文書管理業務は具体的に何をすれば良いの?その目的について

 2019.09.10  Box Japan

「年間150時間」

この数字が何を表しているかご存知でしょうか?これは、ビジネスパーソンが“探し物”をするために消費する平均的な時間です。あの書類がない、保存したはずのファイルが見つからない、電話をかけようとしたら連絡先が見つからない、そんな経験は誰しもあるはずです。探すという行為には生産性が無く、無駄な時間を費やしている行為と言っても過言ではありません。年間勤務日数が245日だとすると、1日平均36.7分も探し物をしている計算になります。また、一日8時間労働として年間約19日も何かを探すのに使っていることになります。

この探している時間を短縮するために欠かせないのが“文書管理”です。文書とは、紙で印刷した書類はもちろん、電子データとして保存されているファイルも含みます。文書をいつでも素早く探せるように、正しく整理整頓することが文書管理です。ただし、言葉で言うほど簡単なものではありません。

文書管理は組織的に取り組むべき課題であり、個々人の判断で管理ルール等を作ると、たちまち複雑になり探し物にかかる時間は増大してしまいます。本稿では、文書管理の具体的な業務内容などについて解説します。

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文書管理の目的とは?

ビジネスパーソン個人の文書管理方法に焦点を当ててみると、各々が管理しやすいように書類をファイリングしたり、電子データファイルのディレクトリ整理を行っているかと思います。

しかし、一向に探し物時間を短縮できないのはなぜでしょうか。

1つ目の理由は、組織で発生した文書はビジネスパーソン個人だけが使用するのではなく、他者と共有して使用する場合がほとんどだからです。営業が作成した請求書や契約書は上長から承認を得る必要がありますし、経理部が参照することもあります。研究開発関連資料は部署内で常に共有しますし、経営層に文書を提出することも多いでしょう。

しかし、多くの企業では組織的に文書を活用するための整理整頓がなされておらず、個々人が好きなように文書を管理しているため、文書を共有するとなるとたちまち効率性が下がってしまいます。

2つ目の理由は、個々人で行っている文書管理のルールや構造が行き当たりばったりで、徹底した文書管理ができていないことです。文書の中にはビジネスパーソン個人だけが使用するものもあります。また、デスクの上に保管している文書はほとんどの場合その人が使用するためのものです。

しかし、それらの文書を完璧に整理整頓できているビジネスパーソンは多くはなく、結局、探し物をするために多くの時間を費やしているのです。

以上の問題から、文書管理へ取り組む目的は、組織的な文書管理のルールや仕組みを作って文書共有や検索にかかる時間を短縮することと、従業員1人1人が文書管理ルールを徹底するようにプロジェクトを推進することです。それは結果として、個人の労働生産性向上、そして組織の労働生産性に向上に繋がり、現代企業が抱える経営課題を解決できるだけでなく、働き方改革にも貢献できるはずです。

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文書管理の具体的な業務内容

それでは、文書管理の具体的な業務内容について紹介します。

まずは文書管理ルールを作成することが重要です。その際には、ワリツケ方式とツミアゲ方式を組み合わせた、ハイブリッド方式を採用するのが一般的です。

ハイブリット方式とは?

今日の情報共有の主流は電子ファイルであり、これを整理整頓するためにはファイルサーバー内のディレクトリ構造にルールを設ける必要があります。8/2のブログでも解説しましたが、ワリツケ方式は総務部など文書管理の中心になる担当部署がトップダウン的にルールを作成する方法です。一方、ツミアゲ方式は実務担当者が個々にルールを作成する方法となります。

ワリツケ方式は組織的なルールの統制には向いていますが、業務実態に即した管理が難しくなります。一方、ツミアゲ方式は業務実態に即してはいても、ルール作成を個々人に任せるため組織的な管理には向きません。

そこで、両方の文書管理方法を組み合わせたハイブリッド方式が有効です。一定のディレクトリ(上位階層)まではワリツケ方式でルールを作成し、それ以下のディレクトリ(下位階層)では個々人のルールを適用します。

