メール添付はもうやめませんか?その問題点を解説

 2020.03.11  Box Japan

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他者との情報共有のために、日々の業務で当たり前のように使われてきたメール。現在では、メールに代わってチャットツールを導入している企業も多く、メールによるコミュニケーションの頻度は年々少なくなっているようです。さらに、メールへファイルを添付し、共有するという光景も明らかに減少しています。その理由のひとつが、ファイルサーバーからオンラインストレージへの移行です。

メール添付にはさまざまな問題点が指摘されており、それを解決する手段としてオンラインストレージが注目されています。今回はその問題点と、オンラインストレージで解決する方法について紹介します。

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メール添付の何が問題なのか?

かつて社内外で資料を共有するのにメール添付は当たり前に使われてきた手段です。しかしながら、メール添付には以下のような問題点が指摘されています。

1. 宛先の数だけファイルが複製される

ビジネスでファイルを共有する際は、常に1対1ではなく多数の人と共有するケースが多いでしょう。その際に、メールに添付したファイルは宛先の分だけ複製されることになり、社内では同じファイルがいくつも管理されることになります。これはファイルサーバーやメールサーバーの容量を圧迫する原因になり、ストレージコスト増の要因にもなります。

2. 保護すべき情報が拡散してしまう

情報漏えいに対する最大限の警戒が必要とされている現在のビジネスにおいて、メール添付はその対策を阻害する要因です。メール添付によってファイルが送信されることで、企業にとっては保護すべき情報が拡散してしまいます。送ってしまったものはコントロールできないため、情報漏えいのリスクとなります。取引先など社外に送信したファイルが、その後第三者に転送されたとしても送信元はそれを把握することはできません。受信者が少しでも悪意を持っている人間だった場合、そこから情報漏えいに発展するケースも少なくないでしょう。

3. どれが最新で正しいファイルか分からなくなる

メールへファイルを添付し拡散すると、受け取った人はそのファイルをさらに編集、更新するため、複数の版ができあがります。つまり、どれが最新か、どれが正しい版なのかの版管理が困難となります。その結果、いざファイルを使おうとした際に正しいファイルを探すことに時間がかかり、効率が下がります。

4. 誤送信が情報漏えいにつながる

情報漏えいの原因として多いのがメールの誤送信です。重要ファイルを添付したメールを間違った宛先に送信してしまうと、その時点で情報漏えいが発生したと判断されます。メール添付を利用する以上、誤送信リスクは無くなりません。

5. 大容量ファイルを送信するとネットワークに負荷がかかる

ビジネスの中では大容量ファイルを送信する必要性も高いですが、メール添付を利用するとネットワークにかかる負荷が大きくなり、組織全体のシステムパフォーマンスに影響する可能性があります。また、受信者側もそのファイルの取り扱いに困るケースもあるでしょう。近年はメールの容量制限を設けている企業も少なくなく、そもそも大容量ファイルを添付、送信できないことも増えています。

6. 受信者のメールボックスがいっぱいになる

ファイル共有の度にメール添付を利用すると、受信者のメールボックスはすぐにいっぱいになってしまい、高頻度でメールボックスを整理しなければいけません。生産性低下を招く原因にもなるため、メール添付ではない他の方法を検討することが大切です。

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以上のように、時代の経過とともにメール添付には想像以上に問題点が湧き上がっており、これにいち早く気づいた企業や組織はオンラインストレージへの移行を積極的に検討しています。

オンラインストレージによる解決

それでは、上記に記載したメール添付の問題点を踏まえて、オンラインストレージによる解決方法を紹介します。

ファイルは常に一ヵ所に保存される

オンラインストレージへ移行すると、組織のあらゆるファイルは常に一ヵ所に保存されることになります。あちこちに異なる版が散り、探し回ることによる生産性の低下も防ぐことができます。また、サービスによって外部ユーザーのアクセスをコントロールする機能が備わっているので、取引先などとのセキュアなファイル共有も可能です。

ファイル共有の際にメール添付を利用することが無くなり、メールにファイル共有のためのリンクを貼るだけで良くなります。宛先ごとにファイルが複製されることもないので、ストレージコストを最小限に留められるでしょう。

また、ファイルが一ヵ所に保存されることでセキュリティ面でも利点が生まれます。前述のとおりファイルが至るところに分散することを防げるので、保護しやすくなります。管理機能を使えば、ファイルやフォルダごとに権限を変更して期間を指定し、閲覧のみ、ダウンロード不可、さらに一定期間後に消去、一定期間消去させないなどの詳細な設定を行うことができるクラウドサービスもあります。

