ビジネスプロジェクト現場の苦悩
ビジネスプロジェクトの進行には、ひとつの企業・組織に留まらず、外部の協力会社なども含めた多くのメンバーが携わることが少なくありません。例えば企業Webサイトの構築では、業務進行するプロジェクトマネージャーをはじめ、デザインを担当するデザイナー、HTMLファイルを作成するコーダーなど、専門領域ごとに役割分担しつつ連携して仕事が進んでいきます。
現場では、参照される文書やファイルの数も多く種類も多岐にわたり、プロジェクトが進行するにつれてデータの管理が煩雑になる…そんな悩みも多いといいます。特に問題になるのが、進行中のデータのバージョン管理です。プロジェクトの繁忙期には、1日に何度も同じファイルが更新され複数のバージョンが存在する場合があり、注意を怠ると最新版がどれなのかわからない状況が発生してしまいます。
ファイルのメール添付は作業効率を低下させる
データ管理の妨げとなっているのが、「メール添付によるファイル共有」に起因するものです。1日に何通も添付ファイル付きのメールが飛び交っていると、どの添付ファイルが最新なのか、把握するだけでも一苦労。ようやく見つけた最新版も、ローカルフォルダ上できちんと管理していなければ、どこに保存したかがわからなくなってしまいます。例えば「マイドキュメント」や「書類」などに保存したファイルで作業していたら「デスクトップ」に保存したファイルが最新版で、作業後に渡すファイルを間違えてしまった…そんな苦い経験はありませんか？
また、データを変更する度にメール添付でやり取りをしていると、相手から送られてきたファイルに変更を加えている最中に、更新版が送られてくることもあります。そうすると、それまで加えた変更作業を再度行わねばならず、現場スタッフの作業効率が落ちるのはもちろん、モチベーションも大幅に低下してしまいます。また、見落としによる修正の漏れや、ファイルの先祖返り、更新の度にファイル名を変更されて最新版がどれなのか判断が難しくなる、といったプロジェクトの進行そのものに支障をきたすこともあるのです。
さらに悩ましいのは、デザイナーが作ったデータです。フォトショップやイラストレーターといったデザイン用のソフトウェアで制作されることが多いため、対応するソフトウェアをインストールしていないメンバーのPCでは開くことができません。そのため、デザイナーに「確認用のPDFファイル」を作成してもらう必要があり、余計な作業時間を使わせてしまいます。修正が複数回におよぶと、その度に対応に時間を費やすことになります。
お悩み解決！クラウドベースのファイル共有サービス活用術
そんなとき力を発揮するのがファイル共有とコラボレーションのためのクラウドサービスです。クラウド上でデータを一元管理し、1つのフォルダを全員が参照することで、最新版ファイルの所在は一目瞭然。飛び交うメールやローカルフォルダで最新版を探す悩みから解放されます。
クラウド上のファイルを直接編集することができ、他のメンバーが作業中の場合はすぐにわかります。作業中であることがわかれば、他の業務を優先することもできますし、万が一、同時に保存してしまっても双方の編集結果が保持されます。
また、WebサイトのHTMLファイルや画像データをサーバー上にアップする作業も、最新データフォルダが明確であれば大幅に作業効率が上がります。
Boxを使えばさらに便利に！
企業で使われているファイル共有サービスは幾つかありますが、それぞれに特徴があります。法人向けのクラウドベースのコンテンツ・マネジメント・プラットフォーム「Box」は100を超えるファイルタイプにプレビュー対応。フォトショップやイラストレーターのデータもダウンロードすることなくプレビューで表示でき、デザイナーがわざわざ確認用にPDFファイルを作成する手間も省けます。もちろん、PCだけでなく、スマートフォンやタブレットなどモバイル端末で「いつでも、どこでも」閲覧でき、移動中でも素早くレビュー。ファイルにコメントを付与することで修正の依頼や承認連絡もできます。専用アプリも提供されており、使い方もシンプルで分かりやすく、プロジェクト全体の作業効率を飛躍的に向上させることが可能です。
①Boxにアップされたファイルをクリック
②PSDやaiファイルのプレビュー画面
スマートフォン用Boxアプリででも同じように閲覧可能
このように、クラウドベースのファイル共有・コラボレーションサービスをうまく活用することは、業務効率を大きく高めつつ、ストレスのない快適な業務環境づくりにも繋がります。あなたのプロジェクトでもファイル共有サービスを取り入れ、これまでの仕事のやり方を変えてみませんか？【Boxsquare編集部】
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