ハイブリッドワークの普及やビジネススピードの加速といった影響もあり、従業員間のコミュニケーション不足解消のためにもビジネス用のチャットツールを導入する企業が増えています。ここでは、ビジネスチャットの概要やメリット、主要なビジネスチャットツール、ツールを選ぶ際のポイントを紹介します。
ビジネスチャットはなぜ必要か？
働く場所を選ばないハイブリッドワークを導入する企業が増える中、従業員同士のコミュニケーション不足を課題に挙げる企業が増えています。また、DXが叫ばれる変革期でもあるため、ビジネススピードを気にする企業も多くなっています。これらの問題を解消するためには、適切なITツールの活用が不可欠であり、中でも日頃のコミュニケーションを促進する手段として普及しつつあるのがビジネスチャットです。
ビジネスシーンにおいては、長らく電話やFAX、その後メールが主なコミュニケーションや連絡手段として定着してきました。しかし、メールではリアルタイムにやり取りできず、一方通行的で相手がメールを読んだかどうかを確認することもできません。また、「返信や転送を重ねるほど情報が混乱しやすく、複数人でのクロスのやり取りに向いていない」といったデメリットもあります。一方の電話は、リアルタイム性はある反面、相手の作業を中断させてしまう可能性があります。相手や自身がオフィスを不在にしがちな場合はなかなか連絡がつかず、急ぎの連絡が遅れてしまいがちです。
その点、ビジネスチャットはネット環境さえあればどこででも利用でき、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末でも利用可能です。一対一でリアルタイムに連絡し合えることはもちろん、複数人やグループでのやり取りも想定して作られています。そのため、ハイブリッドワークとの相性も良好です。短い文章で細かいコミュニケーションが容易にでき、無駄を省き効率的でリアルタイムな情報伝達が可能になるとして、ここ数年で利用する企業が増えてきています。
そもそもビジネスチャットとは？
ビジネスチャットは社内外の人と連絡できるコミュニケーションツールです。メールでは文頭に「お世話になっております」「お疲れ様です」といった挨拶文や署名を記載するなど、ビジネスマナーを意識しなければならないのに対し、ビジネスチャットでは挨拶文などを省き、要件だけをまとめた端的な文章を使用します。また、あえて返信するほどではないメッセージに対してはスタンプで返すこともできるといった、メールよりも気軽に使え、ニュアンスも伝え易いことも特徴的です。テレワークで欠けがちな、ちょっと聞く、答えるといったコミュニケーションの課題にも有効です。
導入のメリットとは？
ビジネスチャットには、業務上さまざまなメリットが期待できます。とはいえビジネスチャットにもいろいろな種類があるため、どのような課題を解決したいのかといった導入目的を事前に明らかにし、それに適合するツールを選ぶことが重要です。以下ではビジネスチャットの便利な機能と利用するメリットを紹介します。
強固なセキュリティ
ビジネスチャットは業務での利用を前提に開発されたツールです。社内だけでなく取引先や委託先など社外のメンバーとのやり取りに利用することもあるため、個人情報や機密情報の漏えいを防止できるセキュリティを備えているのが特徴です。多くのツールでは暗号化やSSL通信、端末認証、ユーザー管理、IPアドレス制限などでといったセキュリティ対策を講じており、中には銀行といった金融機関の水準を満たすセキュリティレベルのツールもあります。
ファイル・タスク管理機能
ビジネスチャットの多くが、ファイル添付機能やタスク管理機能を備えています。
ファイル添付機能を使えば、文書や画像などのファイルをチャット画面から簡単に送信でき、アップロードした画像をプレビュー表示したり、受信したファイルをワンクリックでダウンロードしたりすることもできます。また、ファイル共有やコンテンツ管理のクラウドストレージやコンテンツクラウドとチャットツールを連携させると、ファイル共有がより一元的となり、業務効率やセキュリティが向上します。
