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DX時代の「コンテンツ管理」とは?
〜Box活用術を交えてエバンジェリストが解説~
vol.6 生成AIがコンテンツ活用をどう変えていくのか?/Box活用術その⑥ Box AI

 公開日:2023.12.26  Box Japan

BOX定期セミナー

DX時代の「コンテンツ管理」とは? 〜Box活用術を交えてエバンジェリストが解説~

生成AIが変えるコンテンツ活用の近未来像

ChatGPTが世に出てきた時、皆さんも衝撃を覚えたのではないでしょうか?簡単な指示を与えるだけで、読みやすい文章を作成してくれたり、長い文章を要約してくれたり、学習された知識を使って質問に答えてくれたりと、有能なアシスタントが側にいるような感覚で使えるその利便性は、もう手放せないと感じている方も少なくないのではないでしょうか。ChatGPTをはじめとする「生成AI」により、コンテンツ活用がどのように変わっていくのか?が今回のテーマですが、データ分析・活用の世界が、AI(人工知能)/ML(機械学習)によってどう変わったのか?を思い出してみれば答えは明確だと、筆者は考えています。

図1 AI/MLがデータ活用をどう変えたのか?図1 AI/MLがデータ活用をどう変えたのか?

図1の「Before」は、データウェアハウス(DWH)を中心とした、典型的なデータ分析・活用基盤を表しています。データの利用目的に最適化されたデータマートを構築。BIツールで分析して、仮説検証を行う。検証結果レポートを作成し、それを他の関係者と共有。メンバーは、それを読込んで理解した上で分析会議に臨む。時には、仮説が否定されて、BIツールからやり直すなど「手戻り」も発生・・・。このように、データを「知識」に変え「インサイト」を獲得するまでには、多くの時間を要していました。これを解決すべく考案されたアジャイルなアプローチが図1の「After」が示す「データレイク」です。データの民主化が推進され、分析だけでなくデータプレパレーションも含め、ユーザー自身で行える環境を実現しました。そして、何よりも画期的だったのが、サンドボックスのデータから「知見」を抽出する処理がAI/MLにより省力化されたことです。データ分析の世界では、「ビールと紙おむつを同時に購入する顧客が休日に多いことを突き止めた」というような例え話が、昔からよく引用されていますが、このような“今まで誰も知らなかった新しい気づき”を得るまでの時間が、AI/MLにより圧倒的に短縮されたのです。その圧倒的時短を、コンテンツの世界にもたらすものが「生成AI」だと考えます。

図2 生成AIがコンテンツ活用をどう変えるのか?図2 生成AIがコンテンツ活用をどう変えるのか?

図2の「Before」は、コンテンツが一元管理されていない世界です。チャットツール、CRM、ファイルサーバーなど、コンテンツを管理する場所が複数ある状態で「目的別コンテンツ管理」がなされています。これが、必要な情報を「探す時間」を浪費させる原因になることは、vol.2『コンテンツ管理に訪れた“2つの転機”』でも解説しました。そして、コンテンツ活用にはもう1つ大きく消費される「時間」があります。それが「理解する時間」です。例えば、100ページのドキュメントを読み終えるのに、1ページ1分で進めたとしても、1時間40分かかることになります。しかし、これはあくまで、「読み終えるまで」です。「内容を理解するまで」には、不明点を調べたり、事情に詳しい専門家に訊ねたり、再度読み直したりする時間が、さらにかかります。

コンテンツ管理を一元化することで「コンテンツレイク」を実現し、生成AIを活用する世界が図2の「After」です。一元管理により「探す時間」が短縮されることは自明ですが、ドキュメントの要約や文書の内容に関する質問回答をAIに行わせることで、「理解する時間」も大幅に短縮できます。ChatGPTを使う場合、読み込ませたい文章をコピー&ペーストするなど、面倒な操作が必要ですが、コンテンツ管理システム側に、生成AIとの連携機能が搭載されていれば、「この文書を要約して」「この文書に登場する人物Aの発言内容をまとめて」と指示するだけでよくなるため、操作はシンプルになります。

そして何より、コンテンツ管理システム側で、ユーザーのアクセス権限が厳格に定義されるため、一貫したセキュリティポリシーで生成AIを活用できるメリットがあります。例えば、ユーザーがアクセスできない機密文書の中を生成AIが見に行ってしまい、その内容を元に質問回答してしまうというような矛盾があれば、重大なセキュリティホールとなります。それを防止する観点からも、コンテンツ基盤と生成AIは密結合されているのが理想と言えるでしょう。

生成AIがあればコンテンツ管理は不要という誤解

社内にある情報を生成AIが検索してくれて、業務に関する質問に答えてくれるような仕組みがあれば便利なのではないか?というアイデアから、横断検索と生成AIを組み合わせて「業務用Chat GPT」を構築するという試みが、多くの企業で進められています。それが実現できるのであれば、情報の検索性を向上するためにコンテンツを一元管理することは、もはや不要なのでは?と思い始める方もいらっしゃいます。

