避けるために意図的にロックをする機能を持つものもあります。遠く離れた場所にいる仕事仲間と共同編集することにより、個人の作業負担を減らしつつ業務効率化が図れます。

その他、契約書や受領書といった書類の数々をクラウドストレージに保存しておけば、社内のペーパーレス化にも寄与します。もちろん、これらの保存データはインターネット環境さえあればどこからでも閲覧できるので、管理の手間も省けます。

このように、クラウドストレージの恩恵は様々で、幅広い活用の可能性が考えられます。自社に適したサービスを見つけられれば、快適かつ効率的に社内のファイル共有を実現できるでしょう。

クラウドストレージBoxの特徴

「Box」とは、Box社(本社:米国)が提供する法人向けのクラウドストレージです。非常にセキュアで、使いやすいことから日本でも多くの企業が導入を進めています。ここでは、Boxの主な特徴についてご紹介します。

セキュリティが強い

Boxが世界中の企業に支持されている最も大きな理由の1つが、ビジネス利用に不可欠なセキュリティの高さです。クラウドストレージサービスは便利な反面、情報漏えいなどのセキュリティ事故を心配し、導入に二の足を踏む企業もいます。

対してBoxは、世界中に多くのユーザーを抱えているにも関わらず、ニュースになるような規模の大きなセキュリティ事故は起きていません。その主な理由は、セキュリティに関連する優れた機能が豊富であるためです。

たとえばBoxでは、ユーザーがBox上で行った処理の内容を、管理者が詳しくログで参照することができます。これにより、情報漏えいのリスクを軽減することが可能です。その他、例えアクセス権があっても共有してはいけないファイルは共有できないようにし、誤操作や過失による情報漏えいを防ぐ機能もあります。

ファイル共有の豊富な機能を搭載

その他、機能性の高さもBoxのメリットといえます。たとえば、他のサービスではできない、細かいアクセス制限の設定は注目したいところです。ファイルに対し全ての処理が可能な「共同所有者」から、アップロードのみ可能な「アップローダー」まで、7つのアクセス権限が選択可能です。

これらのアクセス権限は、ファイルやフォルダごとにはもちろん、ユーザー単位で設定できます。アクセス権限を適切に行うことにより、情報漏えいのリスクを抑えることが可能です。仮に、誤った相手とファイルを共有しようとしても、相手はアクセスできないので、権限設定が適切であれば、情報漏えいを未然に防げるでしょう。

テレワーク在宅勤務といった新しい働き方が行われる昨今、セキュリティ事故を防ぐ上でも必要なクラウドサービスとなっています。

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まとめ

企業において、効率化や新しい生活様式に対応するために、適切にファイルを利用・管理すること、中でもファイル共有をどのように行うかは非常に重要です。ファイル共有の種類はいくつかありますが、近年特に注目されているのが「クラウドストレージ」です。

クラウドストレージには、ファイルサーバーなど従来のファイル共有手段よりも管理の手間といった人件費等まで含めるとコスト効率が良く、さらにテレワークの基盤ともなり、そして適切な管理・統制の下、複数人で同時にファイルへアクセス・編集でき業務効率化が図れる等、採用による高いROIやメリットが期待できます。

そうしたクラウドストレージの中でも、世界中で多くのユーザーを抱えているサービスの1つが「Box」です。セキュリティの高さや機能の豊富さ、使いやすさなどから、ファイル共有で業務を安全に効率化したい多くの企業や組織に支持されています。ぜひ活用を検討してみてください。

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