タスク管理機能とは、チャット内で発生したタスクをTo Doリストとして管理できる機能です。自分に割り振られたタスクおよび自分が割り振ったタスクの進捗状況を共有したり、リマインドを送ったりすることもできるため、タスク処理の抜け漏れや遅延防止につながります。割り振られたタスクはメッセージ欄とタスク欄の双方に表示されるため、通常のメッセージに紛れて見逃してしまう心配もありません。
プロジェクトや部署単位で情報共有しやすい
ビジネスチャットでは、プロジェクト単位や部署といった組織単位に合わせ、チームを細かく分けてグループチャットを作成できるため、情報共有も効率化されるでしょう。組織別だけでなく、目的ごとにグループを作成するのも効果的な利用法です。業務報告用や意見交換用といった業務に関係するやり取りだけでなく、雑談用のグループを設ければ気軽なコミュニケーションを促すこともできるでしょう。基本的には、1つのプロジェクトに対して1つのグループチャットを作成します。これにより情報が整理され、必要な連絡を見落とすことが少なくなります。
広く普及している
ビジネスチャット市場では「Microsoft Teams」「Chatwork」「Slack」という代表的な3つのツールがシェアの大半を占めています。取引先や顧客と同じチャットツールを使えれば、メールや電話よりも気軽かつ高頻度にコミュニケーションがしやすくなります。例えば、コミュニケーションが活発化すれば、顧客ニーズを把握しやすくなるので、営業力の強化も期待できるでしょう。
仕事とプライベートを区別できる
従業員が私用のスマートフォンを業務連絡に使用するBYODを行っている企業は少なくありません。中にはプライベートのLINEアカウントを業務連絡に使用しているケースもありますが、そうなると公私の区別をつけにくくなるほか、個人の端末やアカウントでは会社の管理が行き届かないため、情報ガバナンスやコンプライアンス上のリスクも生じます。また、LINEは国内でもっともシェアが高いSNSツールであるものの、アカウントの乗っ取りなどの問題も発生しており、情報流出の可能性を否定できません。実際に機密情報が漏えいした前例もあるため、無料の個人向けLINEをビジネスで利用することは避けた方が賢明です。
それに対し、ビジネスチャットであれば個人の端末であっても仕事とプライベートの連絡を明確に切り離すことができます。また、ビジネス利用を想定した高いセキュリティレベルが保証されていることから、情報漏えいのリスクも抑えられます。
おすすめビジネスチャットツールを比較
独立系調査会社のITRが公表した調査結果によると、ビジネスチャット市場は右肩上がりで成長しており2025年には334億円規模にまで達すると予測されています。これは2020年の148億円と比較して2倍以上であり、単なるコミュニケーション用だけでなく、ビジネスのさまざまなシーンで欠かせないツールになると見られています。
またNTT西日本が公表した企業のビジネスチャット利用実態調査結果2022」によると、ビジネスチャットの企業導入比率は約5割（47.9％）で、従業員規模別では1万人以上の大企業では8割以上（80.7％）が導入している一方で、99人以下の企業では役2割（20.3％）という結果となりました。調査結果では人数規模が大きいほど導入率は高くなっており、中小規模でのビジネスチャットツール導入が今後の課題であることがわかります。
このような利用拡大に伴い、多様な特徴を備えたビジネスチャットツールが各社から提供されています。Microsoft Teams、Chatwork、Slackの代表的な3製品のほか、LINE WORKS、Google Chat、Talknoteなどの製品があり、自社のニーズに合わせて使いこなすことが重要です。
また、Microsoft 365やGoogle Workspace、Box等自社ですでに使用しているコミュニケーションやコラボレーション、ファイル共有を効率化するツールやシステムがある場合、それらと連携できるチャットツールを選べば、さらなる業務効率上昇が期待できるでしょう。ここではそれぞれ特徴が異なる13のビジネスチャットツールを紹介します。
