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書類の保存期間を一覧表でチェック!保管・保存が必要な理由と方法

 公開日:2023.06.27  更新日:2024.01.09

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企業が作成する文書には、法律によって保存期間が定められているものがあることをご存知でしょうか。

たとえば、私たちの身近に発生する領収書ですが、これは起算日から7年間保存することが義務付けられています。ちなみに起算日は、事業年度終了の日の翌日から2ヶ月を経過した日です。

これら法律で定められた保存期間は、取引関連の文書や決算関連の文書など多岐にわたります。企業はそれらの文書を適切に管理し、提出を求められた際は迅速に対応できるよう、適切に管理しなければいけません。

もちろん、単に管理すればよいわけではありません。法定保存期間を過ぎた文書などは、企業のルールに則って速やかに処理し、文書のライフサイクルを管理する必要があります。不要な文書を持ち続けることはリスクでもあります。

この記事では、企業がしっかりと管理すべき「文書の保存期間」に関してご紹介します。法定保存期間を有する文書を適切に管理し、ライフサイクルを徹底するために、例示されている各文書の法定保存期間について確認しましょう。なお詳細は、関係する条文や法令を参照することをおすすめします。

書類の保存期間を一覧表でチェック! 保管・保存が必要な理由と方法

書類の保存が必要な理由

仕事で用いる書類のうち、法律で保存期間が定められているものが「法定保存文書」です。書類の種類によって、保存・保管すべき期間は異なります。会社法や消費税法、法人税法や雇用保険法などのさまざまな法律において、保存期間についての規定があります。企業にとって、法定保存文書や法定保存文書以外の膨大な書類の管理は、ときに大きな負担となるでしょう。

書類の保存・保管を適切に行ううえで、ペーパーレス化は有用な手段です。政府のDX推進や働き方の多様化、新型コロナウイルス拡大によるテレワークの導入増加などに伴い、ペーパーレス化のニーズが高まりました。

さらに、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法によって、ペーパーレス化を行う環境・制度が整いつつあります。ペーパーレス化には多くのメリットがあるため、書類・文書をデータ化して保存する企業は今後、増加していくでしょう。

以下で示す書類の保存期間・種類を押さえたうえで、適切な管理方法について考えましょう。

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永久保存の書類

総務・庶務  
No. 文書名 起算日 根拠条文
1 定款

法律等による保存年限はないが、文書の性格上、永久保存が必要と考えられるもの(会社法31、特許法67など)このほか、次の文書を永久保存している会社もある。

  • 株主総会議事録
  • 取締役会議事録(役員会議事録)
  • 稟議書、重要決裁文書
  • 財務諸表および附属明細書、税務申告書
  • 固定資産台帳および固定資産の取得・売却に関する書類
  • 顧客名簿
  • 印鑑登録簿
  • 外部団体加入・脱退関係書類など
2 株主名簿、新株予約権原簿、社債原簿、端株原簿、株券喪失登録簿
3 登記・訴訟関係書類(権利証など)
4 官公庁への提出文書、官公署からの許可書・認可書、通達などに関する重要な書類
5 知的所有権に関する関係書類(特許証や登録証、特許料や登録料の受領書など)
6 社規・社則およびこれに類する通達文書
7 効力の永続する契約に関する文書
8 重要な権利や財産の得喪等に関する文書
9 社報・社内報、重要刊行物
10 1製品の開発・設計に関する重要な文書
人事・労務  
No. 文書名 起算日 根拠条文
11 重要な人事に関する文書 文書法律等による保存年限はないが、文書の性格上、永久保存が必要と考えられるもの

保存期間が30年間の書類

労働安全衛生

No. 文書名 起算日 根拠条文
12 クロム酸等の空気中における濃度の定期測定記 作成日 特定化学物質障害予防規則36
13 特別管理物質についての作業の記録 当該事業場において常時当該作業に従事することとなった日 特定化学物質障害予防規則38の4
14 放射線業務従事者の線量の測定結果記録※当該記録を5年保存した後、厚生労働大臣が指定する機関に引き渡すときはこの限りでない 作成日 電離放射線障害防止規則9
15 電離放射線健康診断個人票※当該記録を5年保存した後、厚生労働大臣が指定する機関に引き渡すときはこの限りでない 作成日 電離放射線障害防止規則57
16 特別管理物質を取り扱う業務に携わる労働者の特定化学物質健康診断個人票 作成日 特定化学物質障害予防規則40

