テレワークで必須のシステム12選

 2020.04.27  Box Japan

[On Demand] Box Virtual Summit Japan 2020 Autumn

在宅勤務リモートワークといったテレワークの実践に欠かせないITツールといえば、会社の外での仕事をサポートするさまざまなクラウドサービスです。完全在宅勤務やサテライトオフィスなど、企業が実践するテレワークは多様なものの、いずれの取り組みでも特定のサービス利用が欠かせません。ここでは、テレワークで必須となるシステムの種類と、それぞれのカテゴリで活躍している製品をご紹介します。

テレワークで必須のシステム13選

クラウドストレージ

テレワーク実施時にまず大切なのは、遠隔地にいる従業員同士、お客様を含むステークホルダー(関係者)間でスムーズに情報や資料を共有できる環境です。クラウドストレージはそのためにインターネット上でファイル共有スペースを提供し、コラボレーションを可能とします。また、それだけなくセキュリティも意識しなければいけません。ビジネス向けのクラウドストレージならば厳格な権限管理に加えてシステムログ情報をすべて取得し、あらゆる行動を追跡することができます。

1. Box

日本国内で6,000社以上、グローバルで95,000社が利用する企業向けクラウド・コンテンツ・マネジメントのサービスで、クラウドストレージの機能を持っています。初めて使う人でもトレーニング不要な使い勝手の良さはもちろんのこと、高度なセキュリティ機能やアクセス権限によってセキュアなファイル共有スペースを実現します。単なるファイル共有スペースだけではなく、この後に出てくる各種のテレワークに必須のサービスはもちろんのこと、1,400以上の他社アプリケーションとの連携ができ、そこで共有やコラボレーションするファイルを効率的に管理活用するコンテンツ管理機能も備わっているため、使うほどに自然と業務が効率化します。

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ビジネスチャット

ビジネスのコミュニケーションをリアルタイムに素早く完了させるために、最近ではメールよりもビジネスチャットが主流になりつつあります。チャット形式でメッセージのやり取りができるので、定型文は不要ですし、すべて時系列で残るため情報の追跡も行いやすいのが特徴です。チャットスペース上ではファイルを共有したり、共同編集したり、あるいは無料通話やビデオ通話によるコミュニケーションが取れるようになっているものもあります。

2. Microsoft Teams
https://products.office.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

マイクロソフト社が提供するビジネスチャットです。こちらの製品にはWeb会議機能も包含されています。本来はOffice 365(グループウェア)に組み込まれているシステムなので、Office 365を活用する企業との相性が良いのが特徴です。統合コミュニケーションツールと言えます。

3. Slackhttps://slack.com/intl/ja-jp/

エンジニアや開発者に人気があるビジネスチャットです。数百種類のシステムとの連携が利点であり、利用者ごとにカスタマイズすることができます。また、社内だけではなく、社外の人と繋がって社内と同じようなコミュニケーションができるので、社内外を横断したプロジェクトなどでの利用も増えています。

Web会議

従業員同士、また取引先と遠隔で会議を行うにはどうすればよいのか?その答えがWeb会議です。これはパソコンに搭載されたカメラとマイクを使用してビデオ通話が可能であり、Web会議に特化したシステムの場合は非常にクリアな映像と音声で複数人での会議を実施できます。Web会議によっては自動的に議事録を作成する機能もあります。

4. Zoomミーティングhttps://zoom.us/jp-jp/meetings.html

現在使用しているカレンダーシステムとの連携が可能であり、カレンダーからの会議招待や会議実施ができます。グローバルで高いシェアを持っており、使いやすさに加えて、クリアな映像と音質が人気の高さの理由です。

5. V-CUBEミーティングhttps://jp.vcube.com/service/meeting

同時に最大50人まで会議に参加でき、招待メールをクリックするだけで誰でも簡単に会議が開始できます。日本発のサービスで映像も音質も高品質で、大手企業も導入実績があるシステムです。

タスク・プロジェクト管理

テレワークでは従業員個人の管理能力が問われし、チームが対面しないためタスク整理も難しくなります。そこで活用すべきなのがタスク・プロジェクト管理ツールです。このシステムは個人・チームのタスクを整理し、進捗状況を把握するのに最適です。また、ガントチャート等を作成してプロジェクト全体の進捗状況やタスク整理を行うこともできます。多くのタスク・プロジェクト管理はドラッグ&ドロップの簡単操作で扱えるので、日常業務の邪魔になることもありません。

6. Jootohttps://www.jooto.com/

世界18万人が利用するタスク・プロジェクト管理です。無料から使えるのが利点であり、有料版ならチームでの利用も可能です。

7. Backloghttps://backlog.com/ja/

無料から使える様々な業種で使われているプロジェクト管理ツールです。簡単な操作性や日本人受けする分かり易さが大きな特徴です。トヨタ生産方式におけるジャストインタイム生産から名前付けられた、日本に馴染んだタスク管理「カンバンボード」の機能も実装されています。

勤怠管理

テレワーク実践時でも労務管理を徹底するために、勤怠管理のサービスを導入しておくと役立ちます。クラウド型の勤怠管理はシステム上で打刻作業をするだけなので、始業時の手間にはなりませんし、ちょっとした作業でテレワーク実践時も労務管理を徹底できます。

8. freeehttps://www.freee.co.jp/

本来はクラウド型の会計システムですが、「人事労務 Freee」というサービスで勤労管理も可能です。さまざまなシステムと連携して利用できるのが利点となります。

9. ジョブカンhttps://jobcan.ne.jp/

LINEやSlackなどを通じてかんたんに打刻できるため、わざわざシステムにアクセスする必要もありません。データ自動バックアップやスマホ承認も備えています。

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クラウドPBX

通常、電話応対はオフィスにいなければ行えない業務ですが、近年ではスマートフォンを使って代表番号の受発信を可能にするクラウドPBXが拡大しています。リモートワークでは在宅勤務でも会社の電話番号を利用できるほか、社用か私用かを問わずスマートフォンを内製化できるので通話料削減にもつながります。オフィスでの常駐社員が少ない場合に有効です。

10. Arcstar Smart PBX
https://www.ntt.com/business/services/voice-video/voip/smartpbx.html

クラウド上にあるIP電話サーバーによりPBX機能と内戦機能を実現します。NTT回線を使用しているので安定した使用感があります。

11. モバビジhttps://www.mobabiji.jp/

初期費用無料で1台月額350円~利用できるクラウドPBXです。総務省判定基準クラスAで固定電話相当の音声品質を実現しています。

VDI(仮想デスクトップ)

VDIとはパソコン内部のデスクトップ環境をサーバー側で一括管理するシステムです。社内でこれを構築するとなると、新しい技術の習得や継続的な運用が必要ですが、VDIをクラウドで提供するDaaS(デスクトップ・アズ・ア・サービス)ならそうした問題も解消できます。

12. Windows Virtual Desktop
https://azure.microsoft.com/ja-jp/services/virtual-desktop/

マイクロソフト社がMicrosoft Azure上で直接提供するDaaSです。ライセンスコストを削減できる利点があります。

適切なシステムを導入しましょう!

今回はそれぞれ代表的な製品やサービスをご紹介しましたが、テレワーク採用時に選択できるシステムの選択肢は多数存在します。1つのポイントは、これらのサービスを利用する際に、そのサービス(=業務)に必要なファイルやドキュメントにリモートからアクセスできるかです。この機会に、テレワークのためのクラウドサービスを優先的に検討し、すべての従業員にとって快適なテレワーク環境を整えていきましょう。

クラウドの活用で効果的なリモートワーク環境を構築するための3つのステップ

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