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、Microsoftが提供しているビジネスチャットツールです。Officeアプリのサブスクリプションサービス「Microsoft 365」にも含まれていますが、単独のアプリとして利用することもできます。ファイル共有やストレージ（1ユーザーあたり1TB）が使えることはもちろん、Microsoftのさまざまなツールとのシームレスな連携を強みとし、WordやExcelなどのOffice製品を自社で使用している多くの企業におすすめです。ビデオ通話機能も充実しており、数百人規模の大規模な会議から、1対1でのちょっとしたミーティング、チーム内での密な議論など、多様なレベルのコミュニケーションをサポートします。
Chatwork
国内企業のChatworkが提供しており、利用者も非常に多い中小企業向けビジネスチャットです。UIがシンプルで見やすく直感的に操作できるのが特徴で、容量制限なしのファイル共有機能やタスク管理機能も備えています。ChatworkのIDを教えてもらえば社内外を問わず直接やり取りできるようになるため、営業ツールとしても活用しやすいでしょう。営業利用含め、取引先や委託先など社外との頻繁なやり取りを行っている企業に得におすすめです。上位プランではユーザー管理機能（追加・削除）、社外ユーザーの制限機能も利用可能です。
Slack
米国のSlack Technologies社が提供する「コラボレーションハブ」を目指すSlack。「ワークスペース」というグループを作成すれば、1つのアカウントでプロジェクトごとにチームを区別してコミュニケーションができます。2,000種類以上の外部機能と連携できるカスタマイズ性の高さに定評があり、各部署でさまざまなツールを使用している企業に特におすすめです。社内のヘルプデスクに活用できるチャットボットなども備えているため、導入からスムーズな定着をサポートしてもらえます。
LINE WORKS
ワークスモバイルジャパンが提供するLINE WORKSは、LINEが持つ使い勝手の良さを踏襲した「ビジネス版LINE」とも言えるビジネスチャットです。1000種類以上のスタンプを使ってやりとりできるほか、掲示板やアンケート、カレンダーなどビジネスシーンで利用できる機能も多数備えています。無料版でもかなりの機能が利用できることに加えて、LINEと似た操作性でPC操作に不慣れなスタッフでも直感的に利用できることが特徴です。操作研修などの教育コスト削減も期待できます。
またLINE WORKSの大きな強みはLINEとの連携が可能な点です。自社外のLINE WORKSユーザーや通常のLINEユーザーともトーク（チャット）が可能なため、取引先や内定者などともスムーズにコミュニケーションが取れます。またLINE以外にも100以上もの外部サービスと連携できるのが強みです。
導入企業も幅広く、学校・教育機関や自治体、介護福祉業など業種・業界を問わずに利用されています。
Talknote
Talknote（トークノート）は、2011年に同名のスタートアップが提供開始したビジネスチャットツールです。伝えたい情報をユーザーごとにノートとして作成し、タイムライン上で時系列に表示できます。ノートにはコメントを追加できるほかブックマークやシェアといった機能も充実しているため後からノートを探しやすく、ナレッジ蓄積に強いのが特徴です。
メールソフトで受信した内容を自動転送するメール連携機能やタスク管理といった業務効率化に役立つ機能のほか、他のユーザーに感謝を伝えるサンクス機能や「いいね」機能、スタンプなど社内のコミュニケーションを活性化する機能も豊富に備えています。
Talknoteの強みは、日常やりとりしているデータを分析して組織運営に活用できる点です。組織や部署ごとに蓄積したデータを分析・スコア化する機能があり、客観的に社内コミュニケーションの状況把握ができます。スコアが低下している場合には、Talknoteの専任担当者が有効なアクションを提案するなど、早急な改善を支援してくれます。
Workplace
Meta社（旧Facebook）が提供するビジネスチャットです。Facebookと似た操作性で利用できる点や、Microsoft365と連携してカスタマイズ可能な点が特徴です。ライブ動画やビデオチャットに加え動画キャプション機能など、動画でのコミュニケーションを活発にできる機能が充実しています。テキストだけでは伝わりにくい内容や本音に近いコミュニケーションができる工夫がされています。
