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ビジネスチャットとは?導入目的や得られるメリット

 2021.06.17  Box Japan

テレワークの普及やビジネススピード加速などの影響もあり、従業員間のコミュニケーション不足解消のためにもチャットツールを導入する企業が増えています。ここでは、ビジネスチャットの概要やメリット、主要なビジネスチャットツール、ツールを選ぶ際のポイントを紹介します。

ビジネスチャットとは?導入目的や得られるメリット

ビジネスチャットはなぜ必要か?

テレワークを導入する企業が増える中、従業員同士のコミュニケーション不足が課題に挙がっています。この問題を解消するためには、適切なITツールの活用が不可欠であり、中でも日頃のコミュニケーションを促進する手段として普及しつつあるのがビジネスチャットです。

ビジネスシーンにおいては、長らくメールと電話が主な連絡手段として定着してきました。しかし、メールではリアルタイムでやり取りできず、一方通行的で相手がメールを読んだかどうか確認することができません。また、「返信や転送を重ねるほど情報が混乱しやすい、複数人でのやり取りに向いていない」といったデメリットもあります。一方の電話は、リアルタイム性がある反面、相手の作業を中断させてしまう可能性があります。相手や自身がオフィスを不在にしがちな場合はなかなか連絡がつかず、急ぎの連絡が遅れてしまいがちです。

その点、ビジネスチャットはネット環境さえあればどこででも利用でき、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末でも利用可能です。LINEのように一対一でリアルタイムに連絡し合えることはもちろん、基本的に、複数人やグループでのやり取りも想定して作られています。そのため、テレワークとの相性も良好です。長文ではなく細かいコミュニケーションが容易にでき、かつ無駄を省いた効率的かつリアルタイムな情報伝達が可能になるとして、ここ数年で利用する企業が増えてきています。

そもそもビジネスチャットとは?

ビジネスチャットは社内外の人と連絡できるコミュニケーションツールです。メールでは文頭に「お世話になっております」「お疲れ様です」といった挨拶文や署名を記載するなど、ビジネスマナーを意識しなければならないのに対し、ビジネスチャットでは挨拶文などを省き、要件だけをまとめた端的な文章を使用します。また、あえて返信するほどではないメッセージに対しては絵文字で返すこともできるため、メールよりも気軽に使え、ニュアンスも伝え易いことが特徴的です。テレワークで欠けがちな、ちょっと聞く、答えるといったことにも有効です。

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導入のメリットとは?

ビジネスチャットには、業務上さまざまなメリットが期待できます。とはいえビジネスチャットにもいろいろな種類があるため、導入によってどのような課題を解決したいのかといった導入目的を事前に明らかにし、それに適合するツールを選ぶことが重要です。以下ではビジネスチャットの便利な機能と利用するメリットを紹介します。

強固なセキュリティ

ビジネスチャットは業務での利用を前提に開発されたツールです。社内だけでなく取引先や委託先など社外のメンバーとのやり取りに利用することもあるため、個人情報や機密情報の漏えいを防止できる高いセキュリティを備えているのが特徴です。多くのツールでは暗号化やSSL通信、端末認証、ユーザー管理、IPアドレス制限などで万全の情報漏えい対策を講じており、中には銀行と同水準のセキュリティレベルのツールもあります。

ファイル・タスク管理機能

代表的なビジネスチャットの多くは、ファイル添付機能やタスク管理機能を備えていることがほとんどです。

ファイル添付機能を使えば、文書や画像などのファイルをチャット画面から簡単に送信でき、アップロードした画像をプレビュー表示したり、受信したファイルをワンクリックでダウンロードしたりすることもできます。また、ファイル共有用のクラウドストレージサービスとチャットツールを連携させると、ファイル共有はより効果的となります。

タスク管理機能とは、チャット内で発生したタスクをTo Doリストとして管理できる機能です。自分に割り振られたタスクおよび自分が割り振ったタスクの進捗状況を共有したり、リマインドを送ったりすることもできるため、抜け漏れや遅延防止につながります。割り振られたタスクはメッセージ欄とタスク欄の双方に表示されるため、通常のメッセージに紛れて見逃してしまう心配もありません。

プロジェクトや部署単位で情報共有しやすい

ビジネスチャットでは、プロジェクト単位や部署単位といった組織階層に合わせ、チームを細かく分けてグループチャットを作成できるため、情報共有も効率化されるでしょう。階層別だけでなく、目的ごとにグループを作成するのも効果的です。業務報告用や意見交換用といった業務に関係するやり取りだけでなく、雑談用のグループを設ければ気軽なコミュニケーションを促すこともできるでしょう。基本的に1つのプロジェクトに対しては1つのグループチャットを作成することで、情報が整理され、必要な連絡を見落とすことが少なくなります。

広く普及している

ビジネスチャット市場では「Microsoft Teams」「Chatwork」「Slack」という代表的な3つのツールがシェアの大半を占めています。取引先や顧客と同じチャットツールを用いた連絡が可能になれば、メールや電話でアプローチをかけるよりも気軽かつ高頻度でコミュニケーションがしやすくなります。それによりニーズを把握しやすくなるので、営業力の強化も期待できるでしょう。