保存期間が10年間の書類

総務・庶務

No. 文書名 起算日 根拠条文
17 株主総会議事録 (本店備置き分。支店備置き分はその謄本を5年保存) 株主総会の日 会社法318
18 取締役会議事録 取締役会の日 会社法371
19 監査役会議事録 監査役会の日 会社法394
20 委員会議事録 (指名委員会、監査委員会、報酬委員会) 委員会の日 会社法413
21 重要会議の記録 記録作成の日 ※法律上の定めはないが、保管が望ましい
22 満期または解約となった契約書 満期または解約の日 ※法律上の定めはないが、保管が望ましい
23 製品の製造、加工、出荷、販売の記録
※民法724の規定では、20年が期限
製品の引渡し日 製造物責任法5、6

経理・税務

No. 文書名 起算日 根拠条文
24 計算書類および附属明細書(貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表) 作成した時 会社法435
25 会計帳簿および事業に関する重要書類(総勘定元帳、各種補助簿、株式申込簿、株式割当簿、株式台帳、株式名義書換簿、配当簿、印鑑簿など) 帳簿閉鎖の時 会社法432

保存期間が7年間の書類

労働安全衛生

No. 文書名 起算日 根拠条文
26 粉じん濃度の測定記録、測定結果の評価記録 作成日 障害防止規則26、26の2
27 じん肺健康診断記録、じん肺健康診断に係るエックス線写真 作成日 じん肺法17

経理・税務

No. 文書名 起算日 根拠条文
28 取引に関する帳簿(仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳など)※証憑書類のうち取引に関する事項(法人税法施行規則の別表22に定める記載事項の全部または一部)を帳簿に記載することに代えて、記載されている書類を整理保存している場合の書類を含む帳簿閉鎖日および書類 作成日・受領日の属する事業年度終了の日の翌日から2ヶ月を経過した日(当該事業年度分の申告書提出期限の翌日) 法人税法施行規則59、67
29 決算に関して作成された書類(上に挙げた、会社法で10年保存が義務付けられている書類以外) 作成日・受領日の属する事業年度終了の日の翌日から2ヶ月を経過した日(当該事業年度分の申告書提出期限の翌日) 法人税法施行規則59、67
30 現金の収受、払出し、預貯金の預入れ・引出しに際して作成された取引証憑書類(領収書、預金通帳、借用証、小切手、手形控、振込通知書など) 作成日・受領日の属する事業年度終了の日の翌日から2ヶ月を経過した日(当該事業年度分の申告書提出期限の翌日) 法人税法施行規則59、67
31 有価証券の取引に際して作成された証憑書類(有価証券受渡計算書、有価証券預り証、売買報告書、社債申込書など 作成日・受領日の属する事業年度終了の日の翌日から2ヶ月を経過した日(当該事業年度分の申告書提出期限の翌日) 法人税法施行規則59、67
32 取引証憑書類(請求書、注文請書、契約書、見積書、仕入伝票など) 作成日・受領日の属する事業年度終了の日の翌日から2ヶ月を経過した日(当該事業年度分の申告書提出期限の翌日) 法人税法施行規則59、67
33 電子取引の取引情報に係る電磁的記録(取引に関して受領または交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項の記録) 帳簿閉鎖日および書類作成日・受領日の属する事業年度終了の日の翌日から2か月を経過した日(当該事業年度分の申告書提出期限の翌日) 電子帳簿保存法4
34 給与所得者の扶養控除等(異動) 申告書、配偶者特別控除申告書、保険料控除申告書申告書の提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日 所得税法施行規則76の3、77、77の4、措規18の23
35 給与所得者の(特定増改築等) 住宅借入金等特別控除申告書申告書の提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日 措規18の23の3
36 源泉徴収簿(賃金台帳) 法定申告期限 国税通則法70~73
37 課税仕入等の税額の控除に係る帳簿、請求書等(5年経週後は、帳簿または請求書等のいずれかを保存) 課税期間末の翌日から2ヶ月を経過した日 消費税法30、消費税法施行令50、消費税法施行規則15の3
38 資産の譲渡等、課税仕入、課税貨物の保税地域からの引取りに関する帳簿 課税期間末の翌日から2ヶ月を経過した日 消費税法58、消費税法施行令71

保存期間が5年間の書類

総務・庶務

No. 文書名 起算日 根拠条文
39 事業報告(本店備置き分。支店備置き分はその謄本を3年保存) 株主総会の1週間(取締役会設置会社は2週間)前の日 会社法442
40 有価証券届出書・有価証券報告書およびその添付書類、訂正届出(報告)書の写し 内閣総理大臣に提出した日 金融取引法25
41 産業廃棄物管理票(マニフェスト)の写し 管理票の写しを受領した日 廃棄物の処理及び清掃に関する法律施行規則8の26
42 産業廃棄物処理の委託契約書 契約終了日 廃棄物の処理及び清掃に関する法律施行規則8の4の3
43 契約期限を伴う覚書・念書・協定書など契約 期間終了の日