Google Chat
Googleが提供するビジネスチャットツールで、Google Workspace（旧G Suite）を契約していれば追加費用無しで利用できます。Google Workspaceとの相性が良いのが強みで、Googleドキュメントやスプレッドシードの共同編集や、ビデオ通話サービスのGoogle meetへの切り替えもスムーズです。botと連携することで、他サービスからの通知をGoogle Chat上でまとめて確認といったこともできます。
基本的な操作は、スペースと呼ばれるチャットルームを作成してファイルの共有やタスクの割り当て、コミュニケーションを行います。
Typetalk
Typetalk（タイプトーク）はヌーラボが提供するビジネスチャットツールです。「社内の雑談量を増やしチームの一体感を生む」ことを目指しており、ユーザー間の会話を可視化しチームワークを円滑にする豊富な機能を備えています。
プロジェクト、タスクごとにトピックと呼ばれるカテゴリを作成して情報を整理できるほか、「いいね」機能や絵文字などコミュニケーションを活性化する機能も搭載しています。また同社が提供するタスク管理ツールのBacklog・Cacooと連携することで、更新やコメントがあった際の通知を受け取ることも可能です。
elgana
NTTグループのNTTビジネスソリューションズが提供するelgana（エルガナ）は、「みんなにやさしいビジネスチャット」を謳い、誰でも簡単に導入・運用できるツールとして利用数を増やしています。NTTグループ内の利用も含めると2022年7月末時点で160万ID以上の導⼊実績があります。
主な機能はメッセージの既読・未読がわかる既読者確認機能のほか、日程調整などができるアンケート機能、重要なメッセージを抽出するクリップ機能です。タスク機能も4種類のテンプレートを運用する形式で、ITツールに不慣れな人でも使いやすい操作性になっています。導入・運用の際に手厚いサポートがある点も初心者に安心です。さらに初期費用不要でID数の上限もないフリープランもあり、ビジネスチャットの導入をためらう企業のハードルを低くしています。
その一方で、NTTグループならではの充実したセキュリティ機能を搭載していることも大きな魅力です。利用ログの蓄積や利用端末の制限機能のほか、電子透かし機能など無料とは思えないほど充実したセキュリティ機能を提供しているのが強みです。
ChatLuck
グループウェアのdesknet's NEOをはじめ各種ソフトウェア開発を手掛けるネオジャパンが提供するビジネスチャットツールがChatLuck（チャットラック）です。企業ニーズに合わせてクラウド版とオンプレミス版を提供しているのが特徴。カスタマイズを行いたい企業やクラウドサービスを利用できない企業でも利用でき、セキュリティを求められる自治体や金融機関、医療機関などでも導入されています。大手レビューサイトが主催するアワードでも10期連続受賞するなど市場でも高い評価を得ています。
アクセス制限のほか端末認証機能も搭載していることから、端末の盗難・紛失が起きた際にも情報漏えいのリスクを抑えられます。
Chatter
CRMで有名なセールスフォース・ジャパンが提供するビジネスチャットツールがChatter（チャター）です。Salesforce製品のユーザーは追加費用なしで利用できます。モバイルファーストで開発されており、スマホで利用しやすいのが特徴です。
ビジネスを成功させるための情報共有を強化するのが主な目的で、Salesforceとの連携によりワークフローの承認や更新の通知をチャットに通知することで業務の迅速化を図れます。またグループ機能も備えており、チーム単位、イベント単位、顧客単位でグループ作成が可能です。
WowTalk
WowTalk（ワウトーク）は、ワウテックが提供する国産ビジネスチャットツールです。直感的な操作性が特徴で、導入時の教育コストを削減できるのが強みです。導入実績も多く、利用企業は10000社を突破しています。コミュニケーションの課題解決というよりは、業務効率化やコスト削減に注力したツールで、掲示板による共有機能や日報機能、タスク管理機能などを備えています。クラウドツール群のWonder Cloud Worksとの連携でより高い効果が期待できます。
