書類の保存期間を一覧表でチェック！保管･保存が必要な理由と方法

企業が作成する文書には、法律によって保存期間が定められているものがあることをご存知でしょうか。

たとえば、私たちの身近に発生する領収書ですが、これは起算日から7年間保存することが義務付けられています。ちなみに起算日は、事業年度終了の日の翌日から2ヶ月を経過した日です。

これら法律で定められた保存期間は、取引関連の文書や決算関連の文書など多岐にわたります。企業はそれらの文書を適切に管理し、提出を求められた際は迅速に対応できるよう、適切に管理しなければいけません。

もちろん、単に管理すればよいわけではありません。法定保存期間を過ぎた文書などは、企業のルールに則って速やかに処理し、文書のライフサイクルを管理する必要があります。不要な文書を持ち続けることはリスクでもあります。

この記事では、企業がしっかりと管理すべき「文書の保存期間」に関してご紹介します。法定保存期間を有する文書を適切に管理し、ライフサイクルを徹底するために、例示されている各文書の法定保存期間について確認しましょう。なお詳細は、関係する条文や法令を参照することをおすすめします。

書類の保存が必要な理由

仕事で用いる書類のうち、法律で保存期間が定められているものが「法定保存文書」です。書類の種類によって、保存・保管すべき期間は異なります。会社法や消費税法、法人税法や雇用保険法などのさまざまな法律において、保存期間についての規定があります。企業にとって、法定保存文書や法定保存文書以外の膨大な書類の管理は、ときに大きな負担となるでしょう。

書類の保存・保管を適切に行ううえで、ペーパーレス化は有用な手段です。政府のDX推進や働き方の多様化、新型コロナウイルス拡大によるテレワークの導入増加などに伴い、ペーパーレス化のニーズが高まりました。

さらに、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法によって、ペーパーレス化を行う環境・制度が整いつつあります。ペーパーレス化には多くのメリットがあるため、書類・文書をデータ化して保存する企業は今後、増加していくでしょう。

以下で示す書類の保存期間・種類を押さえたうえで、適切な管理方法について考えましょう。

永久保存の書類

保存期間が30年間の書類

労働安全衛生

保存期間が10年間の書類

総務・庶務

経理・税務

保存期間が7年間の書類

労働安全衛生

経理・税務

保存期間が5年間の書類

総務・庶務

人事・労務

労働安全衛生

経理・税務

保存期間が3年間の書類

総務・庶務

人事・労務

労働安全衛生

保存期間が1～2年間の書類

総務・庶務

人事・労務

書類を適切に保存管理する方法

日々の業務に伴って増えるさまざまな書類は、以下の方法で保存管理を行うとよいでしょう。

• 自社独自の保存基準を定める
• 基準に沿って書類を分類する
• 書類を保存（社内倉庫・社外倉庫・電子化）する

まず、会社全体で基準を統一し、周知させることが必要です。そのうえで、基準に沿って書類を分類・整理することが求められます。保存期間の判断がつかない場合には、「長期」「短期」などに大別し、一定期間経過後に再び分類しましょう。

書類を保存する方法は何通りもあります。社内の書庫・倉庫を使用する場合は、書類の紛失・持ち出しを防ぐためのシステムが重要です。社外倉庫を借りれば社内のスペースは節約できますが、倉庫まで出向く手間がかかる点は留意しましょう。

書類をデータ化・電子化すれば、紙の書類を扱う際にかかるコストやスペースを削減可能です。さらに、書類を探す手間も大幅に減らせます。業務効率化につながる保存管理を行いましょう。

文書管理システムを活用しよう！

文書管理システムでは、ファイルサーバーではできない、法定保存期間が定められている文書の管理を簡素化し、ライフサイクルを適切に管理できます。従業員は目的の情報へ素早くアクセスでき、業務効率が大幅に向上するでしょう。法定文書の中には、電子データとしての保存が認可されているものもあるので、文書の電子化を行い、ペーパーレスを実現することも可能です。こういった文書をお持ちの企業や部署は、ファイルサーバーや単なるクラウドストレージではなく、文書管理システム（コンテンツ・マネジメント）活用のご検討をおすすめします。