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企業成長を支える社内改革とは?成功させるポイント

 公開日:2023.06.06  Box Japan

BOX定期セミナー

社会やビジネス環境が大きく変化する中、社内改革を成功させられれば、市場の新しいニーズをつかむこともでき企業として大幅な前進が見込めます。この記事では、社内改革の目的や意義、種類の概要を解説します。社内改革が難しい理由や、成功させるために踏むべきステップ、手順を理解したうえで、効果的な取り組みを行いましょう。DX時代の有用なツールを駆使して、社内改革を進めることが重要です。

企業成長を支える社内改革とは?成功させるポイント

社内改革の目的と意義

社会情勢や経済状況、競合他社の動向は刻々と変化しています。業績の悪化や生産性の低下などの問題やリスクが生じた際には、原因を分析して事態を改善しなければなりません。変化に対応して企業が成長し続けるためには、常に社内改革が必要です。
多くの企業が取り組む社内改革とは組織改革であり、組織や制度を構造から見直して変えることです。見直しの対象には社員も含まれるため、経営陣が一掃される場合すらあります。
社内改革で内部組織や業務フローを柔軟に変化させて外部状況に対応すれば、企業の成長や持続可能性を確保できます。新しい制度や組織を構築することで従来からの問題が解決され、社員のモチベーションや働きがいの向上も見込めます。

社内改革の種類

社内改革の種類は、主に以下の3種類です。

  • 意識改革
  • 業務改革
  • 働き方改革

各々のポイントを以下で押さえていきましょう。

意識改革

目標を掲げてアピールするだけでなく、社員の意識を変える必要があります。
意識改革とは、目標の実現に向けて考え方や態度を変えることです。企業における意識改革では、業務に優先順位をつけて効率化したり、判断基準に関わる意識を変えたりすることです
意識改革を行っても、意識や考え方の変化が数値などの目に見える形で表れるわけではありません。ただ、価値観や判断基準を変え、さらに習慣化することによって社員の行動に少しずつ変化が表れてきます
意識改革の対象には、企業のビジョンや社風も含まれます。社員がそれらについて価値観を共有することで、目標に向けて団結でき、モチベーションも向上していきます。
価値観や態度は、すぐに変化するわけではありません。長期的な視点で計画を立てて行いましょう。小さなことから始め、徐々に企業全体へ浸透させることが重要です。

業務改革

業務改革(Business Process Re-engineering、ビジネス・プロセス・リエンジニアリング)とは、目標実現のために業務プロセスをはじめとする企業経営に関するあらゆるシステム、組織構造についての見直しを行い再構築することです。似た用語として「業務改善」がありますが、業務改善は既存の業務プロセスを残して一部の見直しを行うことであり、根本的な見直しを行う業務改革とは異なります
業務の効率が悪く収益が増えない場合には、業務や組織のあり方を見直し、大きく変える必要があります。組織構造の再編成、無駄な業務プロセスの削減、オフショアやアウトソーシングの検討、人事評価制度の見直しなどを行い改善しましょう。
業務改革によって、生産性やモチベーション、顧客満足度の向上が期待できます。

働き方改革

労働人口が減少する中で、業種や規模に関わりなく、すべての企業は働き方改革を進める必要があります。
働き方改革は、育児や介護などの事情に応じた働き方を社員が選べるようにするための改革です。
法改正によって年5日の年次有給休暇の確実な取得や、時間外労働の上限規制、正社員と非正規雇用労働者の待遇差をなくす規定など、労働行政の整備が進んでいます。
またテレワークやフレックスタイム制の導入をはじめ、社員が働きやすい環境を整えるなど、企業によるさまざまな独自の取り組みが可能です。
労働時間短縮だけを目的にするのではなく、場所・時間にとらわれずに働ける環境を提供すれば、社員は介護や育児と仕事を両立できます。そして、男女問わず年代問わず多様な人材を雇用することで、高い技術や経験、能力、ノウハウを持つ人材の確保にもつながります
企業が働き方改革を推進することで多様な働き方や多様な人材の活用が可能になり、人手不足の解消や離職率の低下、ひいては生産性の向上に結びつくのです。

