コンテンツは企業にとって最も重要な資産ですが、コンテンツのライフサイクルを通じて適切に管理することは簡単ではありません。ビジネスデータの量が増え続ける中、企業コンテンツの保存はますます大きな課題となっています。
IDCの調査によると、82%の企業が今後5年以内にすべてのデータをクラウドにアーカイブすることを検討しています。これは、保存と管理は必要だが、自社環境内で「アクティブ」な状態を維持する必要がないデータが相当量存在することを示しています。ビジネス目標を達成するためのアーカイブソリューションを探している場合でも、コンプライアンス上の義務を遵守するためのアーカイブソリューションを探している場合でも、長期的なデータ保存はますます大きな課題となっており、データアーカイブのニーズが急速に高まっています。
Boxを使用すれば、包括的なセキュリティとコンプライアンスが組み込まれた単一のリポジトリで、コンテンツライフサイクル全体をシンプルにできます。Boxのインテリジェントプラットフォームは、すべてのコンテンツを一元管理し、作成から保存、廃棄に至るまで、エンドツーエンドのコンテンツライフサイクル管理をシンプルにします。そして今、アーカイブ機能を追加しました。Box Archiveは、データ保護とコンプライアンス遵守、長期保存を確実に実現します。
Box Archiveのご紹介
現在、Box Governanceのリテンションポリシーで、アクティブなコンテンツを保護、保存できます。Box Archiveなら、非アクティブなコンテンツを長期間保存し、保護できるので、増大する情報を効率的に保存、保護できます。Box Archiveで、すべてのコンテンツのライフサイクル状態を一元管理できます。
他のアーカイブソリューションの多くはスタンドアロン製品で、セキュリティ、コンプライアンス、ガバナンスを一元管理できません。Box ArchiveはBoxに統合されているので、現在のセキュリティ、コンプライアンス、ガバナンス体制を活用できます。すべてのコンテンツがBoxに保存されるため、コンテンツに対する制御とポリシーを簡単に管理でき、ライフサイクル全体を通じて維持できます。
アーカイブされたコンテンツはすべて企業の所有となるため、従業員の退職時のリスクを軽減できます。管理者はコンテンツのアーカイブを推進し、アーカイブを作成、検索、管理できるだけでなく、コンテンツを特定してアーカイブに追加したり、ユーザーにコンテンツを復元したりできます。Box Archiveを使用することで、新しい長期ストレージソリューションでデータを保持、保護できます。
- 作成から廃棄までの多段階にわたるコンテンツライフサイクルを1つのプラットフォームで管理
- アーカイブコンテンツを一元管理し、「すべてのファイル」と「検索結果」からファイルを削除することにより、エンドユーザーの生産性を向上
- アクセス制御されたコンテンツ保持で、検索とエンドユーザーの生産性を向上
- アーカイブされたコンテンツへの変更を無効にし、コンテンツの最終バージョンを保持することで、コンテンツの不変性を確保
- いつでもデータにアクセス可能 - アーカイブされたコンテンツはBox内での可用性が高く、アクティブコンテンツと同じ応答時間でアクセス可能
- 企業が保有するコンテンツを一元管理
- アクティブコンテンツとアーカイブコンテンツ全体にわたるシームレスなセキュリティとコンプライアンス
アーカイブポリシーとリテンションポリシーを組み合わせることで、コンプライアンスを維持しながら、規制要件に準拠できます。Box Archiveを活用することで、ワークフローを効率化し、コストを削減し、コンテンツの保存に関する課題に自信を持って対処できます。また、Box ZonesとBox Archiveを使用すれば、アーカイブされたコンテンツを選択した地域内に保存することもできます。業界規制や国際的なプライバシー基準に準拠する必要がある場合でも、Boxのインテリジェントコンテンツ管理が、データコンプライアンスと規制のニーズへの対応に役立ちます。
「WestEdの最大の目標は、すべての学習者の教育成果を向上させることです。調査とデータは、私たちのすべての活動の中核をなすものです。そのため、プライバシーとコンプライアンスはクライアントにとって最優先事項であり、アーカイブソリューションを決定する際に最も重視した点でした。セキュリティとコンプライアンスの基準を簡単に設定でき、当社の他のテクノロジーやセキュリティ環境とシームレスに連携できる柔軟性を備えているBoxは、私たちにとって当然の選択でした。Box Archiveベータ版に参加したことで、私たちの意見を製品に反映することができ、私たちとすべてのBoxのお客様の使い勝手が向上しました。ベータプログラムで受けたきめ細かなサポートは、他に類を見ないものであり、製品チームに直接フィードバックできる適切に構成された一貫したチャネルを持つことができました。」
- ダスティン・ミルバーグ、WestEd 情報技術担当副社長
「Box Archiveは、コンテンツライフサイクル管理の複雑な課題に直面している企業にとって重要な進歩です。データ量の爆発的な増加に伴い、堅牢な長期保存ソリューションの必要性がかつてないほど高まっています。Boxのインテリジェントコンテンツ管理プラットフォームとコンプライアンスに準拠したアーカイブ機能を組み合わせることで、コンテンツ保存、セキュリティ、ガバナンスの複雑な課題に効果的に対応できます。この戦略的なアプローチにより、規制遵守を確実にするだけでなく、ワークフローを最適化し、生産性を向上させ、重要な資産であるコンテンツを保護することもできます。」
- エイミー・マチャド、IDC 企業コンテンツおよびナレッジディスカバリー戦略担当シニアリサーチマネージャー
企業コンテンツの検索と管理を強化 / 完全な管理の可視性と制御を実現
コンテンツとコラボレーションの世界は進化し続けており、コンテンツの管理はより複雑になっています。Boxは検索をシンプルします。エンドユーザーをサポートし、コンテンツに含まれる価値の保護しながら、探しているものを簡単に見つけて、行動に移すことができます。
そして、Boxのコンテンツマネージャの次世代版もリリースしました。コンテンツマネージャを使用すれば、組織全体のコンテンツを完全に可視性し、管理できます。管理者は、管理対象ユーザーが所有するコンテンツを検索、表示、アクセスし、特定のアクションを実行できます。新しいコンテンツマネージャは、高度な検索構文とさまざまな検索フィルタを備えた新しい検索エクスペリエンス、共有リンクやファイル/フォルダーIDによる検索機能、コラボレーション管理機能など、最新の企業コンテンツ検索および管理エクスペリエンスを提供します。
コンテンツマネージャの詳細は、こちらをご覧ください。
コンテンツライフサイクル管理をシンプルにする準備はできていますか？
コンプライアンスは、データガバナンス戦略を構築する上で重要な推進力であり、データ量の増大に伴い、これまで以上に重要になっています。Boxは、アーカイブされたコンテンツの管理をシンプルかつ安全にします。Boxをドキュメント管理プラットフォームとして活用することで、包括的なセキュリティとコンプライアンスが組み込まれた単一の安全なリポジトリで、コンテンツのライフサイクル全体をシンプルにできます。
「BoxWorks TOKYO + OSAKA 2025」に参加して、Box Archiveのメリットを確認しましょう。
※このブログは Box, Inc 公式ブログ（https://blog.box.com/）2025年5月2日付投稿の翻訳です。
著者：Nick Torrecillas, Director - Product Management, Governance
原文リンク：https://blog.box.com/box-archive-redefining-how-organizations-preserve-content
関連コンテンツ