Discord
今回紹介したなかでも性格を異にするのがDiscord（ディスコード）です。このツールはもともとアメリカで開発されたオンラインゲームユーザー向けのボイス＆テキストチャットで、ビジネス用途で開発されたものではありません。しかしゲームユーザー以外にも幅広い層に利用されていることから、現在ではターゲットを広げています。
他のビジネスチャットと同様にテキストでやりとりできるほか、人数無制限で低遅延のボイスチャットができるのが特徴です。
ビジネスチャットツールの選び方
ビジネスチャットは非常に便利ですが、現場の声を聞かずに導入してしまうと、ITに苦手意識があるメンバーが利用しないといった問題が起こる可能性があります。また導入はスムーズに進んだものの、業務とは関係のない雑談ばかりが増えてしまい、逆に生産性が低下してしまったという声や、メールとの使い分けができずにコミュニケーションが複雑化、混乱してしまったという声も聞かれます。知名度で製品を選んだものの、いざ運用してみたら欲しかった機能は最上位プランにのみ含まれており、結果的に運用コストが膨れ上がってしまった、といった失敗をしてしまう場合もあります。
このような失敗を未然に防ぐためには、複数の観点から最適な製品を選ぶ必要があります。たとえ導入費用が安く有名な製品だったとしても、自社のニーズに合致していなければ期待する効果は得られないからです。社内コミュニケーションの活発化や業務効率化によるコスト削減など、導入目的を明確にし、実際の運用シーンまで考慮したうえで適切な製品を選定するとよいでしょう。
導入費用で選ぶ
ツールを導入する上で、導入・運用コストの検討は欠かせません。機能が豊富な製品でも費用対効果が見合わなければ導入価値は低いでしょう。
まず社内で検討が必要なことは、導入時に費用が発生するかどうか、運用費用は無理なく支払える金額かでしょう。ビジネスチャットツールは、1IDあたりの利用料金は数百円程度と安価に見えますが、ID単位・月額で費用を表示しているものが多いため、一目見ただけでは費用感が把握できないこともあります。実際の利用シーンを想定したうえで、全利用人数で月額、または年額どれくらいの費用がかかるのか試算するとイメージを掴みやすいでしょう。
なお製品によっては、基本機能を無料で利用できる「無料版」を提供しているものもあります。自社の導入目的によっては無料版でも十分に有用という場合もあるため、必要に応じて選ぶとよいでしょう。
操作が簡単かどうか
伊藤忠テクノソリューションズが2017年に公表した調査結果によると、ビジネスチャットツールを導入した企業のツール選択基準は「使いやすさ」がもっとも多く21.6％、次いで「セキュリティ」が20.6％でした。費用や機能はもちろんですが、やはり使いやすさがツール選定の大きなポイントになっていることがわかります。言い方を変えると、どんなに機能が豊富な製品であっても、実際に利用するメンバーにとって使いにくければ敬遠されてしまい本末転倒です。
ビジネスチャットツールは、特別なメンバーだけが利用するものではなく、役職者をはじめ社内各部署のメンバーや、場合によっては取引先企業の方やアルバイトスタッフまでも利用します。さまざまな立場のメンバーが利用するからこそ、コミュニケーションが促進されます。そのためには、操作性がやさしく、誰でもストレスなく利用できる製品を選ぶことが必要で、実際に使用するメンバーのことを考慮して検討しましょう。本格導入する前に、無料トライアル期間や無料版を上手に利用して部分導入やフィジビリティを確認するのも良い方法です。
たとえば若い世代では、スマホ操作に慣れてしまいPCのキーボード操作に苦手意識を持つ人もいます。そのようなメンバーが多い場合は、スマホで利用可能なツールを選ぶべきでしょう。LINE WORKSのようにプライベートでも使い慣れた操作性のツールを選定するのもおすすめです。すでにGoogle WorkspaceやMicrosoft 365を導入し、その操作に慣れているのであれば、Microsoft TeamsやGoogle Chatを利用すると起動も容易でユーザーインターフェースに類似性もあるためスムーズです。自社の状況に合った製品や、実際に利用するメンバーが使いやすい製品を選ぶとよいでしょう。
