SIMPLIFY HOW YOU WORK:次世代コラボレーションの姿はこれだ!〜BoxWorks 2019現地レポート Day1(後編)

 2019.10.05  Box Japan

10月3日(木)に開幕したBoxWorks 2019。前編に引き続き、Boxが実現するSimplify How You Work」のカタチ=今回発表されたサービスの最新情報を現地よりリポートします。

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摩擦のないセキュリティとコンプライアンス【Box Shield

デジタル化の進展に伴い、例えば銀行の顧客データやエンターテイメント業界の公開前音源など、従来は社外サーバ置かないとされていたデータがクラウド上で扱われるようになりました。その背景には、業務フロー自体の変化と共にクラウドの安全性の理解がより浸透したことにあります。今や「重要なデータはクラウドに保存しない」ではなく、「重要なデータこそクラウドで保存し活用する」時代なのです。
一方、そのようなデータにアクセスするユーザー、デバイス、アプリケーションの多様化は加速度的に進んでいます。さらに、そのデータにアクセスする企業、関わる人物が増えれば、その分、複雑化します。こうした環境では監視も行き届きにくくなり、情報漏洩のリスクは高まります。
情報漏洩が発生すると、1回あたり25,000件の情報が漏洩し、その損害は390万ドルになると言われています。原因を見ると、「うっかりミス」による流出や、PCやスマホ・紙文書の置忘れによる流出が55%を占めます。残念ながら、これまでのセキュリティソリューションは有効な解決策になり得ていませんでした。また、後付け(ボルトオン)で行われたセキュリティ対策では、業務効率を著しく悪化させ、事前予防策という観点からも十分ではありませんでした。

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Boxでは、あらかじめビジネスプロセスの中にセキュリティを確保する仕組みを組み込む(ビルトイン)ことを最も重視しています。そこで中心的な役割を果たすのが【Box Shield】による「スマートアクセス」と「セキュリティ脅威の検知」機能です。
「スマートアクセス」を使うことで、データを分類し、最適なセキュリティレベルの設定が可能となります。例えば、個人情報など厳格な管理が求められるデータを「機密データ」に、そこまで厳格ではない内部情報については「社外秘データ」に、といったように、データの情報セキュリティレベルに応じた管理が可能です。その上で、「機密データ」はダウンロードや印刷を禁止、「社外秘データ」は外部からのアクセスを制限し、ダウンロードや印刷は許可する、など、それぞれにあったセキュリティレベルの設定を画面上から簡単に設定することができます。
【Box Shield】の「セキュリティ脅威の検知」は、AIによる機械学習技術により、通常と異なる行動をいち早く検知する機能です。例えば、通常はニューヨークからアクセスするユーザーが遠く離れた彼の地からアクセスしてきた場合や(会場では全く別の国の地名が挙げられていました)、短時間で通常とは明らかに異なるほど大量のデータがダウンロードされた場合など、普段とは異なるデータアクセスが生じた場合、管理者にアラートが伝えられ、情報漏洩に対応することができます。
会場では、【Box Shield】の「スマートアクセス」でデータを分類し、分類されたデータに適切なアクセス権限を設定する様子や「セキュリティ脅威の検知」をする様子が非常にわかりやすいデモンストレーションで紹介されました。まさに、安全性の確保とSimplify How You Work」を両立させるサービスが【Box Shield】といえるでしょう。

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社内外とのシームレスなコラボレーションとワークフロー【Box Relay

続いて、社内外をシームレスに進められるコラボレーションとワークフローのソリューションの具体的解決策として【Box Relay】が紹介されました。このワークフローを使い、ビジネスプロセス全体をBox内で定義することで、データのやり取りをすべてBox上で完結させられます。
例えば、機密性が高い契約書のレビュープロセス用ワークフローとして、文書のダウンロードや印刷を禁止する設定をしておきます。チェック担当者は、Boxにアクセスできる環境であればどこにいてもオンライン上でレビューを行い、コメントがあれば返せます。バージョン管理機能もあるため、過去バージョンとの差も明確になり、効率的にレビューできるのです。ワークフローの運用を徹底することで、各担当者が個別にメールへの添付ファイルでデータをやり取りする必要はなくなり、効率も安全性も高まります。
【Box Relay】の最大の特徴は、充実した画面インターフェースによって操作性が直感的にわかりやすいこと、ワークフローの設定自体をユーザーで簡単にできることにあります。例えば人事異動や新しいビジネスパートナーの参画の度に、IT部門に依頼をし工数をかけて修正作業をする必要はありません。
シンプルありながらパワフルな機能を備えセルフサービスでワークフローの設定ができ【Box Relay】は、ブロードコム社の調達レビュープロセスやアイデックス社の研究施設の変更要望管理などで活用され、実績をあげています。

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企業で利用される様々なアプリケーションと統合:Microsoft Teams やSlackとの統合【アプリ連携】

最後に紹介されたのが、他のアプリケーションとの統合、連携についてです。Boxでは既にGoogleやMicrosoft、Adobeのアプリケーションをはじめ、1,400を超えるアプリケーションとの連携を実現しています。
今回発表され、大きく注目を集めたのが、日本でも多くの企業が導入しているビジネスチャットツール”Microsoft Teams”と連携する【Box for Teams】です。Teams上でBox文書をリンクやサムネイルで共有し、その公開範囲の設定もユーザが自由かつ簡単にできるようになっています。また、Teams上での操作に応じて自動的にBoxのフォルダ作成される機能や、登録した文書の権限を自動設定する機能も設けられています。
また、Slackとの連携機能である【Box for Slack】には、Slack上でBox内文書のサムネイルを表示させるなど、効率的なコミュニケーションを可能とする機能があります。文書へのアクセスや検索時に非表示にすることなど、細かい権限設定ができるようになっています。
いずれも連携によりBox上で文書を管理することによって、コラボレーションとスピード、安全性が求められる現在のビジネスシーンにおいて強力な武器となります。本記事をお読みいただいているビジネスパーソンの皆さまも「ぜひ明日からでも利用したい!」と感じるサービスではないでしょうか。

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進化を続けるBox 。BoxWorks 2019 Day2では何が語られるか

BoxWorks 2019、1日目にアーロン・レヴィよって語られた働き方の未来と、それを実現しうるテクノロジーの数々は、まさに「Simplify How You Work」を体現化したものであり、明確なビジョンと具体的なサービスが渾然一体となったプレゼンテーションでした。クラウド・コンテンツ・マネジメント=Boxが明日のビジネスにどう寄与するか会場の参加者、そして全世界のライブストリーミング視聴者も胸躍らせた2時間はあっという間にエンディングへ。最後はアーロンとジートゥが揃って登場、Boxが提供するソリューションをパッケージした「デジタルワークプレイス」と「デジタルビジネス」という2つのスイート製品の紹介でオープニングキーノートを締め括りました。

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新機能が続々と実装され、ますます進化するBox。Day 2では、Boxの活用により、企業にどのような成果をもたらし、何を実現したのか?実際のユーザ企業のキーパーソンが自ら語るキーノートセッションが行われます。2日目のリポートもご期待ください。

(BoxWorks取材班)

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