ハイブリッド方式を採用することで、一定のディレクトリまで組織的なルールが適用されるため文書共有が行いやすくなります。

紙書類のライフサイクルをとらえたファイリングシステム

文書管理は最終的にペーパーレスを目指すことが良いとされていますが、いきなり紙の書類が無くなるわけでありません。会社規定によって紙の書類を残さなければいけないケースも少なくないでしょう。その際に有効なのがファイリングシステムです。

これは、組織的に扱う書類を分類し、整理し、管理するための仕組みです。一見ただの書類整理のように思えますが、書類のライフサイクル(発生→伝達→活用→保管→保存→廃棄)をとらえた重要な文書管理の1つと言えます。書類が辿る一連のサイクルを理解して書類を管理することで、どの段階で文書管理が滞っているかが明確になります。

ファイリングシステムの方式は大きく分けて①バーチカルファイリング、②薄冊式ファイリング、③ボックスファイリングの3つがあります。

① バーチカルファイリング

書類を分類して、クリアファイルなどのフォルダにまとめて挟み込み、同じようなフォルダを作成して管理する方法です。

② 薄冊式ファイリング

バインダーや厚型ファイルなど表紙の付いたファイルツールに、書類を綴り合せて保管する方法です。バインダーの背表紙には見出しやタイトル、インデックス等を記載します。

③ ボックスファイリング

文書を挟み込んだファイルを、さらには小型ファイルボックスに入れていきます。ファイルボックス内のフォルダは、見出しを書き留めるタブ付きのタイプを選択すると書類の検索性が上がります。ボックスファイル自体にもタイトルやインデックスを付けておきましょう。

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文書管理を促進するポイント

文書管理を促進するためには、いくつかのポイントを押さえることが大切です。ポイントを知っているか否かで文書管理の成果が変わりますので、ここで紹介します。

ポイント1. 分類基準を明確にする

文書分類とは端的に言えば、まとめ方と並べ方の仕組みを可視化したものとなります。まとめ方とは文書のグループ化を指し、並べ方とは文書を配列する順番を指します。一番大切なのは、何を基準にグループ化・序列するかを明確にすることです。顧客情報なら案件別やエリア別など、明確な基準を持っていることが文書分類の基盤を作ります。

ポイント2. MECEを実施する

MECE(ミーシーまたはミッシー)はMutually Exclusive and Collectively Exhaustiveの頭文字を並べて言葉で、意味は「モレなく、重複なく」です。たとえば、社員の個人情報が記載された文書を管理する階層において、「10~20代」「30~40代」「40代以上」「若手社員」というファイルが並んでいると仮定すると、「10~20代」と「若手社員」が重複していることになります。

文書分類においてはモレも重複もあってはいけません。一方の条件が欠けていれば、文書検索の効率はたちまち落ちてしまい、生産性は向上できないのです。

 

ポイント3. レベル感を統一する

同一階層内においては、文書のレベル感を統一する必要があります。たとえば「家電製品」という階層内に、「テレビ」「冷蔵庫」「電子レンジ」と並んでいてその中に「iPhone」という一企業の製品があると、レベル感の統一が取れずに管理が複雑になります。正しくは「スマートフォン」という階層を作成し、さらにその階層内に「iPhone」というファイルを作成するのが正しい文書分類です。

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文書管理へ取り組んでみよう!

これまで文書管理の重要性に気付かなかった企業も、これからは文書管理へ徹底的に取り組み、小さなところからでも生産性向上に取り組んでいく必要があります。ただし、文書管理に成功すれば、そこから得られる成果は決して「小さな生産性向上」ではなく、組織全体にとって素晴らしい成果をもたらしてくれるはずです。電子ファイルが主流の今日、さらにペーパーレス化によって電子化されたファイルが増えるケースにおいても、文書の格納先に上記のような体系的な文書管理が可能なBoxのようなクラウドストレージを活用することも有効ですので、この機会にBox活用も視野に入れていただければ嬉しいです。

あらゆる企業にメリットをもたらすBox 5つの活用方法

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