2020年7月21日、22日、Box Japanで初開催したユースケースコンテスト「Box Customer Award Japan 2020」。Boxを導入し、ビジネスで成果をあげた素晴らしい取り組みを実施した9社が登壇し、1社15分でプレゼンを行いました。
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本シリーズでは、各社のプレゼンテーションのサマリーとBox Japan伊藤からのコメントをご紹介します。今回は特別賞「カスタマーサクセス」を受賞された日本コンベンションサービス株式会社様です。
会社紹介・登壇者プロフィール
創業から52年、社員数300名以上。事業では通訳・翻訳やコンベンションの運営、施設運営など、これからの時代を支えるために新しいコミュニケーションを作り続けている日本コンベンションサービス株式会社。
今回のBoxユースケースは、社内だけでなく社外の関係者を巻き込んで業務フローを変えることで時間を有効に活用でき、コストがかからない事例をご紹介。1年目、2年目、3年目と進化をしている事例となっているため、その変遷もあわせて紹介します。
三宅 孝幸 氏
日本コンベンションサービス株式会社
情報システム部 部長
1988年入社。翻訳部門で営業やコーディネートに携わりオンラインマニュアルのローカライズでコンピュータに関わる。開発部門で業界初となる参加証自動発券機を開発し、2008年より現職につき、オンプレミスに限界を感じホスティング、クラウドを活用したインフラ基盤を運用しています。
外科手術の技術認定を行う審査の事務局業務
今まで技術認定を行う審査の事務局業務は、DVDを送付し審査員が審査していました。しかし、毎年の申請数は約800、審査員20名、事務局員3名と大掛かりで煩雑な業務があり、審査できる品質ではない場合は再送の依頼などを行っていました。また、資料を保管するスペースとして会議室を確保したり、提出〜審査完了まで3ヶ月かかるなどの課題も。
そこでBoxのファイルリクエスト機能を使い、BoxとAWS連携で審査員用フォルダの作成自動化、審査画面の振分けの自動化などを行い効率化を実現。運用過程で出てくる課題を年々クリアしています。
相見積もりシステムにはファイルリクエストを利用
学会などで使う印刷物の制作時に相見積もりを行うシステムは、以前はFileMakerを活用していました。Boxのファイルリクエスト機能を活用したことで運用やサーバーコストが0円になり、FileMakerのライセンスコスト150万円/年、サーバー費用約12万円/年、システム構築費用3人月分などのコスト削減を実現。
協力会社がPDFの見積書を自らアップロードでき、安全に情報を確認できるシステムとして運用しています。
FAXをBoxに自動転送
参加受付業務で大量のFAX紙の仕分け管理を行う際、一部の部署ではファイルサーバーを利用していました。Boxに自動転送できるようにしてから、1年目で本社のほぼ全部署で導入されましたが、1部署だけ紙にこだわりがありました。
しかし、3年目になりコロナ禍の影響が大きいのですが、テレワーク化で自宅からでも参加受付業務が実現できるよう、紙にこだわる部署からもBox活用の要望をいただきました。
最後に、社外も社内もみんなハッピーになるには、新しい挑戦に対して課題を把握し、解決するの繰り返しです。まずは小さくてもいいので成果がわかりやすい課題に対して、解決していくことが大事です。
【Box からのコメント】
Boxの利活用が年々進化し、タイトル通り組織がハッピーになっているのがわかりやすい発表でしたね。最後に触れていた、新しいことに挑戦しながら小さな課題を発見し解決していくサイクルを回していくことは、Boxの定着化の上でも非常に大切なポイントかと思います。
またDVDの郵送の代わりにBoxファイルリクエストを活用するのも大きなサイズのファイルを送る場合有効ですよね。最後にFAXの事例もコロナ禍の影響がきっかけだったと思いますが、最終的には紙にこだわりを持つ部署もBoxに適用することになったというのも印象深いお話でしたね。
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記載されている数字や登壇者の肩書きは2020年07月15日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
