現在では、メールに代わってチャットツールを導入している企業も増えましたが、今もメールはビジネスにおける連絡手段またはファイル共有の手段として利用され続けています。
メールでのファイル送付においては書き方・添付や情報漏えいのリスクを減らす配慮が必要なため、細心の注意を払って送信することが必要です。さらに最近では、メール添付に対してさまざまな問題点が指摘されています。本記事ではメールでのファイル添付について押さえておくべきマナーを解説するほか、いま指摘されている問題点や、メールに代わる方法として注目されているオンラインストレージによるファイル共有について紹介します。また、ファイルサーバーの運用と比較したオンラインストレージの考察も加えてお伝えします。
メール添付の何が問題なのか？
かつて社内外で資料を共有するのにメール添付は当たり前に使われてきた手段です。しかしながら、メール添付には以下のような問題点が指摘されています。
1. 宛先の数だけファイルが複製される
ビジネスでファイルを共有する際は、常に1対1ではなく多数の人と共有するケースが多いでしょう。その際に、メールに添付したファイルは宛先の分だけ複製されることになり、社内では同じファイルがいくつも管理されることになります。これはファイルサーバーやメールサーバーの容量を圧迫する原因になり、ストレージコスト増の要因にもなります。
2. 保護すべき情報が拡散してしまう
情報漏えいに対する最大限の警戒が必要とされている現在のビジネスにおいて、メール添付はその対策を阻害する要因です。メール添付によってファイルが送信されることで、企業にとっては保護すべき情報が拡散してしまいます。送ってしまったものはコントロールできないため、情報漏えいのリスクとなります。取引先など社外に送信したファイルが、その後第三者に転送されたとしても送信元はそれを把握することはできません。受信者が少しでも悪意を持っている人間だった場合、そこから情報漏えいに発展するケースも少なくないでしょう。
3. どれが最新で正しいファイルか分からなくなる
メールへファイルを添付し拡散すると、受け取った人はそのファイルをさらに編集、更新するため、複数の版ができあがります。つまり、どれが最新か、どれが正しい版なのかの版管理が困難となります。その結果、いざファイルを使おうとした際に正しいファイルを探すことに時間がかかり、効率が下がります。
4. 誤送信が情報漏えいにつながる
情報漏えいの原因として多いのがメールの誤送信です。重要ファイルを添付したメールを間違った宛先に送信してしまうと、その時点で情報漏えいが発生したと判断されます。メール添付を利用する以上、誤送信リスクは無くなりません。
5. 大容量ファイルを送信するとネットワークに負荷がかかる
ビジネスの中では大容量ファイルを送信する必要性も高いですが、メール添付を利用するとネットワークにかかる負荷が大きくなり、組織全体のシステムパフォーマンスに影響する可能性があります。また、受信者側もそのファイルの取り扱いに困るケースもあるでしょう。近年はメールの容量制限を設けている企業も少なくなく、そもそも大容量ファイルを添付、送信できないことも増えています。
6. 受信者のメールボックスがいっぱいになる
ファイル共有の度にメール添付を利用すると、受信者のメールボックスはすぐにいっぱいになってしまい、頻繁にメールボックスを整理しなければいけません。生産性低下を招く原因にもなるため、メール添付ではない他の方法を検討することが大切です。
以上のように、時代の経過とともにメール添付にはいくつもの問題点が指摘されており、多くの企業や組織はメール添付に代わるファイル共有手段を検討している現状があります。
メールへのファイル添付で押さえるべきビジネスマナー
前述のとおりメールのファイル添付は、場合によっては情報漏えいや受信者のネットワークへの負荷増大などの問題を引き起こす可能性があります。そのためメールでファイルを添付する際には、問題を起こさない書き方や受信者に配慮した方法をとることでリスクが低減します。
ファイル添付がある旨を明記する
メーラーによっては引用返信の下にファイル名が表示されることもあるため、受信者は意外に添付ファイルを見落としてしまいがちです。受信者の見落としを防ぐためにも、メール本文または件名に添付ファイルがある旨を記載しておきましょう。