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社内改革が難しい理由

多くのメリットがある社内改革ですが、簡単に進められるものではありません。
理由のひとつとして、人は変化を嫌うことが挙げられます。現在の社風や文化に誇りを持つ古参の社員などは、特に新しいシステムや急激な変化に反発し、現状のままでよいと主張する可能性があります。
目標や目的、ビジョンを共有できなければ、意欲的に改革を進めようとする側と変わりたくない現場の思惑は大きく乖離し、業務にも支障が生じます。
社内改革を進めるにあたっては、人は変化を嫌うということを理解した上で社員にかかる負担や意識を変える難しさをあらかじめ認識しておきましょう。

社内改革を成功させるための具体的な進め方

難しい社内改革は、適切な方法で進める必要があります。社内改革を成功させるための方法や手順を押さえましょう。

現状分析と課題の特定

社内改革を始める前に、まず現在の組織や業務の現状を把握したうえで、想定されるリスクや問題点、課題を洗い出す必要があります。課題の明確化によって、今後の方向性や取るべき対策をまとめられます。現状把握にあたっては、複数の部署や部門からの聞き取りも必要です。

目標設定と戦略策定

課題を特定したうえで、具体的な目標を設定しましょう。目指す利益率や売上高について具体的な数値を目標として設定し、社内で共有します。達成可能なラインの見極めは、モチベーションの維持にも関わります。人事は戦略の一つであるため、目標達成に組織の見直しが必要なら組織改革も行います。
長期的目標に加えて短期的な目標を設定し、達成状況を一定のスパンで確認しましょう。複数設定した目標の中で優先順位を定め、順に手を付けることが大事です。

コミュニケーションの強化

改革反対派の意見を排除せず、互いが納得するようにコミュニケーションを強化することが重要です。改革によって企業がどのようなメリットを得られるのかを明確にし、改革を行わないことでどのような悪影響や不利益が生じるのかを周知させましょう。
企業にとってのメリットのみならず、社員ひとりひとりにとってのメリットも提示すると、モチベーションの向上につながります。人事評価制度が変わることで高い評価を受けられる、改革の成果への貢献度に応じて表彰されるなどのメリットが伝われば、前向きに取り組む社員が増えると期待できます。
さらに、社員への情報提供は頻繁に行い、経営陣と現場との間で考えや意識のズレが生じないように努めましょう。社員との意見交換の場を設けたり、問題が生じた場合の対応部署や窓口を設置したりすることで、不満を抑えられます。

実行とフォローアップ

社員とのコミュニケーションを強化したら、策定した戦略に基づき改革案を実行する段階に移りましょう。各部門、各社員に役割を割り当て、責任の所在を明確にします。役割分担を明らかにすれば問題が生じた場合に原因を分析しやすくなり、スピーディーに解決できます。
マニュアルやテンプレートを作成し、社員間で共有すると便利です。紙媒体だけでなく、社員のみが閲覧可能なサイトなどに掲載し、共有しましょう
運用後は記録を取り、定期的に進捗状況を確認することが求められます。スムーズに進まない場合は、サポートや指導を適宜行いましょう。社員間で改善すべき点について話し合ったりするのも有効です。

実行にあたって、詳細な記録を残すことでフィードバックに活かせます。目指す成果をすぐに上げられなかったとしても、焦らずに長期的な達成を目指すことが重要です。改革に必要な社員への教育も実施し、各社員のレベルアップをはかるとゴール達成への原動力となったり、ひとりひとりが成長を実感できモチベーションを維持できたりと効果的です。

フィードバックと改善

すべてが計画通りに実行できるわけではなく、試行錯誤しながら進めることになります。実行した記録やフィードバックを収集し、改善につなげましょう
ビジネスにおいては、PDCAサイクルという手法が使われます。これはPlan(計画)、Do(実行)、Check(測定や評価)、Action(対策や改善)というプロセスであり、サイクルを回すことで課題解決や改善が可能です。フィードバックや改善は、Check、Actionのプロセスに該当し、目標実現に向けて計画を立てて実行して、結果の測定や分析、評価を行います。
PDCAによって目標に正しく向かっているかのチェックができ、そしては定期的に回して精度を高めるのです。