また導入する際には、操作研修を実施する、マニュアルを作成する、サポート人員を配置する、といった体制づくりも重要なポイントです。
セキュリティで選ぶ
ビジネスチャットは、すばやいコミュニケーションができることやスムーズな情報共有ができることがメリットですが、これらは同時にセキュリティリスクにもなりえます。ID・パスワードが漏えいし、アカウントが乗っ取られてしまえば、悪意のある攻撃者がマルウェアを仕込んだWebサイトを重要情報として表示させることも可能となってしまいます。そうすると多くのメンバーがリンクをクリックしてマルウェアに感染するなどの被害が起きるリスクがあります。またビジネスチャットをインストールしたPCやスマホが盗難されてしまえば、情報流出のリスクも生まれます。
このような事態を防ぐためにも、ビジネスチャットにもエンタープライズレベルのセキュリティが望まれます。端末認証や通信の暗号化、IPアドレス制限、多要素認証といった機能に加え、きめ細やかな権限設定ができるかどうかなど、セキュリティ面で信頼できる製品かどうかを確認することが重要です。
また運用時に思わぬ情報漏えいが起きないよう、万が一起きてしまったとしても被害を最小限に抑えられるように、運用マニュアルに加えてセキュリティポリシーも準備・社内で共有するようにするとよいでしょう。
自社に必要な機能が揃っているか
ビジネスチャットツールは、製品によってそれぞれ搭載している付加機能に差があります。選定する際には、導入目的に必要な機能が搭載されているかどうかを確認することが必要です。
たとえばツール上でファイルの共有を行いたいのであれば、ファイルのアップロード機能が必要です。さらにストレージ容量も重要になるため、事前に「どれくらいの頻度でどの程度の容量のファイルをアップロードするか」を見極める必要があります。製品によっては、ストレージ容量を増やすためには利用プランを変える、追加で費用を支払うなどの対応が必要なものもあります。将来の拡張性も考慮して、契約後にプラン変更ができるかどうかも確認しておくと安心でしょう。
資料を画面共有しながら打ち合わせを行いたいのであれば、音声通話機能やビデオ通話機能、画面共有機能について確認が必要です。参加人数の上限があるか、時間制限があるかなどを確認しておくとよいでしょう。
また他サービスとの連携についても事前に確認しておくと後から慌てずに済み安心です。ビジネスチャットツールの多くはメールソフトやタスク管理ツールなどと連携可能です。タスク管理ツールを更新するとビジネスチャットに通知が届く、メールの内容が自動でチャットに転送されるなど、連携により業務効率が向上します。
クラウド型かオンプレミス型かで選ぶ
ビジネスチャットツールにはクラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型は自社でサーバーやアプリケーションを用意する必要がなく、インターネット経由で必要な機能を利用できるのがメリットです。しかし利用するためにはインターネット接続環境が必要で、自社に合わせたカスタマイズは困難です。
一方オンプレミス型は、自社でサーバー機器を用意し、アプリケーションのインストールや保守を行う必要があります。利用料を支払う形式のクラウド型とは異なり、機器の購入費用からアプリケーションの導入費用、加えて維持費用やそれに伴う人件費も安くはありません。しかしインターネットが接続できない環境でも利用できることに加え、セキュリティ管理が自社でできること、自社のニーズに合わせたカスタマイズができることがメリットです。
現在のビジネスチャットツールは導入の容易さからクラウドで提供されている製品が主流です。しかしセキュリティ上の理由でクラウド製品を利用できない環境の企業には、ChatLuckのようなオンプレミス版もあります。
メリットを最大化、より効果的に使うには？
ビジネスチャットのメリットを最大化するためには、自社で現在使っているシステムやサービスとの相性を調査します。また、それによる費用対効果向上も期待できます。以下で詳しく解説します。
クラウドストレージと連携させる
