自治体における電子文書の柔軟な活用と適切な管理の必要性
~新しい生活様式に向けて自治体DX最初の一歩~

 2020.10.22  Box Japan

[On Demand] Box Virtual Summit Japan 2020 Autumn

各自治体が置かれている現状

年々増加傾向の自然災害、現在直面している新型コロナ感染症の拡大などBCP対策の重要性はもちろん、少子高齢化による労働人口の減少などの影響もあり新しい生活様式に適応した業務のあり方について日本社会全体が大きな転換期を迎えています。民間企業が先行する形で変革を進めていますが、多くの地方公共団体においてはまだまだ対応が進んでいないのが現状です。しかし時代の変化もあり変革は進めていく必要があることは一致しており、電子申請、決裁、署名、文書管理等々これからは「対面+紙」ではなく、「非対面+デジタル」へ移行する動きもあり、デジタルコンテンツの柔軟な活用と適切な管理の必要性が高まっています。

自治体における課題と施策

地方公共団体は扱う情報の秘匿性や重要性もあって、インターネットとは切り離された行政専用の総合行政ネットワーク(LGWAN)を利用しています。しかし、それがこのコロナ禍を大きなきっかけとした新しい生活様式、例えばテレワークを含めた「対面」からの脱却への足かせともなっています。
そのような中、自治体情報セキュリティの見直しも進められており、従来のLGWAN系を中心としたシステムデザイン(αモデル)に加え、インターネット系を活用するシステムデザイン(β、β’モデル)も新たに用意される形となっています。これを機にβ、β’モデルへのシステム移行を検討する地方公共団体も増加しており、業務の柔軟性、効率性を高めつつ、セキュリティも従来以上に強化する為の対策が検討されています。

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具体的な一歩

地方公共団体に限らず、先行する民間企業でも見直されていることが、業務コンテンツの管理方法です。紙もコンテンツの1種類ですが、デジタル化、さらに、そのコンテンツへのアクセス、共有、そしてセキュリティ強化を解決することが、新しい生活様式への移行へのキーとなります。管理をオンプレミスのファイルサーバーからクラウドストレージへ、それももう一歩進んだ、コンテンツ管理の機能を併せ持ったクラウドストレージを活用することが解決策の1つとなります。
Boxは組織におけるデジタルコンテンツの管理、活用を通じて様々な業務課題を解決するサービスです。これにはコンテンツのデジタル化(デジタイゼーション)だけでなく、コンテンツの活用(デジタライゼーション)も含みます。クラウド(SaaS)の特徴を活かして組織全体はもちろん、特定の用途のみでのご利用など規模を問わず、また、LGWAN-ASPも活用する事により、いずれのモデル(α、β、β’)にも対応が可能です。

活用例)

  • ファイルサーバーの代替(情報系)
  • NASの集約
  • 外部組織とのセキュアなファイル共有、共有フォルダ運用
  • Web会議システムやチャットツールとの併用
  • 図面、写真、動画など大容量ファイルの利活用
  • 出先業務(テレワークを含む)の効率化、セキュリティ強化
  • ペーパレス議会
  • 電子申請におけるファイル授受
  • 公文書の適切な保管

例えば、広島県の活用方法は西日本豪雨がきっかけではありましたが、BCPだけではなくテレワークといった働き方改革へも利用がされています。

さらに、地方公共団体の執行機関の1つである教育委員会に関してはGIGAスクール構想も進んでおり、PCやタブレットといった端末やネットワークの整備が進んでいます。単に端末をそろえただけでは、実際の学習には足りないため、その後学校と家庭で共有する教材や連絡ファイル、学校の枠内外での教員間で共有する同様のファイル等々を活用、および管理する仕組みが必要となります。教材等のファイル(いわゆるコンテンツ)に必要な人が、それがWindows PCだろうが、Macだろうが、Chromebookだろうが、iPadだろうがいつでもどこからでもアクセスでき、利活用できることにより、ICTを活用した教育は加速度的に進みます。
さらに、そういったコンテンツに単にアクセスや共有ができるだけではなく、セキュリティを守った上でアクセスや共有ができるようにする情報ガバナンスが重要となります。つまり、管理が求められるのです。
Boxをこういった教育のコンテンツ基盤に使うことにより、教育用のコンテンツへのアクセスとそれらの管理を容易に行うことができ、しかもツールの種類を問わず同じ強度でのセキュリティや教材利用の利便性を保つことができます。

活用例やメリット)

  • 家庭と学校とのコンテンツの共有。ただし、家庭間ではお互いのファイルは見えない。
  • 端末にドキュメントやファイルをダウンロードさせず、参照のみとして共有し、セキュリティを担保し情報漏洩を防ぐ
  • 多機能且つ分かり易い操作で教員の業務効率を改善

[SMART_CONTENT]

コロナ時代以降、教育もよりオンラインの活用が進む上で、キーとなることは、ネットワークがつながることおよび、教育コンテンツを便利に容易に安心して必要な人と共有できるかという点となります。企業でこの2-30年進んできたことがいよいよ教育現場でも利用されるとも言えます。コロナの時代はイコールICTとクラウドの時代でもあり、教育コンテンツをクラウドで管理活用する基盤を整える必要性についても議論や検討が必要なのです。

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