資料の回覧や承認に困ったことはありませんか？メールで送って返事をもらう、修正したところがわからない、重複編集した、どれが最新かわからなくなった。コンテンツベースのワークフロー「Box Relay」がそんな悩みを解消します。Box Relayは、コンテンツと呼ばれる、見積書、提案書、プレスリリース、ブログ、カタログ、作業指示書等々といった、あらゆる電子ファイルのレビューと承認といった業務プロセスを自動化・迅速化するワークフロー機能です。
Boxが持つその他の標準機能はもちろん、セキュリティとコンプライアンスに関する機能がそのまま使え、さらにAPIで他システムとも連携させられます。アイデア次第で様々な使い方ができるうえに、ITに詳しくないユーザーでも、セルフサービスでワークフローを作成し、起案できるユーザーフレンドリーな使い勝手など、DX時代に合ったさまざまな利点があります。
この記事では、Box Relayの主な機能を紹介します。
Box Relayとは
Box Relayは、「コンテンツ」にかかわるさまざまなビジネスプロセスを電子化・自動化・迅速化できるツールです。
従来、もしくは今でも、書類確認・承認といった業務プロセスは、出社して行うことが多いでしょう。しかし、Box Relayを利用すれば、こうした業務プロセスを電子化し、テレワーク環境でも業務を円滑に、確実に進めることができます。
働き方改革の推進や新型コロナウイルスの感染拡大も鑑み、多様な働き方のニーズを満たすべくテレワークが急速に普及したことで、こうした新しい働き方に役立つツールへのニーズも高まっています。その中で、ワークフローは従来型に取り残されたシステムの一つと言えるかもしれません。
Box Relayでは、ファイルやフォルダに対して実行されたアクションがトリガーになり、次のアクションが自動で行われます。従来型のようにワークフローに専門的な開発が必要で、要件を決め、情報システム部と共に開発をし、テストをし、何ヶ月もかかって使えるようになるというヘビーデューティなものではありません。フローを必要とするユーザー自身が、コーディングといった専門知識は一切なしに、セルフサービスでビジネスプロセスを構築できます。実際に起案してプロセスが走れば、自分のワークフローの各工程（フロー）の管理・追跡が簡単に可能なライトウェイトなワークフローです。
非常に有用なツールであるBox Relayですが、個人プランでは利用できず、利用が可能なのはBoxのビジネスプランのみである点にはご注意ください。
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Box Relayでできること
Box Relayでは、以下に示すさまざまな機能を利用可能です。
- イベントトリガー（ファイル・フォルダ・タスク・メタデータ・電子サインなど）の実行・開始、結果まで自動化
- ワークフローのスケジュール設定
- ワークフローを手動で開始
- 自分が作成したワークフローの編集
- 複数ステップの結果を指定
前述のとおりBox Relayは操作性に優れており、誰でも簡単に作業できます。テキストで書くと難しそうですが、実際の管理画面から簡単に設定できます。例えば、ワークフローを手動で開始しスケジュールを設定すれば、様々な作業を定期的に実施できます。クラウドなので、どこからでも契約書や予算の承認、新入社員研修などが可能であり、紙の書類を手渡す必要もメールでファイルを回す必要もありません。業務効率化が進み、生産性が向上します。
テンプレートによる業務の効率化
Box Relayのワークフローは、営業・マーケティング・人事、法務・財務などといった代表的な部門ですぐに利用できるようにテンプレートも用意されています。テンプレートを利用すれば数分でワークフローを作成できるため、大幅に作業時間が短縮されます。
テンプレートは主要業務における定常的な24種のユースケースをもとに構成されており、カスタマイズも簡単に可能です。IT部門に頼ることなく、ライブラリーからテンプレートを選択し、業務に応じたワークフローを作成できます。
テンプレートによって、業務のプロセスの迅速化と自動化を効率よく進める事が可能です。
外部パートナーからファイルを受け取った瞬間から自動でワークフローを開始
Box Relayでは、取引先やベンダーなどの社外ユーザーやアプリケーション越しから文書ファイルを受け取ることでも起案可能です。
社外のユーザーが指定フォルダにデータをアップロードすれば、それがトリガーになってワークフローが始まります。アプリを特定のフォルダに仕分けしたり、関連する社内のチームや担当者にタスクを割り当てたりする処理が自動で行われます。業務エコシステムが社外にもわたる昨今、会社の壁を越えてフローが回る仕組みは非常に有用です。
もちろん、これらの処理もすべてクラウド上で行われるため、対面でのやりとりは不要です。従来の業務と異なり、メールにファイルを添付する必要もなく脱PPAPはもちろん、メールスレッドに埋もれてレビューするファイルを探せないといったことがなくなり、想像以上に業務効率があがります。
複数のファイルをひとつのワークフローに指定
Box Relayで指定できるファイルはひとつだけではありません。あるワークフローに対して、複数のファイルを同時指定できます。フォルダ内にあるいくつかのファイルをひとつのグループとしてまとめれば、同じワークフローを適用可能です。
