Box Signの最新機能で生産性向上とコスト削減を実現

企業が適切なツールを用意することで、組織の生産性は飛躍的に向上します。しかし、残念ながら、電子サインはそうではありません。スタンドアロンの電子サインツールの全社配備はコストがかかりすぎるので、多くの企業では使用できる従業員や使い方を制限しています。

Box Signは、このような状況を根本的に変えました。Box Business以上のプランでは、ウェブアプリから無制限に電子サインを利用できるため、Boxユーザーに電子サイン機能を提供し、社員、顧客、パートナーの業務のデジタル化推進に貢献します。現在、50万人以上のBoxユーザーがBox Signを利用できるようになっており、この増加傾向は、新機能リリースがより多くのユースケースを可能にするにつれて加速しています。

この度、いくつかのエキサイティングな製品アップデートを提供することで、お客様がより価値が高く、より多くのユースケースに対応できることをうれしく思っています。

• 誰でも署名できる文書をオンラインで公開できる「署名リンク」機能を新たに提供
• 署名リクエストの進行状態での編集、署名者の操作性向上、自動アーカイブワークフローのサポート、APIの更新などの機能強化
• Box Signの機能がBusiness Starterプランで利用可能に

企業においては、大規模なセルフサービスを行うために、オンラインで署名してドキュメントを共有する機能が必要なケースがあるものです。例えば、イベント登録、権利の放棄/同意/責任に関する書式、機密保持契約（NDA）のような標準的な文書です。これらでは、署名者が事前に判明しているとは限らないため、電子サインを要求する一般的な方法が常に機能するとは限りません。

「署名リンク」機能を使えば、ユーザーは再利用可能なドキュメントリンクを素早く生成し、オンライン（ウェブページ、ソーシャルメディア、社内イントラネットなど）や電子メールで共有することができます。このリンクにアクセスできる人は誰でも、その文書を確認し、署名プロセスを開始、署名、そして記録として完了した文書のコピーを取得することができます。例えば、「イベント参加者の責任免除」フォームの署名用リンクを作成し、イベント登録フローにハイパーリンクして、登録者がサインアッププロセスの一部として署名が可能になります。ご想像の通り、これらのフォームはイベントごとに数千単位での署名が必要です。

最近リリースした「署名リンク」機能と「一括送信」機能は、BoxのEnterprise Plusプランに含まれています。この2つの機能は、他の電子サインツールで発生するコストを大幅に削減することができます。なぜなら、他の電子サインツールではエンベロープ（署名が必要な文書に関連する成果物一式）やトランザクションごとに料金を支払う必要があり、多数の署名が発生するビジネスプロセスでは負担が重くなるからです。

署名リンクの詳細については、こちらの記事をご覧ください。

主な機能強化

Box Signの既存の機能についても、いくつかの重要な機能強化を行いました。

署名リクエストの修正：

送信者は、署名リクエスト送信後でもそのリクエストの特定の部分を編集、変更、修正できるようになりました。これには、特定の条件下での受信者、フィールド、設定の追加や編集が含まれます。例えば、送信者は署名者が休暇中であることを知った場合、署名者を変更することができます。詳しくは、こちらの記事をご覧ください。

署名者の使い勝手の向上：

署名者は、文書のナビゲーションやガイダンスが改善され、より効率的なユーザー体験を享受できるようになりました。この記事では、署名リクエストが送信された文書の完了率を向上させるために行われた機能強化を解説します。

Box SignとBox Relay間の連携強化：

Box Sign と Box Relayの連携により、一連のアクションを自動化したいユーザーは、署名ログと実行された文書を単一のものとして扱えるようになりました。ファイル、メタデータ、タスクアクションなどのBox Relayのアクション結果は、両方のファイルに同時に適用され、自動アーカイブワークフローをサポートすることが可能になりました。詳細はこちらをご覧ください。

開発者向けAPIのアップデート：

Webhooksとリダイレクトフローのサポートにより、開発者はBox Signのイベントに基づいてサードパーティーやカスタムアプリケーションで適切なユーザー体験を構築できるようになりました。 例えば、資産管理会社は、クライアントポータルでWebhookを使用して、クライアントがフォームに署名したことを知り、次のステップであるクライアントマネージャーへの通知をキックすることができます。また、リダイレクトフローを使えば、顧客が署名したか辞退したかに応じて、適切なランディングページを表示させることができます。

Box Signの機能をBusiness Starterプランで提供

昨年、Businessプラン以上のお客様にBox Signをグローバル展開したのに続き、Business Starterプランのお客様（ユーザー数3～10名）にもBox Signを提供することを発表します。現在、Box Signはデフォルトでオフになっており、Box管理者が有効にする必要があります。有効化すると、このプランのすべてのユーザーは豊富な電子サイン機能を利用できるようになり、一ヶ月あたり10件の文書まで署名リクエストを送信することができます。

プラン別の機能一覧はこちらの記事をご覧ください。Business Starterプランのお客様は、Box ウェブアプリからの電子サインが無制限になり、より高度な機能を利用できるBusiness以上のプランにアップグレードすることができます。

Box Signは、新機能や機能強化を継続的に行うことで、Boxユーザーに電子サインの利便性を提供し続けます。Box SignとBox コンテンツクラウドの今後のイノベーションについては、BoxWorks 2022にご参加ください。

※このブログはBox, Inc公式ブログ（https://blog.box.com/）2022年9月1日付投稿の翻訳です。
著者：Box, Inc. プロダクトマネジメントディレクター　ロヒート・バクシ
原文リンク：https://blog.box.com/boost-productivity-and-cut-costs-latest-box-sign-features