費やした時間や労力に比べて十分な成果が出なかったり、作業する意味がなかったりする仕事は、経営者にも従業員にも不利益しか生みません。本記事では、無駄な仕事が発生する背景や無駄な仕事を生みやすい上司・部下の特徴、減らすための改善策について解説します。
無駄な仕事とは?
そもそも無駄な仕事とは「価値を生み出すことのない、成果に結びつかない仕事」のことです。少し言い方を換えれば、「コスト（お金・時間・労力）と成果が釣り合っていない、非効率的な仕事」のことを指します。最近では、2018年にデヴィッド・グレーバーが書いた本のタイトルから、無駄な仕事のことを「ブルシット・ジョブ（Bullshit Jobs）」と呼ぶのが流行しました。
特に大企業では、直接的には利益を上げることのない業務が数多く存在します。以前は大企業特有の組織的な症状を「大企業病」と呼び、「無駄な仕事」も大企業病のひとつとして挙げられていました。しかし、いまや大企業病は中小企業にまで蔓延しています。無駄な仕事はどの企業でも発生する可能性があります。
企業の従業員は一日のタイムテーブルのなかでさまざまな業務をこなしていますが、無駄な仕事の場合には「何のためにこの業務を行っているのか」「この業務のゴールは何で、どのような結果を出せば、どの程度の評価を受けられるのか」といった点が不明瞭で、従業員もよく理解できていないまま惰性で行っていることがほとんどです。無駄な仕事が多い状態では、企業全体の生産性を向上させることは難しく、従業員のモチベーションは低下してしまいます。自社の無駄な仕事を洗い出し、なぜ発生しているのか原因を究明して、業務効率や生産性の向上につながる改善策を立案・実施することが重要です。
意味のない、無駄な仕事が増える理由
多くの企業で無駄な仕事が増えてしまう理由としては、以下が考えられます。
- 慣性で仕事が継続している
- 情報がサイロ化している
- 組織が縦割りになっている
- ツールを適切に活用できていない
慣性で仕事が継続している
無駄な仕事が増えてしまう第一の原因は、従来の仕事や方法を「以前からこうしてきたから」と盲目的に継続してしまうことにあります。市場やテクノロジーの変化に対応するためには、業務内容や業務体制も日々、変化し続けなければなりません。しかし多くの企業では、過去の成功体験や固定化された価値観・習慣に囚われ、変化に気づけず、従来の方法を正しいものと認識し継続してしまいがちです。
特に現場での業務は、従来の方法の効率性や市場性を再確認することは少なく、思考停止状態に陥ってしまうことが多々あります。当該業務の必要性が低下していても、「当たり前にやること」として定着してしまっているため、業務そのものを廃止することも困難です。企業内の慣性によって発生する無駄な仕事が継続してしまうのを避けるには、業務の内容や進め方の妥当性を定期的に検証する必要があります。
情報がサイロ化している
企業内にはさまざまな部門やチームが存在していますが、各部門間での情報共有が十分に行われないことによって、組織内に蓄積された情報が断片化・分散化、もしくはアップデートされず古いままになる「サイロ化」が発生します。情報のサイロ化もまた、無駄な仕事を増やす原因のひとつです。
情報がサイロ化していると、別々の部門で同じ業務を進めてしまう可能性があります。ある部門で四苦八苦して解決した課題が、実は別の部門の情報を活用すれば即座に解決できるものだったということがあるかもしれません。情報のサイロ化は、無駄な仕事を発生させるだけでなく、業務の効率化を妨げ、組織知の形成を阻害して生産性を低下させる原因にもなり、企業にとっては大きなデメリットです。
情報のサイロ化のデメリットと解決方法をくわしく知りたい方は、こちらの記事をお読みください。
関連記事：情報のサイロ化が生むデメリットとは？発展的解消の方法を解説
組織が縦割りになっている
組織が縦割り構造になっていることも無駄な仕事を生む原因のひとつです。部門間の連携が取りづらく、コミュニケーションや情報共有を困難にする縦割り組織は、これまでの日本企業でよく見受けられました。
組織の縦割り構造は、業務の重複によって無駄な仕事を生み出すばかりではなく、部門間の軋轢や過度な競争を招きます。その結果、無駄な仕事が多くなり、組織全体の生産性や効率性が損なわれます。