また、ファイル名は後からでも判別しやすいよう簡潔でわかりやすいものにし、ファイル種別（Word文書、Excelなど、または.docxなどの拡張子）も明記すると、より丁寧です。
さらに、近年企業や組織を狙った標的型攻撃（サイバー攻撃）が増加傾向にあることにも配慮する必要があります。
標的型攻撃では業務連絡などを装ったメールにファイルを添付する手口が多く用いられており、攻撃メールではないことを示すためにも、メール本文にファイル添付の旨および適切な説明を記載すると、受信者も安心でしょう。
ファイル添付がある場合の例文
メールにファイルを添付する際には、以下のような文面だと受信者にわかりやすく見落としを防げます。
件名「お見積り送付のご案内（〇×株式会社）」
株式会社××
総務部 ▲▲（顧客名）様
このたびは弊社■■■についてお問い合わせいただき誠にありがとうございます。
見積書を添付ファイルにてお送りいたしますのでご査収ください。
なお内容にご不明な点がございましたらお気軽にお問い合わせいただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。
【連絡先】
〇×株式会社 営業企画部 営業チーム 主査
●●（担当者名）
直通TEL：xx-xxxx-xxxx／メール：●●＠〇×.jp
【添付資料】
・■■■見積書（.xlsx形式、xxKB）
不明点があった場合の問い合わせ先を書く
メール内容や添付ファイルに対して不明点や不備がもしあったときに備え、お問い合わせ先も併せて記載しましょう。
添付ファイル内だけでなくメール本文に明記し、併せて窓口担当者の情報（氏名、メールアドレス、電話番号など）も伝えておくと、受信者にとって親切です。
ファイルの容量はなるべく2MBまでに抑える
大容量の添付ファイルはネットワークに負荷がかかるため、メールサービスを提供する事業者や社内のIT管理者によって容量が制限されている場合があります。その場合、ファイル添付はしたはずでも送信先には文面しか届いていないという事態が起こりかねません。「ファイルを送ったつもりが届いていない」といったトラブルに発展しないよう、添付するファイルサイズが大きい場合には、事前に大容量ファイルを送信してよいか確認しておきましょう。
メーラーの多くはファイルサイズが2MB以内であれば許容できるため、添付ファイルの容量はなるべく2MBまで抑えましょう。ファイル数が多いなどで2MBを超えそうであれば、ZIPファイルにしてサイズを圧縮する方法もあります。もし大幅に容量を超過してしまう場合は、オンラインストレージを経由するなど他の方法でファイルを送信するとよいでしょう。
受信者が開封しやすいファイル形式にする
添付ファイルは、受信者が問題なく利用できるファイル形式を選びましょう。
たとえばパンフレットデータを送信する際に、データ作成者から受け取ったAdobe Illustratorで開くai形式のファイルをそのまま添付しても、受信者が確認できるとは限りません。PDFのように誰でも開けるファイル形式に変換するか、事前に送信先にファイル形式を確認するなどの対応が必要です。
また、利用環境によっては文字化けするファイルもあるため、Macで圧縮したファイルを送信する場合などは、受信者の環境がWindowsかMacかを確認したほうがよい場合があります。
パスワードの別送(通称PPAP)は避ける
個人情報などの重要な情報が含まれたファイルを添付する際には、パスワード付きZIPファイルを送付してから、改めて別メールでパスワードを送付するという方法が長い間推奨されていました。この方法はPPAP方式と呼ばれていますが、現在ではメールの盗聴可能性や情報漏洩、サイバー攻撃のリスクが大きく、セキュリティ上の問題があることから廃止の方向へと向かっています。2020年末にはデジタル改革担当大臣が内閣府、内閣官房におけるPPAP方式の廃止を発表したことを受け、他の省庁をはじめ、地方自治体や民間企業でも脱PPAPが広がっています。パスワード付きZIP形式でのファイル添付は、セキュリティ面でのリスクが大きいためなるべく避けましょう。
関連内容はこちら
メール添付の課題解決にはオンラインストレージがおすすめ! その理由は?