社内改革実現のためのアイデア

社内改革実現に向けて、効果的な取り組みを行いましょう。業務改革や働き方改革につながる具体的なアイデアや取り組みは、以下の通りです。

業務の標準化

企業における業務標準化とは、ある業務を行ううえで必要なプロセスや手順を統一し、その認識を社員が共有することです。作業や管理の方法を統一し、誰でも同じ業務を行える体制を整えましょう。
業務標準化によって、以下に示すさまざまなメリットが生じます。

  • 品質の均一化や品質向上
  • 属人化の防止
  • コミュニケーションの円滑化
  • 業務効率化

まず、効率的な手順や方法をマニュアルやテンプレートなどで可視化・共有、活用させることで、個人の能力やノウハウに関係なく一定の品質確保が可能です。手順を明確化することによってミスも生じにくくなり、製品やサービスの品質向上が見込めます。
次に、特定の人しか業務をこなせないといった属人化も防げるため、離職・退職や異動によるノウハウや技術の消失リスクも軽減されます。
さらに、業務標準化にあたり情報共有の必要性が高まるため、部署や部門を超えて意見交換や教え合いが行われます。社内コミュニケーションの円滑化により、部門やチーム間で連携しやすくなるといった効果も期待できます。コミュニケーションを円滑に行うためには、伝えるべきことの文書やファイル化が必要となるため、上記のテンプレートもより使われるようになります
そして、従来の業務の無駄やミスが削減されれば、業務効率化や生産性の向上にもつながるでしょう。

基盤の共通化

業務標準化に加えて、基盤の共通化も不可欠です。サーバーやネットワーク、データベースを制御する基盤は統一しましょう。
日々の業務では、資料や文書、ファイルなどの業務コンテンツが作成されます。コンテンツは組織・部署ごとのファイルサーバーや業務システム、個人の端末などに保存され、社内外で利用・共有されます。
コンテンツが分散していると、アクセス性が悪くなります。最新の資料や文書を参照できずに時間がかかる、やり直しをするなど業務の効率も低下します。セキュリティ対策も難しくなり、リスクは増大します。
業務コンテンツの基盤を整備し、コンテンツを一元管理することで情報へのスピーディーなアクセスや共有が可能になり、組織・部署間の行き違いやミスも減らせます

社内改革にはBoxの活用が効果的

優秀なツールやソリューションを導入することで、社内改革を効率的に進められます。
なかでもクラウドサービスのBoxは、業務の標準化と基盤の共通化を行えるツールであり、グローバルでは115,000社以上が、日本では15,000社以上が利用しています。
企業のあらゆるコンテンツを、Boxに集約しましょう。Boxをハブとして組織・部署のコンテンツを社内・社外で共有できるため、コンテンツの分散を防げます。各組織・部署の連携もスムーズになり、コミュニケーションの活発化まで期待できます。
また、Boxでは、ファイルサーバー管理やセキュリティ、ペーパーレス化、テレワークなど、多くの課題を解決可能です。コンテンツ保護に特化した「コンテンツセキュリティ」により、アクセス制御や脅威検知、ランサムウェア対策が行われます。このように、利便性を保ちつつ、セキュリティや業務効率、生産性の向上に結びつくソリューションである点がBoxの特徴です。

まとめ

変化が早い時代でも、社内改革が実行でき問題を解決できれば、企業は常に成長できます。意識改革、業務改革、働き方改革などの種類と特徴をとらえ、適切に実施しましょう。
ただ、社内改革には大きな負担がかかるため、成功させるには現状分析や課題の特定、目標設定や戦力策定などのプロセスが重要です。実行後もフォローアップやフィードバックを徹底し、PDCAを回していきましょう。
社内改革の効率化には、改革を支えるコミュニケーションや業務コンテンツの管理基盤の導入が必須です。Boxを利用すれば、業務の標準化や基盤の整備など多くの課題を解決可能です。社内改革の進め方で悩みを抱えている方は、導入の検討をしてみてはいかがでしょうか。

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