ハイブリッドワーク時代、社内外とのファイル共有に必須なコンテンツクラウドやクラウドストレージサービスとビジネスチャットツールを連携させると、業務効率の大幅な向上が期待できます。例えばMicrosoft Teamsであれば、「Box for Microsoft Teams」という連携機能を使用することでコンテンツクラウドBoxとのスムーズな連携が可能となり、業務ファイルやコンテンツの集約や活用の効率化を促します。Microsoft Teams内の画面から直接、Boxに保存されているコンテンツを共有したり、アクセスしたりできます。PC版だけでなくAndroidやiOSのTeamsアプリからも動作するため、外出先でもすぐにファイルの共有や確認が可能です。ビジネスチャットも普及が始まりましたが、まだまだメールと併用といったように複数のコミュニケーションツールを使う企業は多く、コミュニケーションツールごとにファイルの散在やコピーができていってしまうことは往々にしてあります。コンテンツクラウドとの併用により、コンテンツ管理層とコミュニケーション層を分けられ、どんなコミュニケーションツールをいくつ使っても業務効率低下を防げるようになります。
全社視点で考える
企業やチーム全体が最適な状態にあることを全体最適と呼びます。一方で、ある部門だけ、あるチームだけ、というように組織の一部のみが最適な状態にあることを部分最適と呼びます。たとえば営業部門が顧客情報を共有し営業活動を効率化するために名刺管理ツールを導入するような状態です。営業部門にとっては効果が得られますが、カスタマーサービス部門では情報が共有されず、企業全体では最適化できていない状態です。
ビジネスチャットツールを導入する際には、ユーザー数に応じて利用料が増加することや、経理部門や総務部門のようにそれほどの必要性を感じていない部門もあることから、全社ではなく一部の部門だけで導入してしまうケースがあります。しかし部分的にコミュニケーションを強化したり情報共有手段を増やしたりしても企業全体での効果はそれほど見込めないでしょう。企業全体の効果を考慮するのであれば、全体最適の視点で俯瞰的にツールの導入効果を見極めることが重要です。またツールを導入することがゴールではなく、全社でビジネスチャットを活用し、コミュニケーションの課題を解決したり、業務の効率化を図ったりすることを意識する必要があります。
ビジネスチャットを導入するためには、まずツールにより何を実現したいかという目的を明確にすることが必要です。経営層に目的を理解してもらった後に、ツールに関する周知を行い社内全体での理解を図ります。目的を全員で理解して利用することが大切です。
部門ごとにメンバーのITリテラシーやスキルに差があるケースも考えられるため、特定の部門でトライアル導入を行い、使い勝手に問題はないかを確認します。
ツールを導入した後は、社内に利用が浸透したかどうか、またツールによってどれくらいの効果が得られたか、課題はあるかなど、効果測定を行うことも重要です。きちんと効果検証を行ったうえで、PDCAを回しながら改善していきましょう。
無料版利用も視野に、コスト面も要検討
前述したように、無料版のビジネスチャットでも事足りる可能性があります。有料プランを契約する際も、まずは自社の規模にフィットするものを選択することをおすすめします。従業員だけでなく社外のメンバーも加えたいとなった場合でも、プランは後からも変更可能です。また、無料の試用期間などを設けているツールもあるため、コストパフォーマンスも考慮しつつ使い勝手をテストしてから導入を検討することが大切です。
まとめ
ビジネスチャットを活用すれば、コミュニケーションを活性化できるだけでなく、ファイル共有や複数人でのやり取りを適切に効率化します。ハイブリッドワークにより不足しがち、遠慮しがちな、ちょっとしたコミュニケーションを補うこともできるでしょう。数あるツールの中から自社に合ったものを選定するためには、コストや機能はもちろん、既存のツールや単に会話の代替とするだけでなく、目的を明確にする必要があります。さらに一歩踏み込んで、業務効率化やコミュニケーション強化に必須のコンテンツ管理との連携を考えると、ビジネスチャット導入や利用がよりいっそう有用となります。
コラボレーションにBoxが効きます！