ツールを適切に活用できていない
ITツールをうまく活用できないことも、業務効率化の機会を逃し、無駄な仕事を生み出してしまう大きな原因のひとつです。バックオフィスには、日常的に行われる定型的な業務が数多くありますが、人間が手作業で行うと、時間がかかり、ミスの発生は避けられません。
定型的なバックオフィス業務を自動化できるITツールとしては「RPA：Robotic Process Automation」があり、自動化ツールを活用することによって、手作業で何時間もかかっていた定型的な業務を短時間でミスなく終わらせることができます。ITツールがあるにもかかわらず、適切に活用できていないことが、無駄な仕事を生み出しています。DX時代では、人間がすべき業務とITで自動化する業務を定期的に見直し、無駄な仕事を減らす必要があるのです。
無駄な仕事を増やす人とは
企業内で無駄な仕事が発生してしまう原因は、経営者や管理職、従業員の意識や資質にもあります。特に経営者や管理職が無駄な仕事に気づいていない場合には、無駄な仕事が企業全体や部門全体に広がってしまいます。事業を統括する経営者や管理職は、業務の内容を常に精査し、無駄な仕事が行われていないか、無駄な仕事を抱えている従業員はいないかを確認しなくてはいけません。無駄な仕事が見つかった場合は、回避策を検討して、業務の効率化に積極的に取り組むことが重要です。
無駄な仕事を増やす上司の特徴
無駄な仕事を増やしてしまう上司には、以下のような特徴があります。
- 部下に対して高圧的に接し、従わせようとする
- 曖昧な指示を出したり、頻繁に指示を変えたりする
- 細かいところまで過度に気にする
- 自分の責任を回避する
- 成果よりも労働時間や従順さで部下を評価する
こうした特徴を持つ上司の部下は、どのようにすれば企業に収益をもたらせるのかを考えるのではなく、上司の顔を見たり、忖度したりしながら、本来は不要である無駄な仕事を行ってしまいます。業務効率化を図るには一定の労力が必要ですが、経営者や管理職が長期的な視点を持って効率化を推進していかなければ、無駄な仕事はいつまでも放置されたままになってしまいます。
無駄な仕事を増やす部下の特徴
上司の能力や振る舞いとは関係なく、無駄な仕事を増やしてしまう部下もいます。そうした人には次のような特徴があります。
- 「報・連・相」をせず、自己判断で勝手に仕事を進める
- 情報を出し惜しみする
- 自分の失敗を隠したり、責任転嫁したりする
- 自己主張や自信が強すぎる
- 人の話を聞かない（すぐに忘れてしまう）
- 優先順位を考えるのが苦手で計画性に欠ける
こうした特徴を持った部下は、上司の知らないところで問題を深刻化させてしまったり、同僚との連携がうまく取れなかったりして、無駄な仕事を増やしてしまいます。自分が把握している情報だけに頼り、自己判断で仕事を進めようとするため、自分が無駄な仕事を行っていたとしても、それに気づくことができません。
日本企業にありがちな無駄な仕事7選
よくある無駄な仕事を7つ紹介します。もし心当たりがあれば、このタイミングで見直しをして、重複や不要と思われるものは思い切って減らしてみることも一考です。
過度な報告書作成
報告書やレポートは、部門内で業務の進捗状況を共有するための重要な手段です。しかし、必要があるとは思えないほど細かい記述を求めたり、活用されることのない内容を報告させたり、上司が確認しない日報を書かせたりしている場合には、報告書の作成に費やす時間や労力は無駄にほかなりません。
会議の過剰な開催
多すぎる会議や目的が不明瞭な会議は、参加者の貴重な時間を奪ってしまう無駄な仕事となります。報告や連絡が主たる目的である場合には、掲示板システムやチャットツールで代替することも可能です。会議の開催が必須な場合でも、対面ではなく、オンラインミーティングを利用することで参加者全員が同じ場所に集まる必要がなくなり、移動時間の削減につながります。
また、会議資料が多すぎたり、資料に必要以上のクオリティが求めたりすれば、準備時間にも無駄が生じます。議題や目的に応じて、手段や時間、人数、資料の必要性を再検証し、必要な会議を必要なメンバーと適切な手段で開催するようにすれば、多くの無駄を削減できます。
承認プロセスの煩雑さ
