機能拡張が追加された「Box Relay」〜 企業全体の業務プロセスの自動化・デジタル化を可能に

 2020.11.12  Box Japan

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Box Japanは2020年9月にコンテンツに関わる業務プロセスの自動化と迅速化を可能にするワークフローエンジン「Box Relay」の機能拡張を日本でも発表しました。新機能には新しいテンプレートライブラリも含まれており、あらかじめ用意されたテンプレートを利用することで、エンドユーザーがIT部門のサポートなしで容易にワークフローを作成できるようになりました。さらに、ファイルリクエスト機能の統合と、マルチファイルサポートが追加されます。

Box Relay新機能のポイント:

  • 営業、マーケティング、人事、法務、財務など、あらゆる部門のワークフローの簡素化に役立つテンプレートライブラリ
  • コンテンツに関わる業務プロセスを迅速化する、ファイルリクエスト機能の統合および、マルチファイルサポート

米国での発表の際にBoxの共同創業者兼CEOアーロン・レヴィ(Aaron Levie)は、「昨今のリモートワークの浸透により、企業における業務のデジタル化がこれまで以上に急務となっています。Boxでは、企業全体におけるコンテンツを中心としたプロセスの自動化およびデジタル化を支援するために、ワークフロー機能を強化しています。新しいテンプレートライブラリにより、IT部門のサポートなしで、各部門が独自のワークフローを作成できるようになります。また、コンテンツ送信のワークフローも改善しており、これまで手動で行っていたタスクの時間を節約できます。これらの機能の組み合わせが、ミッションクリティカルなプロセスのデジタル化を可能にします。Boxは、場所を選ばず業務を遂行できるプラットフォームを提供することで、お客様がニューノーマルに対応するための一助となることを確信しています。」とコメントしました。

Box Relayは、ファイルやコンテンツといったデジタル資産のレビュー、作業指示書の提出や承認、規制に関する報告・承認、権限承認などの業務プロセスを自動化します。2019年6月にリリースされたBox Relayは、高度なセキュリティとコンプライアンス、充実したBox Platform API、あらかじめ構築された生産性向上ツールとの統合、ユーザーフレンドリーなコラボレーション機能など、Boxのクラウド・コンテンツ・マネジメント・プラットフォームが持つ全ての利点を継承しています。

それでは、Box Relayの新機能をご紹介しましょう。

あらかじめ用意されたテンプレートによるワークフローの簡素化

ニューノーマルにおいては、全てを情報システム部門に依頼するのではなく、セルフサービスで行えることが求められます。営業、マーケティング、人事、法務、財務などのあらゆる部門で利用できるBox Relayワークフローをテンプレートとして提供します。テンプレートを利用することで、ワークフローを数分で作成できるようになり、テンプレートを利用しない場合と比較すると大幅な作業時間短縮が期待できます。

新しいウェルカムページでは、ワークフローの新規作成や、ライブラリからのテンプレートの選択ができます。Boxが提供するテンプレートはカスタマイズ可能で、主要業務における定常的な24種のユースケースをもとに構成されています。ワークフローのステップは簡単な操作でカスタマイズできます。関連するコンテンツへの作業の追加や、共同作業者の追加、タスクの割り当てなども素早く行えるため、必要な際にすぐにワークフローを開始することができます。テンプレートの利用により、ワークフロー設計のベストプラクティスを取り入れながら、定常業務のプロセスの簡素化と自動化を効率よく進められます。

例えば、法務部門では、顧客との契約書レビューや承認、特許出願に関わる社外弁護士との共同作業、外部との機密性の高い情報のやり取りなど、ワークフローのテンプレートをライブラリから選択できます。テンプレートの利便性により、各部門がIT部門に頼らずに自分たちの業務に適したワークフローを作成できるため、IT部門の負担が軽減します。

仕事の効率化にBoxが効きます!
働き方改革にはBoxが効きます!

Box Relayとファイルリクエスト機能の統合によるワークフローの効率化

Box Relayにファイルリクエスト機能を統合することで、コンテンツの提出から、自動化されたダウンストリームのプロセスまで、エンドツーエンドのワークフローを効率化します。2020年5月にリリースされたファイルリクエストは、パートナーやベンダーなどの外部組織から、ファイルそのものやメタデータをセキュアに受け取るための機能です。統合によって、ファイルリクエストとBox Relayワークフロー間の自動連携が可能になりました。

Box Relayのユーザーは、以前に設定したファイルリクエストをBox Relayのワークフローに関連付けることで、ファイルリクエストをワークフローのトリガーとして機能させることができます。さらに、送信されるメタデータに条件を指定することで、送信のルーティングを設定できます。

例えば、ベンダーが、完成したアプリをBox上の指定フォルダにアップロードすると、それがトリガーとなり、Box Relayによるワークフローが自動的に開始されます。ワークフローは、メタデータの条件に基づいてアプリを特定のフォルダに移動し、個人やチームに対して期限を指定したタスクを割り当て、レビューや承認を促します。これにより、対面や紙ベースのやり取りの代わりに、オンラインでデジタルなやり取りが可能になり、プロセスに要する時間を大幅に短縮できます。もちろん、メールにファイルを添付し、回覧するという必要ももはやありません。

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マルチファイル指定によるワークフローの迅速化

Box Relayワークフローに複数のファイルを同時に指定できるようになります。複数のファイルを1つのグループとしてパッケージ化し、レビューや承認などの1つのタスクに関連付け、1つのグループとしてワークフロー内を移動させるというものです。この機能により、新製品立ち上げに関するコンテンツや、ベンダー提供のアプリ、経費報告書など、複数のファイルを扱う業務プロセスがシンプルになります。

例えば、人事部門では、従業員の休暇申請や給付金請求の際に、申請書や医療機関からの通知、身分証明書類など、一連のワークフローの中で複数のドキュメントを扱うケースがあります。このような場合にこの新機能が役立ちます。グループ化した複数のファイルをひとつのワークフローで回覧するため、関連する全ファイルのレビューや承認をワンクリックで効率的に行うことができます。

もはや承認プロセス起案や承認のためにオフィスに出社する必要はありません。プロセスをデジタル化、オンライン化することにより、ニューノーマルへの対応や多様な働き方が可能となります。クラウドによりいつでもどこでも働けるようにするだけではなく、フローのデジタル化を支援することで、Boxはコンテンツ管理からお客様の働き方改革をサポートします。

Box Relay 〜業務の自動化でビジネスをシンプルに

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