44 重要な内容の発信・受信文書 発信・受信日

人事・労務

No. 文書名 起算日 根拠条文
45 従業員の身元保証書 作成日 身元保証二関スル法律1、2
46 誓約書などの種類 作成日

47 企画業務型裁量労働制についての労使委員会の決議事項の記録 有効期間の満了後 労働基準法施行規則24の2の3
48 労使委員会議事録 開催日 労働基準法施行規則24の2の4
49 家内労働に関する帳簿 完結の日 家内労働法施行規則24

労働安全衛生

No. 文書名 起算日 根拠条文
50 一般健康診断個人票 作成日 労働安全衛生規則51
51 有機溶剤等健康診断個人票 作成日 有機溶剤中毒予防規則30
52 鉛健康診断個人票 作成日 鉛中毒予防規則54
53 四アルキル鉛健康診断個人票 作成日 四アルキル鉛中毒予防規則23
54 特定化学物質健康診断個人票 ※クロム酸等は30年 作成日 特定化学物質障害予防規則40
55 高気圧業務健康診断個人票 作成日 高気圧作業安全衛生規則39
56 高圧室内業務の減圧状況の記録 作成日 高気圧作業安全衛生規則20の2
57 線量当量率または線量当量の測定の記録 作成日 電離放射線障害防止規則54
58 放射性物質の濃度測定の記録 作成日 電離放射線障害防止規則55
59 放射線事故に関する測定の記録 作成日 電離放射線障害防止規則45

経理・税務

60 監査報告 (本店備置き分。支店備置き分はその謄本を3年保存)(監査役設置会社等の場合) 株主総会の1週間(取締役会設置会社は2週間)前の日 会社法442
61 会計監査報告 (本店備置き分。支店備置き分はその謄本を3年保存)(会計監査人設置会社の場合) 株主総会の1週間(取締役会設置会社は2週間)前の日 会社法442
62 会計参与が備え置くべき計算書類、附属明細書、会計参与報告 (会計参与設置会社の場合。会計参与が定めた場所に備置き) 株主総会の1週間(取締役会設置会社は2週間)前の日 会社法378
63 金融機関等が保存する非課税貯蓄申込書、非課税貯蓄申告書、非課税貯蓄限度額変更申告書、非課税貯蓄異動申告書、非課税貯蓄勤務先異動申告書、非課税貯蓄廃止申告書などの写し これらの申告書、退職等に関する通知書等の提出があった年の翌年 所得税法施行令48、所得税法施行規則13、租税特別措置法施行令2の21、租税特別措置法施行規則3の6
64 金融機関等が保存する海外転勤者の財産形成非課税住宅貯蓄継続適用申告書、海外転勤者の国内勤務申告書などの写し これらの申告書、退職等に関する通知書等の提出があった年の翌年 所得税法施行令48、所得税法施行規則13、租税特別措置法施行令2の21、租税特別措置法施行規則3の6
65 金融機関等が保存する退職等に関する通知書 これらの申告書、退職等に関する通知書等の提出があった年の翌年 所得税法施行令48、所得税法施行規則13、租税特別措置法施行令2の21、租税特別措置法施行規則3の6

保存期間が3年間の書類

総務・庶務

No. 文書名 起算日 根拠条文
66 四半期報告書、半期報告書およびその訂正 報告書の写し内閣総理大臣に提出した日 金融商品取引法25
67 官公署関係の簡易な認可・出願等の文書 出願・受領日※実務上、3年が妥当 金融商品取引法25
68 業務日報、社内会議の記録、軽易な契約関係書類、参照の必要性のある文書など 記録・作成日※実務上、3年が妥当 金融商品取引法25