仕事とプライベートを区別できる

従業員が私用のスマートフォンを業務連絡に活用している企業は少なくありません。中にはプライベートのLINEアカウントを業務連絡に使用しているケースもありますが、そうなると公私の区別をつけにくくなるほか、個人の端末やアカウントでは会社の管理が行き届かないため、情報ガバナンスやコンプライアンス上のリスクも生じます。また、LINEは国内でもっともシェアが高いSNSツールであるものの、アカウントの乗っ取りなどの問題も発生しており、情報流出の可能性を否定できません。実際に機密情報が漏えいした前例もあるため、無料の個人向けLINEをビジネスで利用することは避けた方が賢明です。

それに対し、ビジネスチャットであれば個人の端末であっても仕事とプライベートの連絡を明確に切り離すことができますし、ビジネス利用を想定した高いセキュリティレベルが保証されていることから、情報漏えいのリスクを抑えられます。

3大ビジネスチャットツールを比較

社内連絡だけでなく取引先や委託先との打ち合わせなど社外とのやり取りも考慮に入れると、シェアは重要な選定基準の一つです。

また、Microsoft 365/Office 365やGoogle Workspace、Box、勤怠管理システムなど自社ですでに使用しているツールやシステムがある場合、それらと連携できるチャットツールを選べば、さらなる業務効率上昇が期待されるでしょう。ここでは世界中に大きなシェアを持つ3つのチャットツールを紹介します。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoftが提供しているビジネスチャットツールです。Officeアプリのサブスクリプションサービス「Microsoft 365」にも含まれていますが、単独のアプリとして利用することもできます。ファイル共有やストレージ(1ユーザーあたり1TB)が使えることはもちろん、Microsoftのさまざまなツールとのシームレスな連携を強みとし、WordやExcelなどのOffice製品を自社で使用している多くの企業におすすめです。ビデオ通話機能も充実しており、数百人規模の大規模な会議から、1対1でのちょっとしたミーティング、チーム内での密な議論など、多様なレベルのコミュニケーションをサポートします。

Chatwork

国内企業のChatworkが提供しており、利用者も非常に多い中小企業向けビジネスチャットです。UIがシンプルで見やすく直感的に操作できるのが特徴で、容量制限なしのファイル共有機能やタスク管理機能も使えます。ChatworkのIDを教えてもらえば社内外を問わず直接やり取りできるようになるため、営業ツールとしても活用しやすいでしょう。営業利用含め、取引先や委託先など社外との頻繁なやり取りを行っている企業に得におすすめ。上位プランではユーザー管理機能(追加・削除)、社外ユーザーの制限機能も利用可能です。

Slack

米国のSlack Technologies社が提供するSlack。「ワークスペース」というグループを作成すれば、1つのアカウントでプロジェクトごとにチームを区別してコミュニケーションができます。2,000種類以上の外部機能と連携できるカスタマイズ性の高さに定評があり、各部署でさまざまなツールを使用している企業に特におすすめです。社内のヘルプデスクに活用できるチャットボットなども備えているため、導入からスムーズな定着をサポートしてもらえます。

メリットを最大化するには?

ビジネスチャットのメリットを最大化するためには、自社で現在使っているシステムやサービスとの相性、費用対効果にも気を配ることが大切です。以下で詳しく解説します。

クラウドストレージと連携させる

ファイル共有に便利なクラウドストレージサービスとビジネスチャットツールを連携させると、業務効率の向上が期待できます。例えばMicrosoft Teamsであれば、「Box for Microsoft Teams」という連携機能を使用することでクラウドストレージBoxとのスムーズな連携が可能となり、業務ファイルやコンテンツの集約や活用の効率化を促します。Microsoft Teams内の画面から直接、Boxに保存されているコンテンツを共有したり、アクセスしたりできます。PC版だけでなくAndroidやiOSのTeamsアプリからも動作するため、外出先でもすぐにファイルの共有や確認が可能です。ビジネスチャットも普及が始まりましたが、まだまだメールと併用といったように複数のコミュニケーションツールを使う企業も多く、ファイルの散在やコピーができていってしまうことによる効率低下を防げます。

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無料版利用も視野に、コスト面も要検討

利用したい機能や自社の規模によっては、無料版のビジネスチャットでも事足りる可能性があります。有料プランを契約する際も、まずは自社の規模にフィットするものを選択することをおすすめします。従業員だけでなく社外のメンバーも加えたいとなった場合でも、プランは基本的に後から変更可能です。また、無料の試用期間などを設けているツールもあるため、コストパフォーマンスも考慮しつつ使い勝手をテストしてから導入を検討することが大切です。

まとめ

ビジネスチャットを活用すれば、コミュニケーションを活性化できるだけでなく、ファイル共有や複数人でのやり取りを適切に効率化します。テレワークにより不足しがち、遠慮しがちな、ちょっとしたコミュニケーションを補うこともできるでしょう。数あるツールの中から自社に合ったものを選定するためには、コストや機能はもちろん、既存のツールや単に会話の変わりとするだけでなく、一歩踏み込んだ業務効率やファイル管理まで踏み込み、Boxといった関連システムとの連携性なども考慮するといっそう有用となります。

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