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vol.1「コンテンツ管理とは?」/Box活用術①:コラボレーション機能
〜Box 活用術を交えてエバンジェリストが解説〜
DX 時代の「コンテンツ管理」とは?

 公開日:2023.07.25  更新日:2023.09.25

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「コンテンツ」とは何か

英語辞典で「Content」の意味を調べてみると、「中身」や「内容物」という訳語が出てきますが、IT用語の「コンテンツ」は、電子ファイルで管理される情報全般を意味します。PDF、エクセルシート、パワーポイント、図面、画像、動画など、皆さんも日々の業務で扱っていると思いますが、それらはすべて「コンテンツ」です。なぜ「ファイル」と呼ばず、さらに抽象度の高い「コンテンツ」という言葉を使っているのか。それは、複数の電子ファイルの組み合わせで1つの「コンテンツ」を生成するというケースがあるからです。例えば、Webページを直接的に表現しているのはHTMLファイルですが、そのページ上で使用される画像ファイルや、スタイルシート(CSSファイル)などと組合せることで、1つの「Webコンテンツ」が成り立ちます。コンテンツは、「非構造化データ」と表現されることもあります。この言葉は、データベースの「テーブル(表)」で管理できる「構造化データ」と対照的な位置づけにある「情報」として「コンテンツ」を表現する際に使われます。いずれにしても、「コンテンツ」という言葉の厳密な定義などはあまり追及する必要はなく、一旦は「電子ファイル」のことだと思っていただければOKです。

そして、企業が持つ情報の2割は「構造化データ」であり、残りの8割は「コンテンツ」であると言われています。この割合は、計算根拠が明示されているわけではなく、やや都市伝説的な側面もあるのですが、皆さんが仕事上で扱っている情報が「データ」なのか?「コンテンツ」なのか?と改めて考えていただくと、この「二八ルール」も強ち間違いではないと感じられるかと思います。

企業が持つ情報の8割は「コンテンツ」
図1:企業が持つ情報の8割は「コンテンツ」

ECMはファイルサーバーと何が違ったのか?

「コンンテンツ管理」という言葉が多くの人に知られることになったきっかけとしては、2005年にAIIM(Association for Information and Image Management)が定義した「エンタープライズコンテンツ管理(Enterprise Content Management)」という言葉が挙げられるかと思います。ソフトウェアの世界に「ECM」という新しいカテゴリが誕生し、Documentum、OpenText、Stellent、FileNetなどのベンダーが脚光を浴びたのがこの時代です。ECMが先進的だったのは「コンテンツセントリック」という思想です。例えば、図2の左側にあるような業務システムの環境があったとします。契約管理システムは「契約」単位で情報を管理しているので「契約セントリック」な情報の持ち方となります。顧客情報やコンテンツは1つの「契約」にぶら下がるサブ情報となるわけです。案件管理や稟議など、他システムでも同様の情報管理となっており、全体を俯瞰すると顧客情報やコンテンツが重複管理となっていることがわかります。そこで、顧客情報を一元管理するべく世に出てきたソリューションがMDM(マスタデータ管理)やCRM(顧客情報管理)などですが、同様にコンテンツも一元管理するべきという発想が生まれ、ECMが登場しました。コンテンツにIDを割り当てて一意に識別できるようにすることで、契約管理、案件管理、稟議などの業務システム側ではコンテンツの原本を持たずにIDだけで管理できるようになりました。また、ECM側で「契約番号」「案件番号」「稟議番号」などを「メタデータ(属性情報)」として保持させることで、ECMを起点にした情報の逆引きも可能になりました。このコンテンツの重複を排除した、コンテンツ中心の考え方が「コンテンツセントリック」であり、単なるファイル置き場であるファイルサーバーとの大きな相違点でした。

ECMの「コンテンツセントリック」思想
図2:ECMの「コンテンツセントリック」思想

ECMが全社コンテンツ基盤とならなかった理由

初期のECMは、コンテンツリポジトリ(格納庫)としての基本機能がメインで、そこにメタデータ管理や版管理などの機能がついている程度でしたが、その後、さまざまな機能が追加されて、ミドルウェアとして発展していきました。図3の左側の図にあるように、コンテンツを扱うアプリケーションをスクラッチで開発すると、コンテンツ管理機能を自分で作り込む必要がありました。例えば、アクセス制御などのセキュリティ関連の機能やバージョン(版)管理、検索、監査ログなどです。ECMをミドルウェアとして利用すればこれらの機能はすべてECM側に任せることができるため、アプリケーションの開発工数を短縮することができます。こうして考えると、社内にあるすべてのアプリケーションの「共通コンテンツリポジトリ」としてECMを利用するのがベストプラクティスであり、それがコンセプト観点での本来のECMの使い方であることは容易に理解できますが、その考え方がスタンダードになることはありませんでした。なぜならば、ECMはIT部門が管轄する「全社インフラ」ではなく、事業部門側が利用する「アプリケーション」として投資を検討されてしまう位置づけにあったからです。要するに「お財布が分かれる」からです。例えば、R&D部門内にコンテンツを扱う業務システムが複数あり、それらのコンテンツリポジトリを共通化するという、図3の例にあるような「事業部内」での導入検討はこれまでに何度か耳にしたことがありますが、本来のECMのコンセプトである「全社共通基盤」という話はほとんど聞いたことがありません。各部門は、自部門の仕事を最適化するためにIT投資をするわけで、中途半端な「ミドルウェア」より、開発不要のパッケージソフトやSaaSの方が良いではないかという観点も、当然あります。これらの原因でECMを全社コンテンツ管理基盤と位置付けるケースは、あまりありませんでした。