日本企業では、承認プロセスに関係者の物理押印を求めることが多く「ハンコ文化」として根付いてきました。しかしながら、このハンコリレーが迅速に行われないことも多く、ビジネスに必要なスピードや効率を大きく損なっています。煩雑な承認プロセスは、誤解やミスにもつながります。企業は承認プロセスをデジタル化して、できるだけ簡素化・高速化し、脱ハンコを進めていく必要があります。
単純な繰り返し作業
企業内で行われる業務には、単調な繰り返し作業が少なくありません。これらの作業は、必ずしも人の手によって行われる必要のないものがほとんどです。自動化ツールを活用することで、業務時間を大幅に短縮し業務負担を軽減できます。ITツールで代替できる作業を従業員が人の手で行っているのであれば、それは無駄な仕事です。
情報の二重登録
社内で稼働している複数のシステムやツールが互いに連携しておらず情報が一元管理されていない場合、同じような情報を二重登録するという無駄な仕事が発生します。A部門とB部門の顧客管理システムが連携せず個別に稼働している場合、まったく同じ顧客情報を両方のシステムに別々に登録する必要があります。情報の二重登録は非効率であるばかりではなく、人の手で入力する機会も増えるため、ミスの発生リスクも高まります。
ルールの過度な重視
従来の方法やルールを意味もなく重要視し、業務の本来の目的に対する認識が見失われてしまうことによっても無駄な仕事は発生します。ルールやマニュアルが現状に即していないにもかかわらず、ルールを遵守したり、マニュアル通りに対応したりするといったケースです。これまで改定されずに遵守することだけを求められるルールが存在する場合、「なぜ、このルールが必要なのか」を洗い出して検証しなければ、いつまで経っても形式ばかりで実のない仕事はなくなりません。市場や環境が変わった際には手段やルールの改変も視野に入れるべきです。
部門間の重複作業
部門間でのコミュニケーションや情報共有が不十分な場合、同じ作業が重複して行われているかもしれません。同じ顧客に対して複数の部門がバラバラにアプローチすることは、個別のアプローチが無駄な仕事であるばかりではなく、顧客からは「顧客情報もまともに管理できない、信頼性の低い会社」といった評価を受けるおそれすらあります。部門間での共有をしっかりと行うことが重要です。
無駄な仕事を撲滅する方法
無駄な仕事を撲滅するためにはさまざまな方法が考えられますが、リモートアクセス環境の整備、単純作業のシステム化、情報の一元管理を行うことが重要です。これらを実現するために特におすすめしたいのがITツールの活用です。情報の一元管理や共有による有効活用を図るために、「Box」のようなコンテンツクラウドを導入して、いつでも・どこでも・どんなデバイスでもアクセスできる情報基盤を整備すれば、ここまでに紹介してきたような無駄な仕事の多くを撲滅できます。
リモートアクセス環境を整備する
新型コロナウイルスによるパンデミックの影響で急速に広がったテレワークは、「そもそも仕事において出社は必要なのか？」という根本的な問いを日本国内の企業関係者に投げかけました。多くの企業では必要に迫られて導入せざるを得なかったテレワークですが、実際に経験してみると、ほとんどの業務をテレワークでも問題なくこなせると実感したビジネスマンは少なくないはずです。
出社せずに業務を行うことができれば、通勤時間がなくなります。さらに、育児や介護の都合でオフィス出社が困難な場合であっても、勤務を継続できます。
クラウドを活用してリモートアクセスに必要な環境を整備することで、オフィス以外の場所でも同様に業務を行えるようになります。リモートアクセス環境の構築については、以下の記事をご覧ください。
関連記事：クラウドの活用で効果的なテレワーク環境を構築するための3つのステップ
単純な事務作業をシステム化する
単純な事務作業は即刻システム化して、自動化・効率化を図ることが重要です。特に経理や人事などで行われている定型的な事務作業は、RPAなどの自動化ツールを導入することによって、大幅な効率化が見込めます。自動化すればヒューマンエラーも減少します。
