企業にとって、紙を削減する意味はどこにあるのでしょうか？多くの方は「コスト削減」と回答するかもしれませんが、実はその効果はあまり期待できないかもしれません。
例えば、1日に使用するコピー用紙の数を1,000枚だと仮定して、1枚あたり2.5円で換算すると1日に2,500円、1ヵ月（22日営業）で5万5,000円、1年間では66万円のコピー用紙代がかかります。もし、紙の使用量を半分に抑えたとして年間33万円のコスト削減です。これを多いと捉えるか少ないと捉えるかは企業のおかれている状況にもよりますが、ここで重要なことは「紙削減の労力に見合ったコスト削減効果が得られているか？」ということです。紙削減に取り組んだ結果、1円でもコストを削減できていればよいと考えることもできますが、やはり労力に見合った対価が無いと物事は続きません。
では、印刷費用のコスト削減以外に紙削減に取り組む意義はないのか？といえば、それは違います。コピー用紙などの使用量を削減することはすべての企業にとって欠かせない取り組みであり、ビジネス的な価値があります。このブログでは、あらためて紙削減の意義やその方法、ペーパーレス化について考えてみます。
紙削減のメリット
コスト削減効果があまり期待できないのならば、紙削減は何のために取り組むものなのでしょうか。まずは、そのメリットを確認していきましょう。
1. 環境にやさしいイメージの定着
紙削減に取り組んでいる企業は、対外的に「環境にやさしい」というイメージが定着していきます。今や企業が環境問題に取り組むことは当たり前の義務と認識されており、環境マネジメントの国際標準であるISO14001においても、コピー用紙の使用量に規定があります。
環境にやさしいブランドイメージが定着するほど企業に対する評価が上がるので、それだけでも紙削減に取り組む意義は十分にあります。
2. 保管場所の省スペース化
紙は専用の保管場所を必要とし、物理的なスペースを圧迫していきます。そうした保管場所も会社にとっての資源であり、ランニングコストがかかっていることになるので、紙削減に取り組んで物理的な保管場所の省スペース化に成功すれば、大きなコスト削減になるでしょう。
有効活用できるスペースが多くなることで、より仕事がしやすい環境を整えられるようにもなります。
3. 情報共有の促進
紙を削減することになるペーパーレスは、紙書類を電子データで管理することが多くなります。そこで起こる大きなメリットが「情報共有の促進」です。他社や業務関係者とさまざまな情報を共有するという観点では、紙よりもデータの方が圧倒的に優れています。
紙書類を印刷して配布する必要が無くなれば、そのための時間も労力も節約でき、最新の情報を元にコミュニケーションが取れるようになります。
4. 検索性の強化
目的の書類を1つ探すのに数十分もかかってしまった、見つからなかったという経験は誰にもあるのではないでしょうか。紙書類は時に紛失することがありますし、何より物理的なものなので電子データと比べて検索性は大幅に下がってしまいます。
日々のビジネスの効率化を考えると、やはりペーパーレス化に取り組んでデータ中心の管理と活用に切り替え、検索性を強化することがポイントです。
5. セキュリティの強化
紙文書のセキュリティを強化するには物理的なセキュリティ強化が必要になります。機密度が高いほど建物自体にも高度なセキュリティを設定する必要が出てきます。その一方で電子データであればアクセス権限やパスワードを設定することで、簡単に情報を閲覧できる人を限定できます。また、「誰がいつどのデータを閲覧したか？」といったログも管理者は把握できるため、フォレンジックの観点でもセキュリティ強化に繋がります。
6. 災害対策
自然災害や火災に巻き込まれた場合、紙書類が破損や消失する可能性は高いでしょう。一方、電子データで書類が管理されていればバックアップも容易になり、BCP（事業継続計画）対策にも有効です。
このように、ペーパーレスや紙書類の削減に取り組むメリットはコスト削減だけではありません。情報共有の促進や検索の短縮など労働生産性や容易にセキュリティを高められるだけでなく、ペーパーレスによる電子データの活用のひとつとして、働き方改革にも貢献できるというメリットもあります。これこそが今最も求められているペーパーレス化へ取り組む意義と捉えられています。
紙を削減する方法
ペーパーレス化でデータ中心のビジネスに切り替えるのではなく、単純に紙の使用量を削減することを考えた際に大切なことは、「組織の1人1人が高い意識を持って紙削減へ取り組む」ことでしょう。ビジネスにおいて書類の印刷は欠かせない作業なので、コピー用紙の使用をゼロにすることはできません。ただし、使用量を大幅に抑えることはできます。
「1人1人が紙削減へ取り組むという高い意識を持つこと」、実はこれが1番難しいところでもあります。なぜなら、従業員の多くは紙削減の必要性を実感していないからです。
そこで重要なことは、経営者が紙削減に対するメッセージを従業員に向けて発信することと、現在の紙使用量を可視化することがポイントです。紙削減への取り組みを現場任せにするのではなく、経営トップが宣言して組織全体で取り組んでいく姿勢を見せなければ、従業員は必要性を感じないままです。また、紙使用量を可視化することで初めて環境問題について意識するようになります。
この他の具体策としては、紙の使用量を抑えるために印刷ミスを無くすことの徹底や裏紙を積極的に使用する、部門ごとの紙使用量を可視化するなどがあります。紙削減に対する高い意識さえあれば、どんな施策であっても紙削減に繋がることは間違いありませんので、やはり従業員の意識向上に努めるのが先決でしょう。
ペーパーレス化の推進
ペーパーレス化とは、「そもそも紙の必要性を減らし、無くす取り組み」のことを指します。最近では、書類をデータ中心に管理する企業が増えており、紙の必要性低減に努めるケースが増えています。また、見積書、契約書、請求書など契約にかかわるようは書類でもデータとして管理し、PDFファイルなどでやり取りすることで印刷の必要性も無くなります。
ペーパーレスが注目されている理由の1つに、政府自体が推進していることが挙げられます。電子帳簿保存法やe文書法によって重要書類のデータ管理が認められており、2016年1月からはすべての契約書や領収書のデータ保存が可能になり、2017年1月からは領収書や請求書をスマートフォンで撮影してデータとして管理することが認められています。ペーパーレス化に関する法案が拡充してきたことで、データ中心の管理に切り替えやすい環境が整っているのです。
紙削減に取り組むことで、前述した紙削減のメリットを享受しながら、ビジネスの効率化を図ることができます。効率的な働き方が求められる現在、データとして管理している方が情報共有力はやはり高く、さまざまな作業効率を考えても物理的な紙書類よりも効率性に優れています。
ペーパーレスに取り組もう！
これまで紙削減に取り組む理由を「コスト削減」のみと考えていた場合は、いったんその考えは捨てて、この機会あらためて紙削減の意義や自社の紙削減の本当の目的に目を向けてみてはいかがでしょうか。そうすれば、事業の生産性向上や働き方改革への糸口が発見できたり、企業評価を向上させたりといったコスト以外の様々なメリットが見えてきます。