ECMの適用範囲の理想と現実のギャップ
図3:ECMの適用範囲の理想と現実のギャップ

CMSとは? ECMと何が違うのか

ECMの利用範囲が限定的であった一方で、自社サイトのWebコンテンツを効率的に運用管理する需要は急激に高まっていき、WCM (Web Contents Management)がメジャーになっていきました。そして、徐々にWCMの「W」が省略されて「CMS (Contents Management System)」と呼ばれるようになっていきました。このような経緯があったため、「コンテンツ管理」という言葉を聞いた時、ECMではなく「Webコンテンツ管理」の方を想起する人の方が多いという、現状となっています。

EFSSとは?

クラウド全盛期を迎え、コンテンツに関連するソリューションとして新たに登場し、2010年頃から急速に発展したカテゴリがEFSS (Enterprise File Synchronization & Sharing)です。直訳すると「ファイル同期&共有」ですが、文字通り、社内だけでなく社外の顧客やパートナーとコンテンツを共有して情報同期するためのクラウドサービスを指す言葉です。例えば、Eメールで添付ファイルを送ったときに、「ファイルが10MBを超えているので送れません」というようなエラーが出て困った、というような経験はないでしょうか?仕方がないので、ファイルを分割して、Eメールを何通かに分けて送る。誤送信のリスクを回避するため、添付ファイルをパスワードつきZIPファイルとして送り、解凍パスワードをあとから送る。これが、いわゆる「PPAP方式」などと揶揄されている手法ですが、皆さんも一度はこの非効率な方法でファイル送信したことがあるのではないでしょうか。そんなときこそEFSSの出番です。EFSSなら、ファイルサイズや誤送信リスクを気にすることなく、クラウド上で、協業相手とファイルの受け渡しをクイックかつ安全に行うことができます。

ECMとEFSSの機能を兼ね備えたコンテンツクラウド「Box」

Boxが登場したのは2005年、いまから18年前ですが、その当時から「企業向け専用」と銘打っていました。多くの他社サービスが「個人向け」からスタートし、徐々に「企業向け機能」を付加していきEFSSになっていったことを考えると、これはBoxの大きな特徴でした。APIを使って他システムと連携する、カスタムアプリを開発し「ミドルウェア」として使う、といったECM的な使い方ができる機能も早期に実現していて、Boxは「ECMとEFSSの両機能を兼ね備えたクラウドサービス」と言えました。そこからさらに進化したコンテンツクラウドBoxについては、本連載Vol.2以降で、ご紹介していきたいと思います。

ECMとEFSSの守備範囲
図4:ECMとEFSSの守備範囲

Box活用術「コラボレーション機能を使って共同作業を効率化しよう」

BoxにもEFSS基本機能として「共有リンク」が備わっていますが、これは自分から相手にファイルを共有する「片方向」の情報伝達を想定した機能となります。情報を伝えるだけでなく共同作業を行いたい、コミュニケーションを「双方向」にしたいというケースでは、Boxの「コラボレーション」が最適です。

協業相手のEメールアドレスを使って、図5の手順でフォルダへ「招待」します。やることはこれだけです。アクセス権限は7段階から選択することが可能ですので、例えば、相手にファイル原本を渡さずに内容だけ共有したいというときには、ダウンロードができない「プレビューアー」権限で招待します。

コラボレーションの相手をフォルダへ招待する手順
図5:コラボレーションの相手をフォルダへ招待する手順(詳細はこちら:資料|動画

1つの文書を複数人で作成するような共同作業の場合、「確認して」「修正して」といった人から人への指示や依頼が多く発生します。そんなとき便利なのが「コメント」です。プレビュー画面(図6参照)の右横に各自のコメントを残していくことができ、@(ユーザー名)の形式でメンションすれば、Eメールで通知することもできます。そのほか、プレビュー画面上に注釈を直接書き込むことができる「アノテーション」や、確認や承認を依頼するだけでなくリスト化もできる「タスク」などの便利機能があります。

コメント、メンション通知、注釈、タスクなどの便利なコミュニケーション機能
図6:コメント、メンション通知、注釈、タスクなどの便利なコミュニケーション機能
(詳細はこちら:資料|動画

本連載Vol.1の内容は、以上となります。次回Vol.2では、「コンテンツ管理」と真剣に向き合わなかった結果起きてしまった「ある問題」について解説し、その解決策を「Box活用術」でご紹介していきます。

コラボレーションにBoxが効きます!

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