文書の回覧は、必要な連絡事項を社内全体や特定の人物に伝達するために必要です。この文書の回覧は、単に情報を伝えるだけでなく決済の承諾など企業にとっては重要な業務の一つになっています。そして、効率良く連絡事項を伝達し、承認を得るためには、回覧文書のルールを徹底する必要があります。しかし会社によっては、そのルールが整備されておらず、効率良く回覧できていないことが少なくありません。
本稿では、意外と知られていない回覧文書のルールについてご紹介します。より効率良く必要な連絡事項を伝達するために、ぜひ参考にしてください。
回覧文書の種類
まずは、回覧文書にどのような書類があるかを確認していきましょう。ここでは代表的な回覧文書をご紹介します。
1. 上層部へ意見を述べる書類
上申書
権限を持たない業務事項等に意見し、希望を述べて、検討や決裁を求めます
稟議書
実施案等について決裁や承認を求めます
提案書
企画や新商品等の提案を行います
計画書
事業計画等を記載します
2. 記録する書類
議事録
会議等の議事記録を取ります
3. 連絡・調査する書類
通知文
会社で決定した事項を通知します
回覧文
行事の開催や各種お知らせなどの回覧や提示をします
案内文
社員旅行やレクレーションなどの行事を連絡します
照会文
業務に関する問い合わせをします
回答文
照会文に対する回答をします
依頼文
資料提出など業務に関することの依頼をします
企業にはたくさんの回覧文書があり、日常的にさまざまな連絡事項が発生します。これらの回覧文書を如何に効率良く回せるかによって、生産性が変化します。
回覧文書のルール
それでは、回覧文書のルールをご紹介します。
① 要点を押さえて作成する
まず大切なことは、要点を押さえて回覧文書を作成することです。回覧文書は簡潔に作成し、情報伝達の速度を高める必要があります。そのためには、以下のポイントを押さえましょう。
ポイント1. 受信者・発信者の所属部課と職名を出す
社内文書を作成する上で意外と忘れがちなのが、書類を作成した発信者とそれを読む受信者の所属部課や職名を記載することです。「誰が誰に宛てた書類なのか？」が明確になっていないと、情報が適切に伝わらなくなります。
ポイント2. 挨拶分を省き主文から入る
非効率的な社内文書作成にありがちなのが、書類ごとに挨拶分を入れることです。顧客企業に提出する文書ではないため、体裁を整える必要はありません。書類ごとに挨拶文を入れるとなると、毎回違った挨拶文を考えることになるので、その分の時間はムダになります。上層部が主体となって、社内文書での挨拶分挿入を禁止することが大切です。
ポイント3. 文体は敬体（です、ます調）を使用する
社内文書の文体は基本的に敬体を使用します。常体（だ、である調）で作成した書類は敬体で作成した書類よりも読みにくくなる傾向にあり、情報伝達のスピードが低下します。
ポイント4. 敬語表現は最小限にとどめる
さらに、社内文書を作成する際は敬語表現を最小限にとどめることが大切です。特に注意が必要なのが「いただきます、いただきたいです、いただく」などの文言です。ビジネスパーソンの中にはこの言葉を多用する人が多く、書類の中にいくつも書かれていると文章が冗長化し、内容が頭に入りにくくなります。
ポイント5. 箇所書きを使用して簡潔に書く
社内文書の内容をスッキリとさせるためには、箇所書きを積極的に使用しましょう。文章だけで構成されている書類も冗長化しやすいため、適宜、箇所書きを取り入れるとすっきりとし、内容が分かりやすくなります。
② 回覧リストを作成する
回覧文書は如何に効率良く回せるかが情報伝達のポイントになります。回覧文書がなかなか返ってこない、他の文書にまぎれて紛失してしまったなどの問題が発生すると、情報伝達が上手くいかずに社内が混乱します。
そこで、すばやく正確に文書を回覧するために回覧先リストを作成し、添付しておきましょう。どういう順番で回覧するのかを明確にし、既読後の確認印スペースを設けておくとよいでしょう。リストには「最後は○○まで回覧するようお願いします」の一文を入れておくとよいでしょう。
③ メールでの回覧は返信を義務化する
企業によっては紙ではなくメールで回覧文書を共有するケースもあるでしょう。この場合、対象者全員に回覧文書を送信しても、確認したかどうかを把握することができません。そのため、回覧リストの代わりに未読管理としてメール返信を義務化しましょう。回覧文書の重要度・緊急度に応じてメール返信は不要にしておきましょう。
④ すみやかに閲覧し次の人に渡す
回覧文書を手渡しで回す際に大切なのは、自分の手元にある書類を速やかに閲覧し、次の人へ回すことです。このルールを従業員1人1人が守れば、文書回覧がスムーズになります。これはいずれの企業でも共通するルールです。
回覧主はできる限り効率良く回覧文書が回り、スピーディな情報共有を求めています。「今は忙しいから回覧文書を見ている時間がない」と考えて、自分のとこで回覧文書を止めてしまうのは避けましょう。
回覧文書をすぐに見る時間がない時は、回覧文書に捺印やサインせずに次の人に回し、後から閲覧できるようにしましょう。
⑤ 不在者を飛ばして次の人に回覧する
回覧文書を確認し、次の人へ回す際も注意が必要です。出張や外回りに出ていたり、欠勤していたりする社員の席に回覧文書を置いても、回覧がそこで止まってしまいます。その社員が戻らない限り回覧が進まないため、情報伝達の効率性は下がります。次に回したい相手が不在の場合は、すぐに戻ってくると分かっている場合を除き、不在者を飛ばして回覧文書を回すのが鉄則です。
いかがでしょうか？
これら5つの回覧文書のルールを守ることで、社内回覧を効率良く回すことが可能となります。
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回覧文書をクラウドストレージサービスで効率良く回す
回覧文書のルールを従業員1人1人が守れれば、社内文書の回覧スピードは一気に上がります。それはつまり、業務効率化や生産性向上につながります。しかしながら、出張や外回りが多い企業では不在者で回覧文書が止まってしまう可能性があります。
そこでおすすめするのが“クラウドストレージサービス”です。このサービスは、インターネット上でストレージ領域を提供し、使用する端末や接続するネットワークを選ばずに同じ環境を利用できるものです。社内で構築したファイルサーバーは社内からしかアクセスできませんが、クラウドストレージサービスなら社外にいても異なる端末を使用しても同じ環境にアクセスできます。
クラウドストレージサービスを利用することで、外出中の決裁者から承認を得ることもできるようになるため、社内文書を効率良く回覧することができます。承認者全員が同時に確認できるように文書共有をして文書を回覧させれば、タイムリーに承認することも可能です。社内文書の書き方のコツを押さえた後は、クラウドストレージサービスの利用も検討し、社内回覧をより効率良く行えるようにしましょう。
例えばBoxでは、アップロードやオーナーシップに基づくファイル移動をトリガーとして、社員の入社や契約承認など繰り返し行われるプロセスを効率化することだけでなく、コンテンツの共有、編集、チームメンバーとのディスカッション、承認を一元化できるとともに、リアルタイム通知により、常に最新の状況を把握することも可能になります。