グループ化によって、複数のファイルを扱う業務プロセスが簡略化されます。ひとつの処理に何種類ものドキュメントや資料を使う場合、ファイルをグループ化しましょう。全ファイルのレビュー・承認をひとつのワークフローで回覧、ワンクリックで処理できます。
Box Relayのユースケースと効果
働き方改革の推進や新型コロナウイルス拡大、脱PPAPにより、Box Relayを導入・活用する企業が増えています。
Box Relayによって、業務上の課題が解決した事例も多くあります。
ある企業では、上長の押印が必要な書類が多く、上長や部門長、部門間での手続きや処理が煩雑化していました。しかしBox Relayを導入することでペーパーレスが進み、最終的な捺印以外の社内回覧やレビュープロセスが電子化・自動化、クラウド化され、働き方の多様化と業務の大幅な効率化が行われました。ワークフローの活用により、人事の通知なども、Box Relayを利用することでペーパーレスかつ迅速な情報展開を行っているそうです。
Box Relayによって課題を解決し、大幅な時間短縮・効率化が進んだ事例のひとつです。
Box Relayの使い方
Box Relayの主な操作方法について、以下にご紹介します。いくつかの作業について、具体的な操作を知ることで、セルフサービスで使えるイメージをつかんでみてください。
テンプレートからワークフローを作成
Boxが提供するテンプレートから、以下の手順でワークフローを作成してみましょう。
1. Boxの画面左にあるメニューから「Relay」をクリックします
2. テンプレート画面が開かれるので、画面上部のカテゴリーから作成したい内容に合ったものを選びます。ここでは、例として「マーケティング」を選択します。
3. 用途に適したテンプレートを選択し、「テンプレートを使用」をクリックします。今回は、「PRメディアのサインオフ」を選択します。
4. 表示されたテンプレート内容を確認し、問題がなければ「テンプレートを使用」をクリックしワークフローを設定します。
5. テンプレートに沿って「トリガー」から「結果」「完了時の処理」まで、必要なフローをつなげていきます。フローが足りなければ、「フローの追加」で追加します。
トリガーイベントの作成手順は、ワークフローを開始するトリガーイベントの種類によって異なります。ここでは、「ファイルイベント」を指定した場合の手順を以下に示します。
(ア) 「このワークフローを開始するイベントを選択してください」において、イベント（ファイルイベント/フォルダイベント/タスクイベント/ファイルリクエストなど）の中から、「ファイルイベント」をクリックします。
(イ) ファイルイベントの種類（新規アップロード/コピー/移動など）を選びます。
(ウ) （イ）で新規アップロードをクリックした場合、「このイベントが発生するフォルダを選択してください」で、「フォルダの選択」をクリックし、指定します。
この設定により、トリガーイベントが作成されます。
トリガーイベントを作成したら、次はイベントの実行により生じさせたい状態である「結果」を指定します。ひとつのトリガーに対して、複数の結果を指定可能です。
「ファイルアクション」を指定した場合を例に挙げます。
(ア) 「結果」セクションの「次のアクションを選択してください」で、「ファイルアクション」をクリックします。
(イ) アクションの選択画面（コピー/移動/削除/ロックなど）が表示されます。
(ウ) 「コピー」をクリックした場合、コピーするファイルの選択画面が表示されます。
(エ) ファイル選択後、ファイルのコピー先を選びます。
この設定によって、アップロードされたファイルのバックアップをとる、というワークフローが作成されました。
6. ワークフロー作成後には、「有効化」をクリックして実行できるようにします。もしくは、すぐに使わないのであれば、「下書きの保存」で、作成したワークフローが消えないよう保存することもできます。
既存のワークフローを複製して作成
既存ワークフローの複製は、以下の手順で行います。
- Box Relay画面下部の「ワークフロー」に一覧表示された作成済みのワークフローのうち、複製したいものにカーソルを合わせます。
- 右側の省略記号「…」をクリックして、表示されたメニューから「複製」を選び、クリックします。
- 複製したワークフローが表示されます。
オリジナルのワークフローと、複製したものを区別できるように、新たな名前を設定します。
まとめ
Box Relayを利用すれば、テンプレートからのワークフロー作成や、ワークフローに対する複数ファイルの同時指定も可能です。操作が簡単なBox Relayは多くの企業で導入されており、実際にペーパーレス推進による業務効率の向上などの成果を上げています。
Box Relayは、セルフサービスでワークフローを作成し、業務プロセスを自動化・高速化できるDX時代にあったライトウェイトなコンテンツベースのワークフローツールです。
アプリケーションベースのワークフローでさえも、フローに参照ファイルが存在することが多々あります。Box Relayの基本的な考え方は、多くのワークフローに存在するコンテンツの参照やレビュー、承認といったプロセスを、シンプルにアクションすべきコンテンツにワークフローをひも付け、効率化しようとするものです。業務に欠かせないコンテンツを、業務に欠かせないワークフローと統合したことでいつでも、どこでも業務効率を上げることができるのです。
Box Relayのような、業務プロセスを電子化するツールの導入は、多様な働き方の実現や業務改革につながるでしょう。
Box Relay 〜業務の自動化でビジネスをシンプルに
