今や、ファイルサーバーは、構築/運用していない企業は無いというほど、ビジネスに浸透しています。現在、私たちが業務を遂行する上でITの利用は必須であり、多くのドキュメントが電子ファイルとして存在しています。そして、それらの多くはファイルサーバーに保管されているのです。
キーマンズネットの調査によれば、「ファイルサーバーを利用している」と回答した企業は94.2％になり、ほとんどの企業が情報共有を目的としてファイルサーバーを構築/運用していることがわかります。
参照：キーマンズネット『ファイルサーバの利用状況（2017年）／前編 (1/3)』
ビジネスは日々変化の連続であり、顧客のニーズもまた変化し続けています。これに素早く答えるには組織の情報共有力を高めることが重要です。そのためにはファイルサーバーを介した情報共有が必須であることは容易に想像がつくでしょう。そして、昨今の業務および働き方では社内だけではなく、社外との情報共有のニーズが高まっており、かつ社員も社外からのリモートワークやテレワークが新しい働き方には必須となり、「外部からファイルサーバーにアクセスしたい」というニーズが当然のように出てきています。
このブログでは、「社外からファイルサーバーにアクセスしたい！」と考えている方に向けて、具体的にどうすればよいのかを解説していきたいと思います。
なぜ外出先からファイルサーバーへアクセスするのか？
企業競争が激化する中、ビジネスの成功に欠かせないポイントとして「正確な情報を素早く取得する」ことが挙げられます。特に顧客と直接かかわる営業担当者は、最新の提案書や過去の見積書の確認などを瞬時に行い、正確な情報を持って顧客との商談を進めていくことが欠かせません。
そこで生まれるのが「外出先からファイルサーバーにアクセスしたい」という要望です。外部からのアクセスを実現すれば、移動時間や空き時間を使ってプレゼン資料に手直しをし、顧客から求めたれた情報に対して迅速、かつアップツーデートに答えることができます。「情報提供が素早い」「期待に応えられている」というのは、企業競争力を高める上では必要不可欠です。もちろん、営業以外の業務部門でも、外部からファイルサーバーにアクセスする環境が整っていれば、業務効率を上げる働き方ができるでしょう。
外出先からファイルサーバーへアクセスする方法
では、外出先からファイルファイルサーバーにアクセスするには、具体的にどういった方法があるのでしょうか。
VPNによるアクセス経路の確保
VPNとは「Virtual Private Network（バーチャル・プライベート・ネットワーク）」の略であり、企業の専用回線を仮想的に作り上げることで、セキュリティを確保しながら外部から社内ネットワークへのアクセスを可能にする方法です。
VDI(仮想デスクトップ)によるリモート接続
VDIとは「Virtual Desktop Infrastructure（バーチャル・デスクトップ・インフラストラクチャー）」の略であり、画面転送を利用してデスクトップ環境を仮想的に作り出し、遠隔でのPCの利用を可能にする技術です。要するに、サーバー上にデスクトップ環境を作りだし、リモートからデスクトップ環境を使用できるようにします。そうすることで、インターネット回線を通じて同じデスクトップ環境を利用できるため、ファイルサーバーにもアクセスできるようになります。
ファイルサーバーのクラウド化(IaaS)
ハードウェアのリソースを提供するIaaSのクラウドサービスではインターネット上で様々なインフラを構築できるため、ファイルサーバーの環境をそこに整えて、外部からのアクセスを可能にすることができます。クラウド化の利点はサーバー等の物理的メンテナンスが不要であり、リソースも簡単に拡張/収縮できる点にあります。
クラウドストレージの利用(SaaS)
もう1つのクラウド利用の方法がクラウドストレージの利用です。クラウド環境に置かれているファイルサーバーをサービスとして提供しているのがクラウドストレージやクラウドコンテンツ管理のサービスで、既存のファイルサーバーをクラウド環境へ移行する最もポピュラーな方法と言えます。既存のファイルサーバーをIaaS上に構築する必要はなく、データを移行するだけで外部からアクセスできるファイルサーバー環境を作れます。
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クラウドストレージを利用するメリット
総務省の調べによると、1部でもクラウドサービスを利用している企業の割合は56.9％と過半数を超えており、そのうちクラウドストレージを利用している企業は51.2％となっています。
引用：総務省『平成30年版 情報通信白書』、中小企業庁『2017年版中小企業白書 概要』
つまり、外部からアクセスできるファイルサーバーを構築するにあたり、クラウドストレージを選択する企業が増えています。そのメリットについてご紹介します。
1. 初期投資が安い
クラウドストレージは初期費用無料のサービスもあり、初期投資を抑えられるというメリットがあります。月額または年額の従量課金制が当たり前なので、適正コストを常に維持できるのもメリットの1つです。
2. 運用負担を軽減できる
クラウドストレージのインフラやファイルサーバーシステムは、すべて提供事業者が管理しています。そのため、ユーザーに物理的な運用負担が発生せず、IT人材をより付加価値のある業務に集中させられる等、生産性を向上できるメリットがあります。
3. 簡単に拡張できる
クラウドサービスの特徴は、必要なインフラ環境を素早く整えられる点です。そのため、新しいストレージが必要になれば管理画面から申請するだけで、簡単にストレージ容量を拡張できます。通常のファイルサーバー環境ではスケールアップやスケールアウトといった対応を取る必要があるので、物理的なハードの調達には時間がかかりますし、手間もコストもかかります。
4. セキュリティに強い
クラウドストレージはセキュリティが不安、という意見も散見されますが、むしろクラウドストレージを利用した方が、セキュリティは強化されるケースが多いでしょう。自前で構築するファイルサーバーと比較して、サービス提供事業者によるセキュリティ対策によってシステムそのものはもちろん、データも堅固に保護されていることが多く、ファイルサーバーの機能と比較しても、ファイルに対する柔軟なアクセス制御や、より詳細なログを提供しているサービスもあり、安心して利用できるでしょう。
ファイル共有とは？取引先やリモートワーカー同士の安全な方法
5. 豊富な機能が使える
クラウドストレージの中には、ファイルサーバーとしての機能のみならず、コミュニケーションやコラボレーションを強化するための豊富なサービスを提供しているものがあります。さらにドキュメント管理に必要な文書管理機能も備えているものもあります。そのため、社内外でのファイル共有のみならず、効率的なファイル共有とコラボレーションやコミュニケーションによる生産性向上や競争力強化に貢献できます。
社外からアクセスできるファイルサーバーを構築する際は、自社にとって最適な方法を選択することが大切です。ここではオンプレミスのファイルサーバーにVPNでアクセスする方法やVDIを利用する方法、そして今採用が進んでいるクラウドストレージをご紹介しましたが、企業によって最適な方法は異なりますので、現状を十分に整理した上でファイルサーバーの構築、利用方法について検討しましょう。