しかし、これには大きな誤解があると、筆者は考えています。生成AIは、文章を作成したり、要約したりするのは得意ですが、検索ができるわけではありません。このしくみを作ろうとすれば、結局、さまざまな情報源をクローリングして、検索インデックスをあらかじめ生成する処理を、従来型の横断検索エンジンで実行するしかありません。しかし、社内にある情報はインターネットとは異なり、アクセス権限が細かく設定されています。ユーザーのアクセス権限を加味した検索を行うためには、ユーザーごとに検索インデックスを作る必要がありますが、クローラー型の検索エンジンではそれが難しく、単一スコープの検索範囲を定義しなければなりません。そうなると、必然的に「見えてはいけないものは見せない」が原則となるため、結局、社員全員がアクセス権限を持つ情報だけを対象とした、「就業規則GPT」のような、”広くて浅い”ユースケースにしか適用できないということになってしまいます。

図3 横断検索と生成AIを組み合わせるアプローチ図3 横断検索と生成AIを組み合わせるアプローチ

アクセス権限を加味した”深い”検索を行うためには、統一されたセキュリティポリシーで、コンテンツへのアクセス権限をユーザーごとに定義し、実装できるしくみ、つまり、コンテンツ基盤が必要ということになります。そして、生成AIとコンテンツ基盤が密結合されていれば、ユーザーがアクセス権限を持つコンテンツだけを元情報とした要約や回答を行ってくれる、理想的でセキュアな「業務用ChatGPT」を完成することができます。なお、Boxを全社導入している企業の場合は、既存のキーワード検索だけでも必要なコンテンツを探しだせる状態になっているので、「検索・探索」の範囲では、それほど「業務用ChatGPT」は重視されていない傾向があります。「要約・理解」のユースケースでは、「Box活用術」で紹介する「Box AI」の機能に期待を寄せていただいています。

図4 コンテンツ基盤と生成AIを組み合わせるアプローチ図4 コンテンツ基盤と生成AIを組み合わせるアプローチ

Box活用術:「Box AI」を使ってドキュメントの内容をすばやく理解しよう

2023年11月より、Enterprise Plusエディションのユーザーを対象に、「Box AI for Documents」と「Box AI for Notes」、2つの機能のベータ版が利用できるようになっています。利用を開始するためには、まず、管理者が管理コンソール「Enterprise設定」の画面で有効化する必要があります。実際の手順は、下記の図5のようになります。

図5 管理コンソール「Box AIの有効化」図5 管理コンソール「Box AIの有効化」

Box内に格納された文書ファイルに対して、生成AIを使って要約したり、質問に回答させたりできる機能が、「Box AI for Documents」です。使い方は非常に簡単。図6にあるように、プレビュー画面の上部に表示されるBox AIボタンをクリックして、プロンプト画面を起動します。プロンプトから、要約や説明を指示したり、質問を入力したりするだけで、Box AIがそれに応えてくれます。ドキュメントの最初から最後まで、多くのページを読み込まなくても、要点を把握することができます。概要だけでなく、しっかり読み込んだ上で内容を理解したいというケースでも、要点を押さえてから読み出すことができるので、理解をより促進させることができます。この機能は、1つのドキュメントに対しての要約・質問回答を行いますが、将来的には、「Box Hubs」というポータル画面を作る機能がリリースされ、その「Hub(=ポータル)」にマッピングされる複数のドキュメントに対して同様の処理を行うことができる、「Box AI in Hubs (仮称)」の機能が追加される予定です。この新機能は、現在の予定では、来年(2024年)にベータ版が提供される見込みとなっています。

図6 Box AI for Documents図6 Box AI for Documents

「Box AI for Notes」は、既存のBox NotesにAI機能が搭載されたものです。例えば、会議メモ用のNoteを作り、参加者全員で書き込みながら会議を進めるといったような使い方が典型的ですが、その会議に「有能なアシスタント」としてBox AIを参加させるようなことができます。Box AIに、「XXXする際の注意すべき点を列挙して」「XXXについての社内アンケートを作って」などと依頼すれば、文章や箇条書き項目などを即座に作ってくれて、Noteに書き込んでくれます。利用イメージは、下記の図7をご参照ください。

図7 Box AI for Notes図7 Box AI for Notes

本連載の内容は、以上となります。各業界でDXが進む昨今、「構造化データ」の管理や活用に関する記事についてはよく目にされると思いますが、「非構造化データ(コンテンツ)」をメインテーマとした記事は珍しかったかのではないでしょうか。コンテンツの管理・活用について、少しでも興味を持っていただけましたら、筆者としては大変嬉しく思います。最後までお読みいただき、ありがとうございました。

コンテンツ管理にBoxが効きます!

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