文書管理とは?多くの企業が失敗する理由と成功の秘訣

 2019.07.30  Box Japan

働き方改革の一環として文書管理方法の見直しに取り組む企業が少なくありません。紙のドキュメントや電子ファイルなどを整理整頓し、正しく管理することができれば、目的の情報へ素早く、かつ正しい情報にアクセスすることができ、間違いや手戻りを含めた無駄な時間を削減するができ、生産性を向上できます。

ビジネスパーソンが探し物にかける時間は年間150時間とも言われているので、文書管理による時間短縮効果は絶大なものになるかもしれません。

しかしながら、文書管理に取り組むすべての企業が成功しているわけではありません。「文書管理は簡単な取り組み」と考えていると、思わぬところでつまずき、その取り組みが失敗に終わる可能性が高いでしょう。

本稿では、文書管理の基本をご紹介し、多くの企業が失敗する理由と成功するための秘訣について解説します。

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文書管理とは?

文書管理(Content Management)とは、企業のいたるところに散見する紙のドキュメントや電子ファイルを活用するために正しく管理することです。ルールを決め、遵守を徹底し、適切な場所に適切な形で文書を保管するための取り組みです。「言うは易し、行うは難し」とはまさにこのことで、文書管理は上記で簡単に記述したほど簡単なものではありません。

文書管理の重要性

前述した通り、働き方改革では効率化による労働時間短縮や有給休暇取得義務化など、企業が取り組むべき課題があり、その施策として文書管理を取り入れるケースが多くなっています。しかし、文書管理は働き方改革に関係ないところでも高い重要性を持つ取り組みです。まずは文書管理の重要性とメリットについてご紹介します。

 

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文書管理の重要ポイント①は「労働生産性の向上」です。前述のように、ビジネスパーソンの多くは探し物に大量の時間を消費しており、その内訳として文書検索はかなりの割合を占めているでしょう。業務上文書が必要なシーンは日常的にあり、そうした際に文書がどこにあるか分からなかったり、素早く検索できる環境が整えられていなかったりすると、文書検索に多大な時間を使います。反対に、文書管理によって文書が適切な場所に適切な形で管理されていれば、ビジネスパーソンは迷うことなく目的の文書を探し出すことができます。これが企業の生産性向上へ大きく貢献します。間違った文書によるトラブルも減少するため、顧客満足度の向上や利益拡大といったビジネス成果へも繋がっていきます。

 

文書管理の重要ポイント②は「文書関連リスクの軽減」です。日々作成される文書の中には、外部に流出してはいけない重要情報が数多く記載されています。特に顧客の個人情報に関する文書が流出してしまうと事は重大になり、社会的信用を大きく失い、経済的損失を被ることになります。これらは企業として絶対に避けたいリスクです。しかし、文書が適切に管理されていない環境では流出が往々にして発生し、最悪の場合は顧客に実損が生じます。だからこそ文書管理は徹底し、紛失や流失といった文書関連のリスクを軽減する必要があります。

 

文書管理の重要ポイント③は「法定保存文書の管理」です。企業が日々作成される文書の中には、法律によって保存義務と、保存期間が定められているものがあります。文書の種類にもよりますが、長くて10年以上や永年保管すべき文書等もあります。そうした法定保存文書を正しく保存したり、ライフサイクルを管理しなければ、法律で定められた文書の管理が杜撰なものになってしまいます。

文書管理が失敗する理由

上記のように、文書管理の重要性は非常に高く、すべての企業が取り組むべき施策だと言えます。しかし、重要性の高い事柄というのは得てして実現が難しいもので、文書管理とて例外ではありません。多くの企業が文書管理に取り組み、失敗しています。では、その理由とは何でしょうか?

従業員の意識改革に取り組んでいない

文書管理は担当者を1人任命して、その担当者が単独で実行すれば成功するような取り組みではありません。組織的に取り組む必要があり、従業員1人1人が当事者という意識を持つことが大切です。しかし、従業員の意識改革が伴っていないがために、文書管理に対するモチベーションを引き出せずにプロジェクトが上手く進まないケースが少なくありません。

現場への理解が不足している

文書管理へ取り組むにあたり、推進部門を設けますが、多くの場合は総務部や情報システム部の従業員がそれを担います。このケースでは現場への理解が不足しがちなことから失敗に陥ることが多くなります。推進部門が考える理想は現場の実態と大きく乖離していることが多く、文書管理ルールやシステムを構築しても、それが現場にうまく適用できずに機能しません。最適な文書管理の方法というのは企業ごと、部署ごとによっても違うので、教科書通りの取り組みでは失敗してしまうのです。

文書管理の成果を短期的に考えている

文書管理に対して労働生産性向上やコスト削減といった効果を期待することは当然のことでしょう。しかしながら、短期的に成果が出ると考えてしまうと、文書管理へ適切に取り組むことができず、失敗に終わるケースが多いでしょう。たとえば「年度末に予算が余りそうだから」という理由で文書管理に着手する企業も多いですが、年度内では成果が上がるまでの期間が足りずに、目標が達成できないパターンがほとんどです。先に述べたとおり、文書管理は生産性向上にもリスク削減にも効果のある常に意識すべき重要な取り組みです。

システムに依存してしまう

高度な文書管理を実現するためにはIT活用が欠かせません。しかしながら、システムを構築すれば文書管理が成功するわけではありません。多くの資金を投資したシステムを導入しても、文書管理の基盤になるルールが無ければ上手く機能しません。ルールが徹底されていないと多数の文書が乱雑に蓄積され、文書管理が複雑になっていきます。

責任の所在がハッキリしていない

文書管理へ取り組むにあたり責任の所在がハッキリとせずに、最終的には取り組みが形骸化するというパターンも少なくありません。プロジェクトの責任が明確になっていないと、取り組みを牽引する存在がいなくなってしまいます。

文書管理を成功させるためには?

文書管理を成功させるためにはいくつかのポイントを押さえる必要があります。ここでは、そのポイントについて解説します。

従業員の意識改革から始める

文書管理は組織全体で取り組むべきものなので、まずは従業員の意識改革から始める必要があります。文書管理に取り組むことでどのようなメリットがあるのか?などをしっかりと説明した上で、企業が見据えるビジョンも共有します。

システム導入と同時にルールや仕組みを重視する

文書管理システムの導入はもはや必須とも言えますが、やはり文書管理のルールや仕組みを重視することが大切です。文書管理のための基盤が整えられていないと、その上にいくらシステムを構築・利用しても失敗してしまいます。

現場従業員を巻き込む

文書管理への取り組みの多くは、現場への理解不足によって失敗します。現場従業員をプロジェクトに巻き込み、部署の垣根を超えて推進部門を作ることが大切です。

 

1つ1つのポイントに対して真摯に向き合い、文書管理を成功へと導きましょう。

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