メールを誤送信してもリンクを切れば情報漏えいが防げる

どんなに警戒していても、メール誤送信が起きることはあります。このリスクは常に無くならないで、「どのように誤送信を無くすか?」ではなく、「誤送信しても情報漏えいに至らない仕組み」を考えることが大切です。

オンラインストレージであればこういった問題を解決してくれます。たとえばファイル共有用のリンクを貼ったメールを誤送信しても、それに気づいた時点でリンクのアクセス権を無効化すれば、メール受信者はファイルにアクセスできません。ファイルをメールに添付する場合は、誤送信した時点でセキュリティインシデントとなるため、オンラインストレージの利用でセキュリティを大幅に強化できます。ファイルの扱いが公開から非公開に変わったとしても容易に対応できます。

また、オンラインストレージに保存されているファイルは「誰が?どのような操作を?いつ行ったか?」といったログ情報も確認できるため、第三者に共有されたとしても状況を追跡できます。

ネットワークに負荷がかからない

オンラインストレージはインターネット回線を利用したクラウドサービスが一般的なので、社内のシステムネットワークに負荷がかかりません。システムパフォーマンスを常に一定に保てるので、組織全体の生産性向上に繋がるでしょう。

このように、オンラインストレージへ移行するとメール添付が持っているさまざまな問題点を解決することができます。

その他オンラインストレージのメリット

オンラインストレージはメール添付の問題点を解決するだけでなく、さまざまなメリットを持ち合わせています。

1. ファイルのやり取りが非常にスムーズ

社内外の関係者と密にコミュニケーションを取り、資料や成果物などを頻繁に共有することが多い業界・職種では、ファイルサーバーによるアクセス性が生産性を阻害する壁になっています。オンラインストレージなら接続する回線や端末を選ばないので、いつでも、どこでも同じストレージ環境にアクセスして、ファイルの共有・閲覧・編集・保存が行えます。テレワークにも有効です。

2. ストレージの運用コストを削減できる

オンラインストレージは、ファイルサーバーなどに比べて管理メンテナンスが不要なので人件費やソフトウェア、ハードウェアのメンテナンスコストを削減できます。

3. 専門のシステム運用担当者が不要になる

オンラインストレージの管理メンテナンスは、常にサービス提供事業者が実施しています。ユーザーは常に最新のシステムを利用できますし、管理メンテナンスのための担当者も不要です。中小企業などで専任のシステム管理者がいなくても導入や利用が容易です。

4. ストレージの拡張が簡単に行える

オンラインストレージなら管理ページから利用したいストレージを拡張するか、あるいは最初から容量無制限のサービスを選べば、ストレージ拡張における負荷が起きることはありません。

5. 物理的なデータ損失のリスクを低減できる

ファイルサーバーでデータを管理している場合、サーバーやストレージに障害が発生したり、災害などで物理的な損傷を受けたりするとHDD・SSDに保存されているデータが損失する可能性があります。オンラインストレージなら事業者がその責任を担い、高いサービスレベルでバックアップサービスを提供している事業者を選べば、そういった物理的なデータ損失リスクを低減することができます。

6. 大企業と同様のレベルかそれ以上のセキュリティが適用される

一部の企業向けのオンラインストレージでは、保存されているユーザーデータを確実に保護するためのさまざまなセキュリティ対策が講じられています。つまり、サービスを利用するだけで高度なセキュリティが適用されます。自社でそのレベルのセキュリティ対策を実施するとなると多くの場合、現実的には不可能なほど多額の費用がかかることから、そういったオンラインストレージを利用した方が結果、安全かつ割安になります。

7. 利用するだけで災害対策になる

2019年10月12日に日本へ上陸した台風19号は、各地で甚大な被害をもたらしました。その中には、サーバールームが浸水してファイルサーバーが故障し、内部のデータを損失したという企業もあります。自然災害の多い日本において、災害対策は欠かせません。オンラインストレージなら、利用するだけで災害対策を実施したのと同じこととなるため、対応費用も削減できます。テレワークの基盤にもなるため、有事の際には物理的なオフィスに行く必要無く、必要なファイルにアクセスし業務の継続ができます。

現在、ファイル共有のためにメール添付を頻繁に利用している企業は、ここで取り上げた問題点の例やリスクに着目し、自社の課題として整理した上で、オンラインストレージによる解決もぜひご検討ください。

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