人事・労務

No. 文書名 起算日 根拠条文
69 労働者名簿 死亡・退職・解雇の日 労働基準法109、労働基準法施行規則56※改正労基法の施行日以後、保存期間は3年から5年に延長された。ただし、経過措置として当分の間は3年が適用される
70 賃金台帳(国税通則法では7年保存を義務付け) 最後の記入をした日 労働基準法109、労働基準法施行規則56※改正労基法の施行日以後、保存期間は3年から5年に延長された。ただし、経過措置として当分の間は3年が適用される
71 雇入れ・解雇・退職に関する書類 退職・死亡の日 労働基準法109、労働基準法施行規則56※改正労基法の施行日以後、保存期間は3年から5年に延長された。ただし、経過措置として当分の間は3年が適用される
72 災害補償に関する書類 災害補償の終わった日 労働基準法109、労働基準法施行規則56※改正労基法の施行日以後、保存期間は3年から5年に延長された。ただし、経過措置として当分の間は3年が適用される
73 賃金のその他労働関係の重要書類(労働時間を記録するタイムカード、残業命令書、残業報告書など) 完結の日 労働基準法109、労働基準法施行規則56※改正労基法の施行日以後、保存期間は3年から5年に延長された。ただし、経過措置として当分の間は3年が適用される
74 労災保険に関する書類 完結の日 労働者災害補償保険法施行規則51
75 労働保険の徴収・納付等の関係書類 完結の日 労働保険の保険料の徴収等に関する法律施行規則72
76 派遣元管理台帳 契約完了の日 労働者派遣法37
77 派遣先管理台帳 契約完了の日 労働者派遣法42
78 身体障害者であることを明らかにすることができる書類(診断書など) 最後の記入日 障害者の雇用の促進等に関する法律施行規則43、45

労働安全衛生

No. 文書名 起算日 根拠条文
79 安全委員会議事録 作成日 労働安全衛生規則23
80 衛生委員会議事録 作成日 労働安全衛生規則23
81 安全衛生委員会議事録 作成日 労働安全衛生規則23
82 救護に関する訓練の記録 作成日 労働安全衛生規則24の4
83 危険・有害業務に従事するときの安全衛生のためのときの安全衛生のための特別教育の記録 作成日 労働安全衛生規則38 

保存期間が1~2年間の書類

総務・庶務

No. 文書名 起算日 根拠条文
84 臨時報告書、自己株券買付状況報告書およびそれぞれの訂正報告書の写し 内閣総理大臣に提出した日 金融商品取引法25
85 当直日誌、軽易な往復文書、受信・発信文書、通知書類・調査書類・参考書類など 記入日、作成日※実務上、1年が妥当 金融商品取引法25

人事・労務

No. 文書名 起算日 根拠条文
86 雇用保険に関する書類(雇用保険被保険者関係届出事務等代理人選任・解任届など。労働保険の保険料の徴収等に関する法律または同施行規則4による書類は3年) 完結の日 雇用保険法施行規則143
87 健康保険・厚生年金保険に関する書類(被保険者資格取得確認および標準報酬決定通知書、標準報酬改定通知書など) 完結の日 健康保険法施行規則34、厚生年金保険法施行規則28

書類を適切に保存管理する方法

日々の業務に伴って増えるさまざまな書類は、以下の方法で保存管理を行うとよいでしょう。

  • 自社独自の保存基準を定める
  • 基準に沿って書類を分類する
  • 書類を保存(社内倉庫・社外倉庫・電子化)する

まず、会社全体で基準を統一し、周知させることが必要です。そのうえで、基準に沿って書類を分類・整理することが求められます。保存期間の判断がつかない場合には、「長期」「短期」などに大別し、一定期間経過後に再び分類しましょう。

書類を保存する方法は何通りもあります。社内の書庫・倉庫を使用する場合は、書類の紛失・持ち出しを防ぐためのシステムが重要です。社外倉庫を借りれば社内のスペースは節約できますが、倉庫まで出向く手間がかかる点は留意しましょう。

書類をデータ化・電子化すれば、紙の書類を扱う際にかかるコストやスペースを削減可能です。さらに、書類を探す手間も大幅に減らせます。業務効率化につながる保存管理を行いましょう。

文書管理システムを活用しよう!

文書管理システムでは、ファイルサーバーではできない、法定保存期間が定められている文書の管理を簡素化し、ライフサイクルを適切に管理できます。従業員は目的の情報へ素早くアクセスでき、業務効率が大幅に向上するでしょう。法定文書の中には、電子データとしての保存が認可されているものもあるので、文書の電子化を行い、ペーパーレスを実現することも可能です。こういった文書をお持ちの企業や部署は、ファイルサーバーや単なるクラウドストレージではなく、文書管理システム(コンテンツ・マネジメント)活用のご検討をおすすめします。

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社内の重要文書や記録が紙のままになっている、あるいは紙の文書を電子化したもののファイルサーバーに無秩序に保管されており「ゴミ箱化」している。こうした課題に阻まれて、なかなかDXの取り組みが進展しない企業が少なくありません。 DXの礎となるコンテンツ管理と文書情報マネジメントのメリットをわかりやすく解説します。

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