エンドユーザーと管理者の両者に支援するBox Hubsの重要なアップデートをご紹介します。部署を一体化させる柔軟なツールから監視を強化するための一元管理機能まで、コンテンツのキュレーション、公開、共有がかつてないほど簡単になりました。
さらに、IT管理者がテクノロジを拡張し、企業全体の効率性と管理性を高める新しい可能性を切り開くために、新しいBox Hubs APIの提供も開始しました。開発者は、Hubの機能を企業全体にシームレスに統合、拡張できるようになりました。
これらの新機能を組み合わせることで、よりスマートで、より安全で、真にコラボレーションできるコンテンツ体験が実現します。
Hubsのページでコンテンツを整理する
コンテンツをより適切に構造化して共有できるように、Hubsにページを導入し、Hub内に複数のページを作成できるようになりました。Hubsのページを使用すれば、情報をより効果的に分類し、複雑なトピックやプロジェクトを簡単にナビゲートできます。
膨大なドキュメントやリソースを管理する部署にとっては、コンテンツの表示と共有のための柔軟なオプションを備えた明確なページ構造を維持できるというメリットもあります。Hubsのページを使用すると、次のことができます。
- ページを無制限に作成して 、コンテンツをシンプルな階層構造に簡単に整理できます
- 必要に応じてページを複製、並べ替え、ネスト解除して、関連するコンテンツを表示できます
- 各ページのバナー画像とロゴをカスタマイズして、ブランドイメージを演出できます
- サイドバーのHubのアウトラインを使用して、別のページに移動できます
- Hub内のすべてのページに対してBox AIに質問することで、コンテンツを見つけたり、複数のドキュメントからインサイトを得たりすることができます
Hubsのページのユースケース
リソースをキュレーションする新しいダイナミックな方法により、さまざまな部署で実用的なアプリケーションを無限に作成することできます。
- 人事部門の従業員向けリソース: 新入社員向け資料、福利厚生情報、研修資料、社内規程を専用ページに整理して、従業員が必要な情報をすぐに見つけられるようにします
- マーケティングアセットポータル: ブランドガイドライン、キャンペーンアセット、クリエイティブブリーフ、承認済みテンプレートをそれぞれ個別のページにまとめた構造化ポータルを作成することで、一貫性の高め、プロジェクトの迅速化を実現します
- ITポリシーと手順: デバイスポリシー、ソフトウェア使用ライセンス、トラブルシューティングガイド、セキュリティのベストプラクティスの明確なドキュメントを、すべての関係者がアクセスできる一元化された場所に保管します
- 運用管理: さまざまな臨床試験に対応する包括的なHubsを構築し、ぞれぞれのHubで、治験SOP、患者ケアガイドライン、トレーニング資料などのコンテンツをキュレーションして、ページごとに整理します
Hubsのページを使用すれば、コンテンツを簡単にキュレーション、公開、共有することができ、明確に整理された情報を簡単に見つけて部署間で共有できます。
管理制御による企業ガバナンスの強化
膨大なコンテンツのキュレーションと公開の管理には、正確さと柔軟性が求められます。Box Hubsの管理機能を使用すれば、管理者は管理コンソールから直接Hubsのデフォルト設定を構成できます。主な機能は次のとおりです。
- 外部コラボレーションを制限して、機密データを保護する
- コラボレータと共有リンクを変更できるユーザーを制限する
- 特定のHub設定をロックして、共同所有者による不正な変更を防止する
これらの制御により、企業全体で一貫したポリシーの適用できると同時に、管理者と承認された共同管理者は必要に応じて個々のHubの設定を調整できます。管理者によって特定の設定がロックされている共同所有者には、これらの制限が明示されるので、混乱を減らし、コンプライアンスの遵守に役立ちます。これらの新しい管理制御のデフォルト設定は、構成後に作成されたHubsにのみ適用されます。既存のHubsは、手動で更新しない限り影響を受けません。
すべての部署でより強固な管理を実現
これらの新しく強力な管理制御により、業界固有のガバナンスとセキュリティポリシーを新しいHubs全体で一貫して適用できます。コラボレーションの俊敏性を犠牲にすることなく、コンプライアンスを維持し、重要なデータを保護できます。強化された管理機能は、さまざまな事業部門で活用できます。
- 金融サービス: SECやGDPRなどの規制基準に準拠するために、顧客レポートや投資ポートフォリオの外部共有を厳格に制限します
- ヘルスケア: 医療研究や臨床試験のドキュメントを含むHubsでのコラボレーションを制限し、重要な機能をロックすることで、患者情報を保護し、機密性の高い医療データが誤って漏洩してしまうことを防ぎます
- 法務: 編集権限を承認された法務部員に制限し、承認なしに外部と共有するのを防ぐことで、訴訟ファイルや契約書リポジトリの管理を維持します。
- 製造: 特定の研究開発チームへのアクセスとコラボレーションの権限を制限することで、知的財産と製品設計ドキュメントを保護し、製品開発段階における情報漏洩リスクを軽減します。
Box Hubs APIによる企業全体の効率化と制御
Box Hubs APIは、Hubs環境をプログラムで制御できるようにします。Box Hubs APIを使用すれば、Hubsとコラボレータの動的な作成と管理が可能になり、既存のワークフローへのシームレスな統合、Hub管理タスクの自動化、監査機能によるコンプライアンスの強化が可能になります。
Box Hubs APIは、企業全体での効率性とインテリジェントなコンテンツポータルの制御に新たな可能性をもたらします。なによりも重要なのは、ファイルのコピーや移動が不要で、ガバナンスの問題が発生するリスクがないことです。
Box Hubs APIの主な機能は、次のとおりです。
- 新しいHubsをオンデマンドで作成する
- 既存のHubsをコピー、更新、削除する
- Hubのコンテンツを管理する
- Hubのコラボレータを表示し、管理する
- Hubの設定を構成する
- Hub内の情報へのアクセスする
- Box管理者が企業内のすべてのHubsを確認できるようにする
Box Hubs APIの活用方法
- IT部門内でHubsを一元管理し、ワークフローツールと統合して日常的な管理タスクを自動化する
- 個々のHubに移動することなく、Box AIを活用してHubのコンテンツに質問する
- 不要になったコンテンツをすべてのHubsから削除する
- すべてのHubsで監査を実施し、一般的な利用状況と展開状況を把握する
- Hubsを既存のワークフローソフトウェアに接続して、Hub作成、コンテンツ管理、コラボレータ管理、設定構成のための高度なビジネスロジックを実現する
企業全体のナレッジポータルを管理する場合でも、部署固有のプロジェクトを管理する場合でも、Box Hubs APIで、堅牢なセキュリティとコンプライアンス基準を維持しながら、管理を簡素化するスケーラブルで自動化されたワークフローを構築できます。
今後の展望: よりスマートなコラボレーションはここからはじまります
ユーザーはページによるリッチなコンテンツ整理ができ、管理者はHubの設定をきめ細かく制御でき、開発者はHubs APIを通じて柔軟な自動化を実装できます。コンテンツの可能性を最大限に引き出し、ナレッジポータルを完全かつ簡単にキュレーション、公開、共有できるようになります。
Box Hubsについては、こちらをご覧ください。
※このブログは Box, Inc 公式ブログ（https://blog.box.com/）2025年7月23日付投稿の翻訳です。
著者：Michelle Syu, Product Marketing Manager at Box
原文リンク：https://blog.box.com/box-hubs-gain-more-control-over-your-content
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