メールへのファイル添付に対してさまざまな問題点が指摘される中、代替策として企業の導入が増加しているのがオンラインストレージの利用です。オンラインストレージとはインターネット上でデータを保存できる環境を利用できるサービスのことで、安全にデータをやりとりできるだけでなく、メール添付時のような特別なマナーもないため、送信者の負担軽減に大きく貢献します。
ここでは前項で紹介したメール添付の問題点を踏まえたうえで、オンラインストレージをおすすめする3つの理由を紹介します。
理由1.ファイルが常に一ヵ所に保存される
オンラインストレージへ移行すると、組織のあらゆるファイルは常に一ヵ所に保存されることになります。あちこちに異なる版が散り、探し回ることによる生産性の低下も防ぐことができます。また、サービスによって外部ユーザーのアクセスをコントロールする機能が備わっているので、取引先などとのセキュアなファイル共有も可能です。
ファイル共有の際にメール添付を利用することが無くなり、メールにファイル共有のためのリンクを貼るだけで良くなります。宛先ごとにファイルが複製されることもないので、ストレージコストを最小限に留められるでしょう。
また、ファイルが一ヵ所に保存されることでセキュリティ面でも利点が生まれます。前述のとおりファイルが至るところに分散することを防げるので、保護しやすくなります。管理機能を使えば、ファイルやフォルダごとに権限を変更して期間を指定し、閲覧のみ、ダウンロード不可、さらに一定期間後に消去、一定期間消去させないなどの詳細な設定を行うことができるものもあります。
理由2.メールを誤送信してもリンクを切れば情報漏えいが防げる
どんなに警戒していても、メール誤送信が起きることはあります。このリスクは常に無くならないで、「どのように誤送信を無くすか？」ではなく、「誤送信しても情報漏えいに至らない仕組み」を考えることが大切です。
オンラインストレージであればこの問題を解決してくれます。たとえばファイル共有用のリンクを貼ったメールを誤送信しても、それに気づいた時点でリンクのアクセス権を無効化すれば、メール受信者はファイルにアクセスできません。ファイルをメールに添付する場合は、誤送信した時点でセキュリティインシデントとなるため、オンラインストレージの利用でセキュリティを大幅に強化できます。ファイルの扱いが公開から非公開に変わったとしても容易に対応できます。
また、オンラインストレージに保存されているファイルは「誰が？どのような操作を？いつ行ったか？」といったログ情報も確認できるため、第三者に共有されたとしても状況を追跡できます。
理由3.ネットワークに負荷がかからない
オンラインストレージはインターネット回線を利用したクラウドサービスが一般的なので、社内のシステムネットワークに負荷がかかりません。システムパフォーマンスを常に一定に保てるので、組織全体の生産性向上に繋がるでしょう。
このように、オンラインストレージへ移行するとメール添付が持っているさまざまな問題点を解決することができます。
オンラインストレージを導入するメリット
オンラインストレージはメール添付の問題点を解決するだけではありません。業務の効率化やコスト削減などにも大きく貢献できます。
1.ファイルのやり取りがスムーズになる
社内外の関係者と密にコミュニケーションを取り、資料や成果物などを頻繁に共有することが多い業界・職種では、ファイルサーバーによるアクセス性が生産性を阻害する壁になっています。オンラインストレージなら接続する回線や端末を選ばないので、いつでも、どこでも同じストレージ環境にアクセスして、ファイルの共有・閲覧・編集・保存が行えます。テレワークにも有効です。
2.ストレージの運用コストを削減できる
オンラインストレージは、ファイルサーバーなどに比べて管理メンテナンスが不要なので人件費やソフトウェア、ハードウェアのメンテナンスコストを削減できます。
3.専門のシステム運用担当者が不要になる
オンラインストレージの管理メンテナンスは、常にサービス提供事業者が実施しています。ユーザーは常に最新のシステムを利用できますし、管理メンテナンスのための担当者も不要です。中小企業などで専任のシステム管理者がいなくても導入や利用が容易です。
4.ストレージの拡張が簡単に行える
オンラインストレージなら管理ページから利用したいストレージを拡張するか、あるいは最初から容量無制限のサービスを選べば、ストレージ拡張における負荷が起きることはありません。
5.物理的なデータ損失のリスクを低減できる
ファイルサーバーでデータを管理している場合、サーバーやストレージに障害が発生したり、災害などで物理的な損傷を受けたりするとHDD・SSDに保存されているデータが損失する可能性があります。オンラインストレージなら事業者がその責任を担い、高いサービスレベルでバックアップサービスを提供している事業者を選べば、そういった物理的なデータ損失リスクを低減することができます。
6.大企業と同様のレベルかそれ以上のセキュリティが適用される
一部の企業向けのオンラインストレージでは、保存されているユーザーデータを確実に保護するためのさまざまなセキュリティ対策が講じられています。つまり、サービスを利用するだけで高度なセキュリティが適用されます。自社でそのレベルのセキュリティ対策を実施するとなると多くの場合、現実的には不可能なほど多額の費用がかかることから、そういったオンラインストレージを利用した方が結果、安全かつ割安になります。
7. 利用するだけで災害対策になる
日本は地震や台風、集中豪雨などさまざまな自然災害に見舞われることが多い国です。
よって集中豪雨によりサーバールームが浸水し機器が故障し、内部のデータも損失してしまうといった被害が起こる可能性も高く、被害を最小限に抑えるためのBCP対策は欠かせません。しかしオンラインストレージなら、利用するだけで災害対策を実施したのと同じこととなるため、対応費用も削減できます。テレワークの基盤にもなるため、有事の際には物理的なオフィスに行く必要無く、必要なファイルにアクセスし業務の継続ができます。
まとめ
現在、ファイル共有のためにメール添付を頻繁に利用している企業は、ここで取り上げた問題点の例やリスクに着目し、自社の課題として整理した上で、オンラインストレージによる解決もぜひご検討ください。