RPA以外にも事務作業を効率化できるツールは数多くあります。たとえば、Boxのワークフロー自動化アプリケーション「Box Relay」を導入すれば、紙やメールで行っていた資料のレビューや管理、承認業務をデジタル化し、共有したコンテンツ上でコミュニケーションすることが可能です。メールが埋もれてどれをレビューするか分からなくなるといったこともなくなります。Box Relayに関するくわしい情報は、下記のページをご覧ください。
関連記事：Box Relayで効率的なワークフローを実現！使い方と機能を解説
情報を一元管理する
クラウドにデータを集約し情報を一元管理することも、無駄な仕事を撲滅するのに有効です。情報のサイロ化は、部門間の情報共有を難しくし、仕事の重複を発生させて、業務効率を大きく低下させます。クラウドで情報を一元管理すれば、社内の貴重な情報が分散してしまうことがなくなり、サイロ化の問題は解消されます。いつでもどこでもアクセスできるので、多様な働き方にもつながります。
一元管理された情報が各部門間で共有されるようになれば、報告や連絡だけの会議は不要になるでしょう。DXを推進するうえでも、情報の一元管理は欠かせません。以下の資料では、DXを推進するうえで鍵となるコンテンツハブについてくわしく解説しています。
関連資料：わかる！DXを推進するコンテンツハブ
Box導入による業務効率化の事例
多くの企業が業務効率化や働き方改革に取り組んでいるなか、コンテンツクラウドの存在感がますます強まっています。あとから何度も見返すことが多く有効期限が長いストック情報が今まで以上に重要となっていることから、使いやすくセキュリティの高いコンテンツクラウド「Box」が、多くの企業に導入されています。Boxを導入して業務効率化を実現した事例を紹介します。
社内外のコラボレーションを円滑化
国内でも有数の建設会社である株式会社竹中工務店は、Boxを活用することで社内外のコラボレーションや情報共有の円滑化を実現しています。同社には、顧客や設計事務所、協力会社といった社外のステークホルダーとの情報共有を頻繁に行ってきたという経緯がありました。しかし、バイク便やメールでの添付といった従来の情報共有方法では、時間がかかり、煩雑な作業が発生していました。
そこで導入したのが、場所に縛られることなく、クラウドでデータを共有できるBoxです。Boxを使うことで、社外の人々との情報共有が容易になり、「資料を配布するうえでの無駄」が大幅に削減されました。さらに、従業員が社外で仕事する際に必要だった資料の持ち運びや手戻りもなくなり、業務効率が飛躍的に向上しました。関係者間でリアルタイムに情報共有できるようになったことで、企業間のコラボレーションがスムーズになりました。
詳細はこちら：お客様事例｜株式会社竹中工務店
作業手順を削減
弁護士法人ファースト＆タンデムスプリント法律事務所は、日常的に数多くのクライアントと書類をやり取りしています。契約書や裁判資料など、膨大なデータを処理しなければならない法律事務所では、紙ベースでの資料管理や共有は非効率的です。そこで同事務所が目をつけたのがBoxでした。
Boxを活用することで、メール添付で行っていたクライアントとのデータのやり取りが格段に楽になりました。クラウド上で直接ファイルの編集・共有ができるようになり、クライアントがアップロードしたファイルの修正作業は、従来の4工程から1工程にまで短縮できました。場所を問わずクライアントとのやり取りをクラウドで行えるBoxは「事務所を拠点にクライアントと接する」という従来の弁護士像を大きく変えるものとして期待されています。
詳細はこちら：お客様事例｜ファースト＆タンデムスプリント法律事務所
まとめ
無駄な仕事を減らし、業務効率化を図ることは、企業にとって最優先で取り組むべき課題のひとつです。無駄な仕事が生じる一因には、余計な会議や報告書だけでなく、部門間のシステム的な分断化や情報共有体制の不備や断裂などがあります。
こうした問題の解消を図るためには、社内外の関係者間でコラボレーションの変革をうながすコンテンツクラウド「Box」の導入が有効です。クラウドで情報を一元管理することで、部門の壁を越えた全社での情報共有の促進や、リモートアクセス環境での効率的かつ柔軟な働き方を推進することができます。無駄な仕事を減らしていくために、ITツールを積極的に活用していくことをおすすめします。
